¿Hacia dónde deben ir nuestros sistemas de descripción archivística?

Ahora que el paso de los instrumentos tradicionales en papel a los nuevos sistemas de información archivística en línea -o sistemas de descripción archivística, como parece proponer la Comisión de las NEDA (ver p.ej. Proyecto NEDA-I, pp. 6, 7, 8 y 10)- es cada vez más palpable, debería ser el momento de reflexionar sobre lo que se ha hecho, lo que hay y hacia dónde tendremos que ir. Al igual que la CNEDA -aprovechando que ha salido a la palestra- ha iniciado sus trabajos a partir de una reflexión sobre el pasado, presente y futuro de la normalización de la descripción archivística, creo que estaría bien reflexionar sobre cómo se plasman esos sistemas de descripción archivística en la Web, sobre todo desde el punto de vista del usuario.

Dejando a un lado posibles funcionalidades 2.0 (algunos autores como Elizabeth Yakel están escribiendo al respecto) o incluso 3.0 (gracias a las posibilidades que ofrecen EAD, EAC, EAG y normas venideras), me gustaría llamar la atención y conocer vuestra opinión sobre una cuestión que creo que no se ha analizado lo suficiente: la usabilidad -“grado de eficacia, eficiencia y satisfacción con la que usuarios específicos pueden lograr objetivos específicos, en contextos de uso específicos” (ISO 9241-11:1998)- y la arquitectura de la información -“organizar espacios de información con el fin de ayudar a los usuarios a satisfacer sus necesidades de información”- de los sistemas de descripción archivística.

Lo cierto es que apenas tengo nociones (muy) básicas al respecto, por lo que sólo voy a exponer un par de cuestiones que se me ocurren al respecto, por si alguien quiere comentar o ampliar el tema.

En primer lugar, echo de menos las posibilidades de navegación de estos sistemas. No sólo me refiero a poder navegar a través de la estructura jerárquica de una misma entidad (por ejemplo, del fondo a la unidad documental; del registro de autoridad de una institución al órgano productor de una serie determinada; etc.), o a obtener más ejemplares de la misma a través de puntos de acceso comunes. También a poder navegar entre las representaciones de ejemplares o instancias de unas y otras entidades que conforman (o deberían conformar) estos sistemas de información archivística. Es decir, que si por ejemplo tengo en pantalla la unidad de descripción correspondiente a una serie documental que me interesa, pueda ir a la representación de la actividad de la que es plasmación; o al órgano responsable de dicha actividad y productor de dicha serie. Es cierto que no son muchos los archivos que cuentan con descripciones tan ricas, pero el hecho es que se ha avanzado bastante (creo yo) en la normalización de puntos de acceso, existen además algunos ejemplos de registros de autoridades bastante completos, pero su aplicación práctica dista mucho de lo deseable. ¿O no?

En segundo lugar (e incluyo ya un par de ejemplos), creo que no sólo debemos tener la posibilidad de navegar por los recursos del sistema. También tendría que hacerse de forma más intuitiva -“transparente y autodescriptiva” frente a la “jerga archivística”, dice E. Yakel refiriéndose al diseño de los sitios web de archivos y a cómo presentan la información (“Archives in the Era of Accessibility“, Lligall: 2005)-. Un ejemplo innovador en lo que se refiere a la organización de la información archivística y su presentación, aunque no termine de convencerme, es el que propone el proyecto Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids del Instituto HATII de la Universidad de Glasgow, que he conocido a través del archiblog ¿francés? Thinking twice.

Ejemplo de visualización de información archiv�stica

La imagen de arriba (pinchar para ampliar) es una captura de lo primero que te encuentras en una de las Demos que ofrecen, junto con otra en la que la pantalla se divide en dos partes: a la izquierda, una interfaz gráfica similar a la anterior; a la derecha se sitúa el sistema de descripción archivística, que muestra las unidades de descripción correspondientes a los elementos de la parte izquierda que queramos visualizar.

