Reimaginando la descripción y el acceso

He vuelto. Problemas y circunstancias personales me han tenido ocupado los dos últimos meses… y ahora me resulta difícil retomar el blog. Afortunadamente, tenía unas cuantas notas, a modo de preguntas y respuestas, a propósito de unas lecturas (al final del texto enlazo con ellas) sobre el futuro (o el presente) de los sistemas de descripción archivística, que me gustaría compartir para conocer vuestra opinión.

  • ¿Cuál es la situación actual de la descripción y el acceso a las descripciones archivísticas? Estamos en un momento de transición… aunque da la impresión de que llevamos un montón de tiempo en él. O que siempre estamos en transición. Lo que pasa en la actualidad es que se ve más claramente hacia dónde debemos dirigir nuestros pasos: de los instrumentos de descripción tradicionales, textuales, lineales, unidimensionales… hacia unos “sistemas de descripción y acceso” (utilizando la terminología de Pitti) multidimensionales y abiertos.
  • ¿Cómo empezó todo? Posiblemente, el elemento que más haya incidido en esta tendencia han sido las nuevas tecnologías: los SGBD primero y las tecnologías web después, que están dando lugar a un importante cambio en la forma de acceder a los recursos archivísticos y, por tanto, en cómo entenderemos y llevaremos a cabo la descripción. Nuevas tecnologías que ya no son tan “nuevas”, como tampoco lo son algunas de las ideas sobre las que se sustenta el cambio. Por ejemplo, se reconoce ahora el valor del sistema australiano de series y se cita como precedente el famoso artículo de Peter Scott de 1966 (“The Record Group Concept: A Case for Abandonment” [pdf]). Otros elementos que participan en esta transición pueden ser los tampoco ya tan nuevos modelos de la descripción bibliográfica; o la ampliación del corpus normativo del ICA (habrá que acostumbrarse a ponerlo así) a partir de ISAAR(CPF) y lo que supone su implementación.
  • ¿Cuál es el objetivo deseable? Superar la “inadecuación funcional” de los IDDs tradicionales: no se trata de “escanear inventarios”, sino de adaptarlos al “nuevo” medio (computer-friendly) y a las personas (user-friendly). Algo así como abrir las puertas de unos Archivos 2.0 en una Web Semántica.
  • ¿Qué pasos se están dando? Según Pitti, es necesario realizar un análisis riguroso de la lógica y la estructura de la descripción archivística. Por eso, la definición de un modelo conceptual de la descripción archivística se considera algo prioritario y la comunidad internacional ya está trabajando en ello. Ahora, “las relaciones están en el centro de la descripción”, dice otro de los textos. En España, ya llevan algún tiempo estrujándose la mollera los componentes de la CNEDA; y en la última Reunión anual del Comité de Normas y Buenas Prácticas (CBPS) del ICA se decidió la elaboración de una “declaración general de modelo de datos”, un documento que incluirá una introducción general sobre la evolución de los trabajos de normalización impulsados por el ICA; un modelo conceptual de la descripción archivística, compuesto por una declaración de los elementos de descripción de cada tipo de entidad y la definición de las relaciones entre las diferentes entidades; y anexos con tablas de concordancias a otras normas y trabajos actualmente en curso sobre modelado conceptual. Por los mismos motivos, se hace necesaria la revisión de las normas actuales para adaptarlas a lo que queramos que sea la descripción y acceso: “corresponde a la comunidad archivística dirigir las normas en consecuencia”, dice Mark Matienzo. Por esta razón, las normas del ICA van a ser adaptadas al modelo conceptual que se defina. Pero también las normas EA… (EAD, EAC-CPF), que tendrán que ser más amigables con los SGBD (Pitti habla de integrar lenguajes de marcado y bases de datos), más datacéntricas, más enlazables y “enlazantes”, más acordes con el medio en el que se van a desenvolver, en definitiva.
  • ¿Cuánto tiempo durará esta transición? Pues seguro que todo este jaleo no está resuelto para mañana… No obstante, como escuché decir a Joachim de Posada, “el factor más importante para tener éxito es la habilidad para retardar la gratificación”

Igual me he pasado un poco, ¿no? Bueno, espero que al menos sirva para generar un poco de debate y que el blog vuelva a tener algo de vidilla. Los textos que dieron lugar a esta excesivamente larga anotación son:

Diapositiva 2

Daniel Pitti

Tendencias en OPACs que pueden influir nuestros sistemas de descripción archivística

Que anoto aquí para que no se me olviden. En primer lugar, las que identifica Dídac Margaix a raíz de su análisis del último número de la revista Library Hi Tech:

  • La separación del OPAC del SIGB, lo que obliga y obligará a los productores a ofrecer sistemas más flexibles y abiertos.
  • El uso de software libre, ya no es una excentricidad, es una opción.  (…)
  • El elemento más utilizado e importante en los nuevos OPACs son las facetas.
  • La participación del usuario y las etiquetas como sistema de recuperación de información en el OPAC.

