Las máquinas en los archivos cuando nosotros somos la máquina = Machines in the Archives when the Machine is Us

A propósito de Richard Cox et alii: “Machines in the Archives: Technology and the Coming Transformation of Archival Reference“. First Monday, vol. 12, nº 11 (2007).

En un momento en el que comienza a hablarse en nuestro país de archivos mecanizados, Richard Cox saca a la luz un artículo en el que se analizan algunas vertientes del impacto que las máquinas están produciendo en el mundo de los archivos.

Aunque, debido probablemente a que es fruto de las investigaciones y reflexiones surgidas a partir de un trabajo de clase que realizaron alumnos de la Universidad de Pittsburgh en el marco de un curso impartido por Cox a principios de este año, este estudio puede parecer que carece de cierta uniformidad y linealidad en el discurso, lo cierto es que resulta bastante interesante y, además, supone una de las primeras manifestaciones por parte de una de las vacas sagradas de la Archivística a favor de lo que comienza a denominarse Archivo 2.0.

El artículo reflexiona sobre las implicaciones que suponen para los archivos las nuevas tecnologías, centrándose en un aspecto fundamental: la relación entre el archivo y el archivero con los usuarios.

Life for the archivist is different than it was a mere decade or two ago and, it seems, working with researchers has irrevocably been transformed.

Para ello, examinan toda una serie de tecnologías que están siendo empleadas -o son susceptibles de serlo- en este contexto, describiendo en cada caso no sólo las posibilidades y ventajes de cada uno de ellos, sino también los posibles problemas que pueden acarrear:

  • En primer lugar, tratan brevemente sobre los sistemas de videovigilancia digital en red, como herramientas que permiten mejorar la función custodia del archivo respecto de sus usuarios presenciales.
  • Con mayor profundidad estudian después los nuevos canales de comunicación entre archivo y usuario, articulándolo en torno a dos vertientes: por un lado, cómo a través del correo electrónico, la mensajería instantánea (IM), el chat… se puede construir un nuevo concepto de servicio de referencia (servicio de referencia virtual o digital); por otro, cómo los sitios web de los archivos se han convertido en un instrumento de difusión y acceso fundamental, y han permitido poner a disposición de una mayor numero de usuarios, nuevos y mejorados sistemas de información.
  • Luego, analizan la digitalización de documentos a través de escáneres y cámaras digitales, tanto por parte del personal del archivo, como por los usuarios a través de sus dispositivos autoservicio y/o los suyos propios; y sus implicaciones con respecto a la conservación, propiedad intelectual, difusión y servicio a los usuarios, llegando a proponer la utilización de flickr en pequeños archivos.
  • Finalmente, introduce las tecnologías de la Web 2.0 en los archivos, destacando las posibilidades del etiquetado social en los sistemas de información archivística.

En definitiva, muchas máquinas, muchas tecnologías que comienzan a emplearse o, al menos, a ser tenidas en cuenta en los archivos. No obstante, archivos y archiveros no deben contentarse con la mera incorporación de tecnologías a su trabajo diario, sino que es necesaria la reflexión y, sobre todo, un cambio profundo de actitud para que supongan realmente una mejora del servicio:

because of these attitudes, incorporating technologies such as e–mail is not improving or speeding up reference service, as one might believe, but perpetuating problems that have not been resolved in face–to–face reference.

Este cambio no supone necesariamente una ruptura con la tradición archivística, ya que en muchas ocasiones no estamos ante procesos totalmente novedosos, sino ante evoluciones de los mismos. Se podría decir que asistimos a un período de transición (“Archives and archivists are clearly in a transitional period in moving from real world to virtual world scenarios”) en el que tendremos que resolver viejos problemas e, inevitablemente, hacer frente a otros nuevos.

Computers are certainly never going to be a panacea for archival reference. For every advantage there will be some problem that needs to be dealt with or at least kept in mind.