Según dicen en la página principal del proyecto:

As more archival finding aids, of increasing complexity, become available online the difficulty of seeing the ‘wood from the trees’ increases. This is particularly the case when these are implemented in EAD (Encoded Archival Description). In part, this is caused by the inherent difficulty of navigating hierarchical structures (the need go back up and across before you can go down again) but also a symptom of the lack of innovation in visualising archival information. This project, funded by the Arts and Humanities Research Council, seeks to test a novel approach to structuring and visualising archival information by applying a novel visualisation interface to two existing EAD finding aids that have been transformed into Ted Nelson’s ZigZagTMstructure.

ZigZag structures finding aid content as a series of cells, these are then linked together to form dimensions (for example, function). As each cell can belong to more than one dimension this allows a visualisation that combines selected dimensions (for example files by functional activity), but also displays other available dimensions without cluttering users current view.

Digo que no termina de convencerme porque aunque apenas he leído la documentación del proyecto y he trasteado un poco con la interfaz, no me aclaro con tanta letra y no sé muy bien con qué se corresponde cada elemento a primera vista… y eso sería lo deseable, ¿no? A lo mejor con ejemplos más “cercanos” me costaría menos entenderlo.

El segundo ejemplo que quiero comentar me gusta bastante más. Hablé un poco de él hace algo más de un año, cuando apenas habían publicado información, y aunque ya disponen de bastante documentación en su sitio web, no he tenido tampoco tiempo de estudiarlo, por lo que lo trato un poco (como me suele ocurrir) por encima. Me estoy refiriendo al proyecto QVIZ (Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics), en el que participan como socios, entre otros, los Archivos Nacionales de Suecia y Estonia, así como Telefónica I+D por parte española. De nuevo copio de su página inicial:

QVIZ is a project started in order to bring users a single entry point to the archives of Europe. A common starting point that allows browsing of the archival resources through time and space using a dynamic map or contextual categories. The map interface locates the resources without the need of knowledge concerning the language that the resource keeps or which institution that holds the records. In addition to this, QVIZ also provides an environment for collaborative knowledge building with social bookmarking for interested users.

En definitiva: sistema de descripción archivística + SIG + marcadores sociales. A través del blog de uno de sus desarrolladores se puede acceder a un primer prototipo (abril del año pasado), que no he sabido manejar, probablemente porque se trata de una versión bastante “primitiva”, si lo comparamos con lo que aparece en los vídeos tutoriales sobre su funcionamiento disponibles. Lo cierto es que no es difícil pensar en su aplicación, por ejemplo, al Censo-guía de Archivos (que por cierto, estrenará versión el día 9 de abril).

Aun así, ¿no se estará haciendo la casa por el tejado? Puede que lo que haga falta sean interfaces sencillas, con menos posibilidades pero que permitan a los usuarios acceder de forma rápida y sencilla -sin dejar de ser completa y estar contextualizada- a los documentos de archivo. En una anotación anterior recogí una cita de Angelika Menne-Haritz, vicepresidenta del Bundesarchiv, referida a la actitud del usuario frente a los sistemas de información archivística, que aunque en aquel momento no venía muy a cuento, hoy me viene que ni pintada:

Google users, for instance, “search” and “find”, but archival users additionally wish to “look” and “find out”. That is to say, users of archival gateways often need to discover previously unknown facts and materials that can only be found with the help of context information provided online as part of an intelligent user guidance.

No obstante, a veces me parece que el usuario prefiere un motor de búsqueda potente que le permita recuperar rápidamente el mayor número de registros posibles de una base de datos catalográfica. La ampliación del concepto de usuario de los archivos, dentro del cual tendrán cada vez más peso los nativos digitales, obligará a que estas cuestiones se tengan en cuenta. En cualquier caso, no estaría de más:

  • Sacar el máximo partido a lo que tenemos, a través de normas de codificación como EAD, EAC, EAG…, para trabajar con ello.
  • Conocer la opinión de los usuarios, sus necesidades. Y evaluar los sistemas existentes para conocer sus pros y sus contras, su adecuación a dichas necesidades y el comportamiento de los usuarios.
  • Y seguir trabajando en proyectos como los anteriormente citados, para descubrir nuevas (y mejores) formas de acceder (y también crear, compartir, difundir…) a la información archivística.