En segundo lugar: la implementación del servicio SeeAlso en el catálogo de la biblioteca de Hannover (visto vía Archivalia), un proyecto de la Red de bibliotecas alemana GBV que permite enlazar automáticamente con recursos externos relacionados (en los ejemplos que he visto, con entradas de la Wikipedia alemana). No se muy bien cómo podría funcionar en un sistema de descripción archivística, pero me lo guardo por si acaso (se admiten sugerencias). Véase además: Getting started with SeeAlso y SeeAlso: A Simple Linkserver Protocol.

¿Hacia dónde deben ir nuestros sistemas de descripción archivística?

Ahora que el paso de los instrumentos tradicionales en papel a los nuevos sistemas de información archivística en línea -o sistemas de descripción archivística, como parece proponer la Comisión de las NEDA (ver p.ej. Proyecto NEDA-I, pp. 6, 7, 8 y 10)- es cada vez más palpable, debería ser el momento de reflexionar sobre lo que se ha hecho, lo que hay y hacia dónde tendremos que ir. Al igual que la CNEDA -aprovechando que ha salido a la palestra- ha iniciado sus trabajos a partir de una reflexión sobre el pasado, presente y futuro de la normalización de la descripción archivística, creo que estaría bien reflexionar sobre cómo se plasman esos sistemas de descripción archivística en la Web, sobre todo desde el punto de vista del usuario.

Dejando a un lado posibles funcionalidades 2.0 (algunos autores como Elizabeth Yakel están escribiendo al respecto) o incluso 3.0 (gracias a las posibilidades que ofrecen EAD, EAC, EAG y normas venideras), me gustaría llamar la atención y conocer vuestra opinión sobre una cuestión que creo que no se ha analizado lo suficiente: la usabilidad -“grado de eficacia, eficiencia y satisfacción con la que usuarios específicos pueden lograr objetivos específicos, en contextos de uso específicos” (ISO 9241-11:1998)- y la arquitectura de la información -“organizar espacios de información con el fin de ayudar a los usuarios a satisfacer sus necesidades de información”- de los sistemas de descripción archivística.

Lo cierto es que apenas tengo nociones (muy) básicas al respecto, por lo que sólo voy a exponer un par de cuestiones que se me ocurren al respecto, por si alguien quiere comentar o ampliar el tema.

En primer lugar, echo de menos las posibilidades de navegación de estos sistemas. No sólo me refiero a poder navegar a través de la estructura jerárquica de una misma entidad (por ejemplo, del fondo a la unidad documental; del registro de autoridad de una institución al órgano productor de una serie determinada; etc.), o a obtener más ejemplares de la misma a través de puntos de acceso comunes. También a poder navegar entre las representaciones de ejemplares o instancias de unas y otras entidades que conforman (o deberían conformar) estos sistemas de información archivística. Es decir, que si por ejemplo tengo en pantalla la unidad de descripción correspondiente a una serie documental que me interesa, pueda ir a la representación de la actividad de la que es plasmación; o al órgano responsable de dicha actividad y productor de dicha serie. Es cierto que no son muchos los archivos que cuentan con descripciones tan ricas, pero el hecho es que se ha avanzado bastante (creo yo) en la normalización de puntos de acceso, existen además algunos ejemplos de registros de autoridades bastante completos, pero su aplicación práctica dista mucho de lo deseable. ¿O no?

En segundo lugar (e incluyo ya un par de ejemplos), creo que no sólo debemos tener la posibilidad de navegar por los recursos del sistema. También tendría que hacerse de forma más intuitiva -“transparente y autodescriptiva” frente a la “jerga archivística”, dice E. Yakel refiriéndose al diseño de los sitios web de archivos y a cómo presentan la información (“Archives in the Era of Accessibility“, Lligall: 2005)-. Un ejemplo innovador en lo que se refiere a la organización de la información archivística y su presentación, aunque no termine de convencerme, es el que propone el proyecto Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids del Instituto HATII de la Universidad de Glasgow, que he conocido a través del archiblog ¿francés? Thinking twice.