Las nuevas formas de interrelación e interacción con un número de usuarios cada vez mayor y más heterogéneo requieren además un conocimiento exhaustivo y diversificado de las necesidades de éstos (estudios de necesidades de usuarios) de cara a planificar determinados funciones de al archivo. Así, procesos archivísticos como la descripción, la referencia y la difusión podrán caminar de la mano del progreso tecnológico y de la cultura informacional de la sociedad, y no a remolque o, lo que es peor, en sentido contrario.

Reference archivists must prepare themselves for a more diverse clientele and new means of communication with users. Also, archival collections will have to communicate more with each other to link their resources on the Web. Rosenbusch leaves us with two questions concerning these situations and their impact on the future of archives: In what areas will shared resources be most beneficial for the users? Will the Internet significantly alter description? It will be interesting to document the evolution of online–finding aids and their effect on archival description.

(…) Finding aids must be reengineered in order to serve users in an online environment. Unfortunately, many archives are spending a great deal of money creating online finding aids and digitizing their documents without studying their users’ information–seeking behaviors. Anderson believes that knowing the needs and habits of the researchers is integral to fostering an effective Web presence. It is important to note that online finding aids should not simply be digital versions of paper–finding aids, since traditional finding aids do not easily translate to a digital environment without some reengineering. The finding aids must be designed with the user in mind, not the archivist.

Bajo este marco, la filosofía y herramientas que proporciona la llamada Web 2.0 se antoja fundamental en esta transición, si bien partimos, como señala el artículo, de una situación de atraso con respecto a otras disciplinas, tanto en lo que se refiere a estudios y literatura profesional, como a la puesta en práctica de experiencias.

Given that archivists thus far have been reluctant (or uncertain about how) to take full advantage of the Internet, it is not surprising that Web 2.0 technologies, examples of which are wikis, folksonomies (or tagging), and blogs, have yet to be embraced by the archival community. However, such collaborative technologies have the potential to transform traditional finding aids and archival reference functions.

Nuevas formas de acceder a la información archivística, más cercanas a la experiencia del usuario y, lo que es más, permitir que el usuario participe del y en el trabajo del archivo, principalmente -como ha señalado Peter Van Garderen- “giving researchers the opportunity to contribute to finding aids” a través, por ejemplo, del etiquetado social de las unidades de descripción en sistemas de información archivística y, en definitiva, de la creación de folksonomías de archivos (archival folksonomies).

When we consider the potential of new technologies in the hands of non–professional but informed users of archives, we begin to see the power of new machines in the archives. (…) Some of the opportunities include diminishing the role of the archivist as gatekeeper, promoting participation and collaboration among users, and enriching the archives itself by tapping into the specialized and diverse knowledge of researchers. However, to reach this goal archivists need to transform traditional concepts inherited from the analog environment and take advantage of the benefits virtual public and academic cultures can offer.

De nuevo volvemos al cambio de actitud necesario por parte de los archiveros. Como dice el artículo, “Certainly, there will be obstacles that are rooted in entrenched academic and archival traditions, belief systems, and practices from the analog world”. Pero vale la pena avanzar si no queremos quedarnos atrás, sin que esto suponga romper nuestras raíces. Cox habla de transitional period; hace unos meses, Lalo lo llamaba tranquila transición:

no creo en el conflicto entre una Archivística tradicional y una nueva Archivística 2.0. Creo más bien en una tranquila transición (sin ruptura) que aglutine la experiencia de muchos años, y de múltiples profesionales, con la nueva tecnología. ¿Iluso? Creo que en esa Archivística estamos o deberíamos estar todos, porque si no no estamos hablando de un verdadero progreso: en la expresión “Archival Science is Us/ing Us” me inclino por la primera parte.

Ahora sólo falta integrar esas máquinas de las que habla Cox, con la Archivística que dice Lalo. Es decir, el “Machine is Us” con el “Archival Science is Us”.

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