¿Qué opináis?

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Nueva reunión del DLM-Forum: Lisboa, 22-23 de noviembre

A través del weblog del DLM-Forum leo la convocatoria de su próxina reunión, que tendrá lugar en Lisboa a finales de año:

The DLM Forum Executive Committee are delighted to announce the programme for the DLM Forum Members Meeting taking place in Lisbon, Portugal, 22nd and 23rd November 2007, and kindly hosted by the National Archives of Portugal.

Según el programa [pdf] difundido, el primer día estará dedicado a tratar diversos aspecto de MoReq2, del que tratamos en su momento y al que seguro que volvemos en su momento porque el proyecto tenía bastante buena pinta. Y el segundo día, se presentan una serie de proyectos relacionados con los documentos electrónicos a los que tampoco conviene perder de vista:

  • DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment) es una herramienta elaborada por el Digital Curation Centre del Reino Unido y el proyecto europeo DigitalPreservationEurope, destinada a facilitar un sistema de auditoría interna para repositorios de documentos digitales.
  • RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos) es un proyecto portugues cuyo objetivo principal es la construcción de un prototipo de archivo digital.
  • El que más me ha sorprendido (y muy gratamente, todo hay que decir): un proyecto de difusión del AGA que utiliza Google Earth para mostrar y organizar espacialmente fotografías procedentes del fondo del Patronato Nacional de Turismo (70.000 imágenes).

El mismo día, el encuentro concluye con un debate sobre el futuro de la profesión archivística. Como puede verse, un programa completito, aunque quizás demasiado condensado. En cualquier caso, seguro que las comunicaciones son muy interesantes, y esperemos que se difundan a través del blog de la organización, como han hecho con otros eventos.

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Proyectos europeos de investigación en el ámbito de la documentación

Hace unos meses hablaba de las posibilidades del Séptimo Programa Marco para para la financiación de proyectos relacionados con el ámbito de la documentación y, especialmente, de los archivos. Para ilustrarlo un poco mejor, y aprovechando que estoy haciendo una recopilación de los proyectos europeos que se han realizado o están en fase de ejecución, he elaborado una lista -en ningún modo exhaustiva- de proyectos financiados a través de los últimos Programas Marco.

  1. Documentos audiovisuales y digitales: conservación y acceso
    • AMICTIA (Asset Management Integration of Cultural heritage In The Interchange between Archives) y AMICTIA SE (The StoryboardExtension)
    • BRAVA (Broadcast Restoration of Archives through Video Analysis)
    • COLLATE (Collaboratory for Annotation, Indexing and Retrieval of Digitized Historical Archive Material)
    • ERPANET (Electronic Resource Preservation and Access Network of Excellence)
    • DPE (DigitalPreservationEurope)
    • FIRST (Film restoration and conservation Strategies)
    • PLANETS (Preservation and long-term access to our cultural and scientific heritage)
    • PRESTO (Preservation Technology for European Broadcast Archives) y PRESTOSPACE (Preservation towards storage and access. Standardised Practices for Audio-visual Contents in Europe)
  2. Sistemas de información: hacia la Biblioteca Digital Europea (desarrollo de tecnologías, redes de excelencia, difusión de proyectos)
    • BRICKS (Building Resources for Integrated Cultural Knowledge Services)
    • CHLT (Cultural Heritage Language Technologies)
    • DELOS (A Network of Excellence on Digital Libraries)
    • DigiCULT FORUM (The Digital Culture Forum)
    • SANDALYA (An open platform for accessing, co-operatively authoring and publishing the digital heritage of manuscripts and rare books)
  3. Coordinación de las política y actividades relacionadas con la digitalización del patrimonio cultural
    • HEREIN (European HErItagE Network), a través de sucesivos proyectos, y que se ha consolidado con el apoyo del Consejo de Europa
    • MINERVA (Ministerial Network for Valorising Activities in digitisation) y MINERVA plus, actualmente continuados por MINERVA EC, financiado a través del programa e-Contentplus.