Ejemplo de visualización de información archiv�stica

La imagen de arriba (pinchar para ampliar) es una captura de lo primero que te encuentras en una de las Demos que ofrecen, junto con otra en la que la pantalla se divide en dos partes: a la izquierda, una interfaz gráfica similar a la anterior; a la derecha se sitúa el sistema de descripción archivística, que muestra las unidades de descripción correspondientes a los elementos de la parte izquierda que queramos visualizar.

Según dicen en la página principal del proyecto:

As more archival finding aids, of increasing complexity, become available online the difficulty of seeing the ‘wood from the trees’ increases. This is particularly the case when these are implemented in EAD (Encoded Archival Description). In part, this is caused by the inherent difficulty of navigating hierarchical structures (the need go back up and across before you can go down again) but also a symptom of the lack of innovation in visualising archival information. This project, funded by the Arts and Humanities Research Council, seeks to test a novel approach to structuring and visualising archival information by applying a novel visualisation interface to two existing EAD finding aids that have been transformed into Ted Nelson’s ZigZagTMstructure.

ZigZag structures finding aid content as a series of cells, these are then linked together to form dimensions (for example, function). As each cell can belong to more than one dimension this allows a visualisation that combines selected dimensions (for example files by functional activity), but also displays other available dimensions without cluttering users current view.

Digo que no termina de convencerme porque aunque apenas he leído la documentación del proyecto y he trasteado un poco con la interfaz, no me aclaro con tanta letra y no sé muy bien con qué se corresponde cada elemento a primera vista… y eso sería lo deseable, ¿no? A lo mejor con ejemplos más “cercanos” me costaría menos entenderlo.

El segundo ejemplo que quiero comentar me gusta bastante más. Hablé un poco de él hace algo más de un año, cuando apenas habían publicado información, y aunque ya disponen de bastante documentación en su sitio web, no he tenido tampoco tiempo de estudiarlo, por lo que lo trato un poco (como me suele ocurrir) por encima. Me estoy refiriendo al proyecto QVIZ (Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics), en el que participan como socios, entre otros, los Archivos Nacionales de Suecia y Estonia, así como Telefónica I+D por parte española. De nuevo copio de su página inicial:

QVIZ is a project started in order to bring users a single entry point to the archives of Europe. A common starting point that allows browsing of the archival resources through time and space using a dynamic map or contextual categories. The map interface locates the resources without the need of knowledge concerning the language that the resource keeps or which institution that holds the records. In addition to this, QVIZ also provides an environment for collaborative knowledge building with social bookmarking for interested users.

En definitiva: sistema de descripción archivística + SIG + marcadores sociales. A través del blog de uno de sus desarrolladores se puede acceder a un primer prototipo (abril del año pasado), que no he sabido manejar, probablemente porque se trata de una versión bastante “primitiva”, si lo comparamos con lo que aparece en los vídeos tutoriales sobre su funcionamiento disponibles. Lo cierto es que no es difícil pensar en su aplicación, por ejemplo, al Censo-guía de Archivos (que por cierto, estrenará versión el día 9 de abril).

Aun así, ¿no se estará haciendo la casa por el tejado? Puede que lo que haga falta sean interfaces sencillas, con menos posibilidades pero que permitan a los usuarios acceder de forma rápida y sencilla -sin dejar de ser completa y estar contextualizada- a los documentos de archivo. En una anotación anterior recogí una cita de Angelika Menne-Haritz, vicepresidenta del Bundesarchiv, referida a la actitud del usuario frente a los sistemas de información archivística, que aunque en aquel momento no venía muy a cuento, hoy me viene que ni pintada:

Google users, for instance, “search” and “find”, but archival users additionally wish to “look” and “find out”. That is to say, users of archival gateways often need to discover previously unknown facts and materials that can only be found with the help of context information provided online as part of an intelligent user guidance.

No obstante, a veces me parece que el usuario prefiere un motor de búsqueda potente que le permita recuperar rápidamente el mayor número de registros posibles de una base de datos catalográfica. La ampliación del concepto de usuario de los archivos, dentro del cual tendrán cada vez más peso los nativos digitales, obligará a que estas cuestiones se tengan en cuenta. En cualquier caso, no estaría de más:

  • Sacar el máximo partido a lo que tenemos, a través de normas de codificación como EAD, EAC, EAG…, para trabajar con ello.
  • Conocer la opinión de los usuarios, sus necesidades. Y evaluar los sistemas existentes para conocer sus pros y sus contras, su adecuación a dichas necesidades y el comportamiento de los usuarios.
  • Y seguir trabajando en proyectos como los anteriormente citados, para descubrir nuevas (y mejores) formas de acceder (y también crear, compartir, difundir…) a la información archivística.

¿Qué opináis?