Lo cierto es que apenas he visto por encima su sitio web o la ficha del proyecto en Cordis, por lo que no puedo hacer ninguna valoración. No obstante, me gustaría dedicarle algún post a alguno de ellos.

Hay otros dos proyectos que no he puesto en la lista porque seguro que trato de ellos en alguna ocasión:

  • Uno de ellos es LEAF (Linking and Exploring Authority Files), que pretendía el desarrollo de un servicio internacional de información multilingüe y multimedia sobre personas y entidades, que permitiera recuperar y organizar la información diseminada en un fichero común de autoridades. En este proyecto, financiado por el Quinto Programa Marco y que se desarrolló entre los años 2001 y 2004, participaron la Universidad Complutense de Madrid y distintos archivos y bibliotecas europeas.
  • El otro está actualmente ejecutándose. Se trata de QVIZ (Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics), del que dicen en su sitio web:”QVIZ will research and create a framework for visualizing and querying archival resources by a time-space interface based on maps and emergent knowledge structures. The framework will also integrate social software, such as wikis, in order to utilize knowledge in existing and new communities of practice”. Muy buena pinta, ¿no? Son socios del proyecto, entre otros, los Archivos Nacionales de Suecia y Estonia, así como Telefónica I+D por parte española.

Con esto vuelvo a retomar el blog -abandonado tras semanas de estudio un tanto infructuoso (todo llegará)-, y de nuevo con aires europeos. Puede que sea un poco pesado, pero es que creo que estamos desaprovechando las oportunidades que nos brinda -en este caso en forma de financiación- la UE. Si iniciativas como la famosa Biblioteca Digital Europea (en la que, por cierto, es necesaria una mayor implicación del mundo archivístico si no queremos quedar descolgados de ella) no prosperan, no creo que sea por culpa de la Unión, sino de la falta de apoyo de los estados miembros y de la empresa privada, así como de las asociaciones profesionales, instituciones de educación superior, etc.
¡No echemos balones fuera y aprovechemos las oportunidades!

Fuentes:

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Lo que viene: MoReq2

MoReqLa actualización y extensión de MoReq era una de las recomendaciones recogidas en el Informe sobre los archivos en la Unión Europea ampliada (Report on archives in the enlarged European Union [pdf]) de 2005 (recomendación 5b.1), ratificada posteriormente por el Consejo a través de su Recomendación de 14 de noviembre de 2005, relativa a medidas prioritarias para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa (DOUE L 312, 29-11-2005). El anuncio de la licitación se publicó el 12 de julio del año pasado y, finalmente, Cornwell volvió a llevarse el gato al agua.

¿Cuáles son los objetivos que se plantea MoReq2?

A) Tener en cuenta los nuevos estándares -la norma internacional ISO 15.489, la especificación británica TNA 2002, la norma alemana DOMEA CONCEPT, la noruega NOARK, la ISAAR(CPF), etc.- y buenas prácticas desarrolladas a lo largo de los últimos años, así como las conclusiones extraídas de la aplicación práctica de MoReq.

B) Extender el modelo de requisitos para cubrir nuevas áreas importantes y fortalecer las existentes. Entre las nuevas áreas se encuentran, por ejemplo:

  • integración con sistemas de gestión de contenidos, especialmente en lo relativo al control de materiales de sitios web;
  • trabajo sin conexión y remoto;
  • definición y descripción de procesos del tratamiento archivístico (record keeping);

Las secciones que se actualizarán serán, especialmente, las del capítulo “Otras funcionalidades”, que ahora pasa a denominarse “Módulos opcionales”, e incluirá:

C) Incluir herramientas para poder realizar un análisis de conformidad con la especificación; de esta forma, se pretende afirmar la influencia de MoReq en la partes interesadas (industria, proveedores, organizaciones); y permitir demostrar inequívocamente si un producto (un SGDEA o una aplicación destinada a algún módulo específico) cumple los requisitos de MoReq2.

D) Dotar a MoReq de mayor flexibilidad, que tenga en cuenta las distintas tradiciones y marcos legislativos de los diferentes estados miembros, así como las distintas necesidades de cada organización. Para ello, se va a dotar a la especificación de una estructura articulada en torno a diversos módulos.

Para el desarrollo de MoReq2 volverá a tener un importante papel el DLM Forum. Desde hace no mucho, cuentan con un blog desde el que se puede acceder a un montón de documentos interesantes sobre MoReq2 y otras actividades del foro (curiosamente, desde que ha aparecido este blog no se puede acceder al sitio de DLM-Network). Estaremos atentos a lo que vayan publicando, al igual que haremos con el sitio del proyecto que ha lanzado Cornwell Management Consultants plc.

Actualización (16/04/2007) : pueden ir consultándose diversos capítulos del borrador, y enviar los comentarios al respecto que se consideren a través del sitio de MoReq2.

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MoReq: requisitos funcionales de un SGDEA

Componentes de un SGDEA en MoReqSiguiendo el plan que establecí para abordar la cuestión de MoReq, toca ahora explicar en qué consisten los requisitos que plantea -espero que no sea mucho tostón-. Para ello, haré referencia entre corchetes a la sección correspondiente de la especificación en que se incluyen, de manera que si alguien está interesado en alguna parte en especial pueda encontrarlo más fácilmente.

En la anterior anotación sobre el tema decía que un SGDEA estaba compuesto, de una parte, por el software destinado al efecto; y, de otra, por una serie de procedimientos y políticas (elementos no funcionales). El primero de estos componentes es el principal objeto de la especificación, que incluye no sólo los requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo; también hace una somera relación de las funcionalidades que puede tener el sistema con respecto a:

  • la gestión de documentos de archivo no electrónicos [10.1];
  • la conservación y eliminación de expedientes mixtos [10.2];
  • su relación con los SGDE (partiendo de una diferenciación previa de ambos) [10.3];
  • posibles recursos de flujos de tareas [10.4];
  • la utilización de firmas electrónicas [10.5];
  • soportar tecnologías de encriptación [10.6];
  • utilizar filigranas electrónicas y elementos similares [10.7];
  • su interacción con otros sistemas [10.8].

Además, dedica un capítulo entero [12] a los requisitos que debe tener la aplicación con respecto a la utilización de metadatos, así como a los distintos elementos de éstos para cada nivel de la estructura jerárquica (cuadro de clasificación, expediente, volumen de expediente y documento de archivo).

Por otro lado, MoReq recoge también una serie de requisitos genéricos referentes al segundo de los componentes del SGDEA, a los que denomina “requisitos no funcionales”: la usabilidad del sistema [11.1]; el rendimiento [11.2] y disponibilidad [11.3] que debe proporcionar; su conformidad con las normas técnicas establecidas en cada caso [11.4], así como con las disposiciones normativas y reglamentarias aplicables -¡aquí hace referencia al temido efecto 2000!- [11.5]; y los requisitos a tener en cuenta ante la externalización de servicios y la gestión de datos por parte terceros [1.6].