PARES por un tubo

Y no sólo por algunas previsiones, sino por su presencia en YouTube, a través de una noticia de Mobuzz.tv colgada por la gente de Biblioteconomía y Documentación.

Es de hace ya unos cuantos meses, pero no lo había visto hasta ahora.

Por cierto, que me ha hecho gracia pensar en cómo ha cambiado el significado de la frase de la presentadora “podéis pasaros horas y horas busca que te busca”: con AER, desde luego que pasabas horas y horas… Alguno sigue esperando todavía los resultados de una búsqueda que lanzó hace dos años ;-)

Vamos a mejor, ¿no?

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I-EI-DI, I-EI-SI, I-EI-YI, por Abelardo Santamaría Gallo

3ª Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METSDurante los pasados días 24-26 de abril tuvo lugar en Berlín la Tercera Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS. Respecto al lugar de encuentro, éste no podía ser más acertado: una iglesia de moderna remodelación en una nueva ciudad, dinámica, activa, levantada sobre cenizas, escombros y divisiones, y encima con el sol de España, lo cual siempre da buen rollito y favorecía la interoperabilidad mediterránea en la terraza. Tradición y modernidad, unificación, comunicación… eran las características del espacio, pero también las cuestiones de debate de la nueva fe a profesar: normalización, construcción de sistemas unificados de información y mejora del acceso global a los recursos archivísticos.

El Concilio de Berlín

En este entorno tan religiosamente moderno se tocó prácticamente todo el santoral normativo (especialmente los de primera división), y estuvieron presentes reputadas dignidades de las diferentes iglesias nacionales y múltiples cofradías de todo el Occidente tecnológico: el primer día se dedicó a EAD, la mañana del segundo a EAC y la tarde a METS (en una sesión común con el DLM-Forum). La última jornada se centró en algunos sistemas de información archivísticos (A2A, etc), e incluso resucitó el Censo-Guía de Archivos y EAG (casualmente ocurrió el tercer día). La conferencia fue realmente interesante, y la organización cuadriculada. Incluso las fraternales paradas para la comunión diaria (coffee break) en la terraza eran realmente provechosas (la tarta de manzana deliciosa), eso sí nunca sin dejar de pronunciar más o menos respetuosamente las palabras mágicas (<i ei di><i ei si><i ei yi>) que conducen al paraíso prometido. Espero que sólo valgan para la inmortalidad de la información, porque como me toque otra vida con estas siglas a cuestas casi que prefiero la apostasía de la ficha mecanografiada.

Abrió el concilium Hartmut Weber (Presidente del Bundesarchiv), quien introdujo magistralmente la cuestión de la normalización en el contexto de la globalización, la explotación de las TICs y la construcción de un sistema de información europeo que mejore el acceso a los recursos archivísticos.

A lo largo de la conferencia quedó claro que las relaciones entre ISAD(G)-EAD de una parte e ISAAR(CPF)-EAC de otra son perfectamente complementarias, sin que quepa buscar competencias o conflictos entre ámbos ámbitos (“a Dios lo que es de Dios, y al César lo que es del César“). Vamos que para nuestra tranquilidad el uso de EAD y EAC no sólo no es pecado sino que es plenamente conforme con nuestros dogmas fundamentales. De velar por la ortodoxia se ocuparon Michael J. Fox (EEUU) y Nils Brübach (Alemania), miembros del CBPS del CIA.

I-EI-DI

En la sesión dedicada a EAD, Kris Kiesling habló del desarrollo de este estándar y de su actual utilización en EEUU, especialmente en los múltiples consorcios existentes con proyectos de bases de datos colectivas consultables en la Web, y nos recordó que el año que viene la criatura cumple ya 10 añitos. Además se expusieron las experiencias de trabajo que han tenido lugar en diferentes países europeos: se dieron detalles de los múltiples proyectos de Francia (Claire Sibille), Polonia (Hubert Wajs), Alemania (Petra Rauschenbach), además del siempre modélico Archives Hub del Reino Unido (Amanda Hill). De todo ello parecía sacarse en limpio que el éxito de este tipo de proyectos a nivel regional y nacional dependía de varias cuestiones clave, en modo alguno novedosas: financiación, coordinación, software, normalización y formación. Además, aunque ahora contemos con normas detalladas de estructura y codificación de datos, queda aún mucho por hacer en el camino hacia la construcción de sistemas de información internacionales: las barreras lingüísticas y las diferencias en los estándares nacionales reguladores del contenido son los principales escollos.