De esta forma, se abarcan los cuatros ejes que comprende un SGDEA, tal y como ha representado gráficamente Roger Crumpton [pdf: 2,86 MB] en la ilustración que acompaña esta anotación. No obstante, esto se está alargando mucho y por eso dejo sólo mencionados los referidos requisitos y paso a describir brevemente los requisitos funcionales propiamente dichos que establece MoReq:

  • Cuadro de clasificación [3]
    Es el elemento clave de cualquier SGDEA, ya que define el modo en que los documentos electrónicos de archivo, una vez capturados en el sistema, se organizan en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes. Es decir, se les asignan códigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificación a la que pertenecen, lo que permite que el SGDEA los gestione. Estas clases deben reflejar las funciones de la organización, generalmente representadas de forma jerárquica a través del cuadro. A través de cuatro secciones, la especificación enumera los requisitos aplicables a la configuración del cuadro de clasificación [3.1], el trabajo con clases (agrupaciones documentales lógicas en el cuadro de clasificación) y expedientes [3.2], volúmenes (agrupaciones documentales en que pueden dividirse los expedientes muy voluminosos, a efectos de facilitar su gestión) [3.3] y sobre el mantenimiento del cuadro de clasificación [3.4].
  • Controles y seguridad [4]
    Es este capítulo se establecen los requisitos destinados a controlar:

    • el acceso a los documentos del sistema [4.1];
    • la creación de copias de seguridad que permitan recuperar la información de los documentos originales ante cualquier fallo del sistema [4.3];
    • las transferencias y movimientos de los documentos [4.4];
    • la autenticidad de los documentos de archivo [4.5];
    • las condiciones de seguridad de los documentos clasificados [4.6];

    En relación con estos aspectos, la sección 4.2 recoge las pautas necesarias para que el sistema almacene en una pista de auditoría –que podría formar parte de los metadatos asociados a cada documento- cualquier acceso u otra actividad que afecte a un documento de archivo, con objeto de garantizar su admisibilidad jurídica y facilitar la recuperación de los datos.

  • Conservación, eliminación o transferencia [5]
    El sistema debe poder integrar las normas de conservación (tanto las legales como las internas) establecidas para cada expediente y asociarlas a éstos [5.1]. Del mismo modo, la especificación recoge los requisitos para poder gestionar los procesos de revisión de los expedientes una vez alcanzada la fecha o la acción especificada en la norma de conservación (valoración y selección), con el propósito de decidir su conservación, transferencia o eliminación, operaciones que se describen en la sección5.3.
  • Captura de documentos de archivo [6]
    Con el término “captura”, MoReq hace referencia al conjunto de procesos a través de los cuales un documento se incorpora al SGDEA: la captura en sentido estricto -a través de un sistema de entrada flexible, que permita recibir tanto documentos simples como expedientes, en distintos formatos, procedentes de distintos canales de comunicación (redes de área local, redes de área extensa, correo electrónico, fax, correo postal) y con frecuencias de llegada y volumen variables- y el registro (acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador único en el momento de su entrada en el sistema); su clasificación con respecto al cuadro de clasificación establecido; la adición de metadatos; y almacenamiento en el depósito o repositorio correspondiente. La sección 6.4 hace especial mención a los requisitos necesarios para la gestión del correo electrónico.
  • Referencias [7]
    En este capítulo se abordan los requisitos necesarios para que el SGDEA pueda asignar identificadores únicos para referenciar las distintas entidades que lo componen (clases, expedientes, volúmenes, documentos de archivo).
  • Búsqueda, recuperación y presentación [8]
    “Una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere expedientes y documentos de archivo”. Para ello, se establecen requisitos para las herramientas de búsqueda (que puede apoyarse en un tesauro asociado) y navegación del sistema [8.1], así como para la presentación de la información recuperada, bien en forma de visualización en pantalla [8.2], a través de impresión [8.3] o de cualquier otra que resulte necesaria [8.4].
  • Funciones administrativas [9]
    MoReq se ocupa también de los aspectos relativos a la gestión interna del sistema y a las herramientas asociadas a ésta: recuperación del sistema, copias de seguridad, gestión de parámetros y supervisión del estado del sistema, administración de los perfiles de usuario, elaboración de informes…).