I-EI-SI

Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS: Daniel Pitti habla sobre EACEn la sesión dedicada a EAC, comenzó hablando el mesías de XML para la descripción archivística y papá de las criaturas (EAD y EAC), Daniel Pitti, que recordemos lleva trabajando en esto desde el Berkeley Finding Aid Project de 1993. Por cierto, es una persona de carne y hueso, y no un servidor Web con inteligencia artificial como yo pensaba. Daniel se centró en el trabajo de desarrollo de EAC (desde la reunión de Yale de 1998 hasta la actualidad), justificó el necesario triángulo de interrelaciones entre descripciones de documentos, agentes y funciones/actividades de nuestro modelo conceptual, sus normas (ISAD(G)-EAD, ISAAR(CPF)-EAC, ISAF-?), y además nos sacó de dudas (por lo menos a mí) respecto al retraso del paso de EAC a versión definitiva. Parece que hay que revisar EAC porque los feligreses nos quejamos de que es demasiado compleja (también es verdad que nunca se nos dijo que la ruta al paraíso iba a ser un camino de rosas). Lo cierto es que el Grupo de Trabajo EAC tiene ahora el reto de simplificar la norma, aunque lógicamente sin renunciar a su mayor virtud: constituir una pieza esencial para facilitar la construcción de bases de datos nacionales e internacionales. Quedamos por tanto invitados a enviar nuestros comentarios. Su comentario final sobre la normalización fue efectivamente magistral: “it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you´re going outside, please dress up in a standard”.

En esta sesión también intervinieron Adrian Cunningham (Australia) que hizo hincapié aún más en la necesidad de construir sistemas de información archivísticos basados en el modelo conceptual y las normas apuntadas para posibilitar búsquedas más precisas, fundamentadas en la explotación de autoridades contextuales (agentes y funciones/actividades); Anke Löbnitz (Alemania), que expuso la utilización de EAD y EAC en el proyecto daofind; y Gerald Maier (Alemania) que proporcionó detalles del muy interesante portal BAM que ofrece un único punto de acceso Web a múltiples recursos culturales de archivos, bibliotecas y museos de Alemania.

I-EI-YI y otras hierbas

En la sesión dedicada a METS intervinieron Merrilee Proffitt (EEUU), Markus Enders (Alemania), Andreas Kellerhals (Suiza) y Angelika Menne-Haritz (Alemania). METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) es el estándar más novedoso para nosotros, aunque ya tiene sus añitos (este schema XML se creó en 2001 bajo el patrocinio de la DLF). METS no es más que una especificación para codificar en XML los metadatos descriptivos, administrativos y estructurales de los objetos digitales de un depósito, es decir, en nuestro caso fundamentalmente las reproducciones digitales de los documentos de archivo.

La última de las sesiones se centró en determinados sistemas de información archivísticos accesibles en la Web y en el uso de EAD y EAC: Bill Stockting (Reino Unido) nos dio una visión de A2A; Stefano Vitali (Italia) expuso determinados sistemas (SIAS, SIUSA, Guida Generale degli Archivi di Stato, SiAsfi…); Blanca Desantes (España) proporcionó una visión del Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica y de la creación y uso de EAG.

La guinda de la conferencia fue una mesa redonda -integrada por algunos miembros de EBNA, aunque también estuvo presente Kris Kiesling (EEUU)- sobre el proyecto de pasarela a los archivos europeos. En aquel momento la expectación era máxima. Después de tres días de proselitismo sobre la normalización y el acceso global a los recursos archivísticos la pregunta era muy clara: ¿qué pasa con el sistema de información europeo?. Lo cierto es que dio la impresión de que no existe una voluntad demasiado firme al respecto, de que todo está un poquito verde, y de que, frente a los colegas bibliotecarios y al proyecto de Biblioteca Virtual Europea, aún queda mucho por trabajar en la configuración de un verdadero sistema de información archivístico europeo. Efectivamente el proyecto podría comenzar por ir poniendo algunos pequeños cimientos sólidos de ese futuro sistema. Pero por cierto, en lo que a nosotros respecta:

¿Qué tal vamos en la construcción de nuestros sistemas regionales y nacional de información archivística?

Abelardo Santamaría Gallo

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Archivos y emigración: ancestorsonboard.com

El País de hoy recoje un reportaje sobre ancestorsonboard.com, un nuevo servicio en línea de Findmypast.com en colaboración con los National archives británicos.

Un puente hacia el pasado
Los familiares de aquellas personas que partieron desde puertos británicos entre 1890 y 1960 podrán consultar en una web las listas de pasajeros de los barcos en los que viajaron sus ancestros
EL PAÍS, 10-1-2007

Sería interesante (y supongo que bastante factible) facilitar de forma similar la consulta de los pasajeros a Indias, ¿no?

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