Ahora que ya tenemos una idea sobre lo que es MoReq, ¿qué cambios se van a producir con MoReq2? Esto lo veremos mañana (o pasado). Y así me lo quito de encima de una vez ;-)

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MoReq: modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo

A partir del impulso dado por el DLM-Forum, especialmente a través de su plan de acción -los llamados “10 puntos de seguimiento”-, la Comisión Europea decidió desarrollar un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, que sería financiado a través del programa IDA -en la actualidad IDABC– (ver anotaciones anteriores). La licitación fue concedida a la consultoría británica Cornwell quienes –con el apoyo de un grupo de expertos de varios estados miembros- elaboraron entre 1999 y 2000 la especificación MoReq (versión española: pdf de 2,96 MB), editada por la Comisión Europea en 2001 como suplemento VI de Insar, el boletín europeo sobre archivos. Posteriormente se hicieron traducciones en otras lenguas oficiales comunitarias, incluido el español (cuya traducción fue revisada por el Grupo CARMEN).

El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las características que debe tener una “aplicación destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien también se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales” (sección 2.2), en el marco de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System)-. Dicho sistema comprende:

  • El software destinado al efecto, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos (1.3). En la sección 2.2 se indica que los SGDEA suelen o pueden estar integrados (aunque debidamente diferenciados) en un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). El SGDEA se ocuparía de gestionar documentos de archivo, mientras que el SGDE se ocupa de documentos electrónicos en el sentido amplio del concepto (que no son documentos de archivo, aunque pueden llegar a serlo).
  • Una serie de procedimientos y políticas, definidos en buena parte por las tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias de cada país y/o de cada organización (1.3).

MoReq se ocupa, fundamentalmente, del primero de los componentes: de definir los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestión de documentos electrónicos de archivo. Y está destinado a:

  • Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparación de una licitación.
  • Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
  • Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
  • Las instituciones académicas, como instrumento docente.
  • Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
  • Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
  • Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

Se trata en cualquier caso de una especificación, no de una norma elaborada por un organismo de normalización reconocido. Sus elementos no son obligatorios, sino recomendaciones de carácter genérico que deben/pueden adaptarse en cada caso específico. No obstante, MoReq distingue entre requisitos preceptivos (aquellos que deberían ser tenido en cuenta en la mayoría de las implementaciones de SGDEA) y requisitos recomendables.

La estructura del documento -articulado en capítulos que a su vez se dividen en secciones- tiene cuatro partes diferenciadas:

  • En una primera se hace una introducción a la especificación (cap. 1) y se explica la terminología básica empleada empleada en la especificación, profundizando además sobre determinados conceptos clave (documento de archivo y documento electrónico de archivo; expediente y volumen electrónico; cuadro de clasificación; clase; SGDEA; captura de documentos de archivo; perfil del usuario), para terminar con una representación gráfica del modelo de relaciones entre entidades en un SGDEA (cap. 2).
  • La parte más importante de MoReq es, lógicamente, los requisitos, establecidos a lo largo de los capítulos 3 a 12. Para no hacer el post excesivamente pesado, dejamos para otro día el repaso a estos requisitos.
  • La parte final (cap. 13) está dedicada a explicar el modelo formal de referencia ya presentado en forma de diagrama en el capítulo 2. Además, cuenta con un glosario más amplio que incluye y completa la terminología básica d la primera parte.
  • Por último, se acompaña de unos anexos con información sobre las normas y documentos de referencia empleados, el desarrollo de la especificación, etc.

Para terminar (por ahora), otra cita de MoReq:

Si los requisitos incluidos en esta especificación MoReq llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo.

Mañana -si todo sale bien- acabo con todo esto de MoReq. Por lo menos, espero que a alguien le sirva (al menos lo mismo que me está sirviendo a mí).

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Michael: inventario multilingüe sobre patrimonio cultural europeo

Los días 4 y 5 de diciembre se celebra en Roma (Italia) la conferencia internacional “Museums, libraries and archives online: MICHAEL service and other internacional initiatives” [enlace no disponible actualmente (9-1-2007)], que se enmarca dentro de las actividades de MICHAEL, un proyecto -heredero de MINERVA– que trata de establecer las herramientas necesarias para proveer el acceso de los ciudadanos/as al patrimonio cultural digital de los museos, bibliotecas y archivos europeos. Aprovechando que el Pisuerga pasa por Valladolid (cosa de la que puedo dar fe), es un buen momento para saber que es esto de MICHAEL (no, no tiene nada que ver con El coche fantástico). Se puede encontrar más información -y más fiable ;)- en su sitio web (en inglés, italiano y francés), no obstante, traduzco aquí (a mi manera) la presentación que hacen en su página inicial:

MICHAEL es un proyecto rompe-fronteras que pretende abrir el acceso mundial al patrimonio cultural europeo. El proyecto es financiado por la Comisión Europea a través del programa eTen, destinado al despliegue de nuevas tecnologías en Europa.

MICHAEL intenta proporcionar un acceso sencillo y rápido a las colecciones digitales de museos, de bibliotecas y de archivos de diversos países europeos. El trabajo comenzó en junio de 2004, con el objetivo de poner en marcha una plataforma multilingüe innovadora de fuente abierta, equipada con un motor de búsqueda. Antes de 2007, la plataforma de MICHAEL será capaz de recuperar las colecciones digitales dispersas por toda Europa. Habrá muchos usos para MICHAEL; por ejemplo, estudiantes e investigadores podrán hallar información sobre las colecciones europeas que anteriormente podrían haber sido difíciles de encontrar. Los servicios también apoyarán el turismo cultural, las industrias creativas y otros intereses.

El consorcio del proyecto incluye miembros de la República Checa, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Hungría, Malta, Italia, Países Bajos, Polonia, Portugal, España, Suecia y Reino Unido, con representantes de poderes públicos, instituciones de investigación y empresas privadas.

Puede verse cómo funciona esta plataforma, basada en XML, aplicaciones de fuente abierta y criterios de interoperabilidad (entre los que se encuentra el uso de estándares como Dublin Core para la definición de metadatos), en los sitios del proyecto de Italia, Francia y Reino Unido

Por parte española participa en el consorcio la Biblioteca Nacional. No he visto que haya mucha participación (directa) de instituciones archivísticas en el proyecto (aunque sí aparecen referenciados fondos y colecciones archivísticas). De hecho, en raras ocasiones vemos que aprovechen estas oportunidades (y menos en España). En la medida de mis posibilidades intentaré publicar alguna noticias sobre éste y otros proyectos, para que toda la comunidad pueda aprovecharse de sus resultados y recursos. Y esperemos que algún organismo (público o provado) se interese en participar (o impulsar) en alguno de ellos.

Actualizaciones:

6/12/2006: María José Aldaz se hace también eco de la Conferencia sobre Michael que ha tenido lugar estos días atrás en Roma.

9/1/2007: se ha actualizado el sitio de Michael y, por el momento, no se puede acceder a la información sobre los eventos del proyecto; además, informan de que “From 2008, new contents will be added to the MICHAEL European Service from the Czech Republic, Finland, Germany, Greece, Hungary, Malta, the Netherlands, Poland, Portugal, Spain and Sweden. As these new contents are added to the service, additional languages will be supported”.

3/2/2008: he encontrado un documento sobre Michael presentado por Rossella Caffo (Direttore della Biblioteca di storia moderna e contemporanea, Roma) en la Conferencia internacional sobre El patrimonio cultural y científico europeo en un mundo digital, celebrada en Berlín los días 21 y 22 de febrero de 2007 (durante la presidencia alemana de la UE), con el título “MICHAEL. Un servicio europeo para acceder al Patrimonio Cultural digital” [pdf].