Portales de Archivos en Internet. Experiencias

El día 28 de mayo se celebró en el Círculo de Bellas Artes de Madrid, con gran éxito de asistentes, la jornada técnica “Portales de Archivos en Internet. Experiencias“, organizada por el Ministerio de Cultura, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales. Una jornada ligerita en cuanto a su duración (poco más de 3 horas) pero -en mi opinión- muy bien planteada, dado que se exponían, como señaló José Ramón Cruz Mundet, tres modelos diferentes de difusión archivística en la web con distintos grados de consolidación:

  • PARES: un proyecto que ha iniciado su andadura no hace mucho (creo que se presentó hace un año) y bastante orientado a la difusión de las imágenes digitales de los documentos conservados en los archivos estatales (recogiendo así el testigo de proyectos anteriores, como el de Indias o AER), aunque pretende ser una plataforma integral para la gestión electrónica de los documentos, si bien todavía está en fase piloto y en continuo cambio.
  • El portal de The National Archives (UK): un proyecto bastante consolidado y del que me he declarado fan en más de una ocasión, que ofrece el acceso a un gran conjunto de sistemas de información archivística así como a multitud de servicios destinados a una amplia variedad de usuarios, y que fue “galardonado” este mismo año en los 2008 Best Archives on the Web Awards organizados por ArchivesNext con el premio en la categoría “Mejor experiencia web total”.
  • Y, por último, el proyecto para la creación de un Portal de Archivos y Documentos de Europa, financiado por la Comisión Europea y coordinado por España, que aún no ha iniciado inicialmente su andadura.

Sobre PARES (véase el pdf de la ponencia) habló Alfonso Sánchez Mairena, Jefe de Área de Relaciones institucionales de la Subdirección General de Archivos Estatales, y por ser el proyecto más cercano no voy a enrollarme mucho con lo que se dijo. Simplemente señalar que, aparte de describir la plataforma (objetivos, tecnología, etc.) y su vertiente pública: el portal web (con los sistemas de información que engloba) y sus funcionalidades, todo ello completado con una serie de estadísticas de uso, quizás lo más interesante fue el avance de algunos desarrollos posteriores, especialmente, el referido al futuro módulo de control de fondos; pero también una posible integración de transcripciones de documentos vinculadas a las unidades de descripción que me recordó algo bastante familiar.

Lo mejor de la Jornada fue, para mi gusto, fue la intervención de Jone Garmendia (bio y pdf de la ponencia), quien aparte de mostrarse como una gran profesional, me pareció una estupenda conferenciante, que además de describir clara y brevemente los contenidos del portal en Internet de los archivos británicos entrelazó interesantes comentarios sobre su experiencia personal y profesional, la organización y el funcionamiento del sistema archivístico británico y la legislación relativa al acceso a la información en ese país. De su intervención me quedo, en primer lugar, con la confrontación entre los dos modelos de recuperación de la información presentes en sus sistemas de información archivística: un modelo apoyado fuertemente en metadatos, con información muy estructurada y que permitía ecuaciones de búsqueda extremadamente complejas; y un nuevo modelo que están aplicando para la recuperación de documentos electrónicos, basado en búsquedas de texto libre sobre el texto completo del documento. En segundo lugar, con las manifestaciones un tanto dospuntoceristas que realizó, por ejemplo, al hablar de Your Archives o del uso de folksonomías. Y, por último, con el contraste resultante tras su exposición de la política archivística española y la británica, y de los distintos objetivos de sus organizaciones archivísticas. Por ejemplo, cuando Garmendia comentó respecto a la política de digitalización española que “nosotros no tenemos dinero para eso”.

Por último, Luis Enseñat habló del incipiente proyecto de portal europeo de archivos (pdf de la ponencia). Comenzó por situar el proyecto en el marco de la cooperación europea en materia de archivos, encabezada por EBNA y EAG, para pasar a desvelar alguna de las incógnitas que existían sobre esta iniciativa: que se iniciará como tal este verano, tras la concesión definitiva por parte de la Comisión Europea; que va a consistir en un metabuscador que interrogará a distintos sistemas de información archivística nacionales, a partir de una interfaz multilingüe, en busca de información sobre centros de archivo y documentos; que Alemania se ocupará del diseño lógico y Francia del diseño físico; que trabajará con EAD, EAC, EAG, METS y OAI-PMH; que Europeana (la futura biblioteca digital europea) participa por un lado en este proyecto y, al mismo tiempo, se nutrirá a partir de él en lo que se refiere a imágenes digitales de documentos de archivo…

En definitiva, que la Jornada estuvo bastante bien y fue bastante provechosa, con el aliciente además de poder saludar a algunos amigos y conocer a otros compañeros. Y, para terminar, un par de enlaces más a propósito del tema:

Incógnitas sobre el proyecto de Portal Europeo de Archivos

Ha sido anunciado a través de Arxiforum, por algunos medios de comunicación y recogido en Archivística.net, supongo que a partir de la nota de prensa que difundió ayer el Ministerio de Cultura [pdf]: España coordinará el proyecto de creación del Portal Europeo de Archivos, en el que participan 12 países y al que la Unión Europea destinará 3 millones de euros. En relación con esta noticia me vienen a la mente algunas cuestiones:

La ausencia del Reino Unido entre los estados promotores del proyecto, cuando han sido los británicos -con Bill Stockting a la cabeza- quienes más (parece) que han trabajado al respecto; al menos, han sido los únicos a los que se les ha oído hablar del tema, tanto en la conferencia de EBNA que tuvo lugar en Kew en 2005, donde se hizo una presentación sobre la iniciativa [ppt]; como en la VIIª Conferencia Europea sobre Archivos (Varsovia, mayo de 2006): EU Internet Gateway/Portal: Introduction and issues [pdf] y EU Portal Workshop: UK national archives network [pdf]; y que participaron en la reunión de expertos del año pasado en Madrid.

La relación que mantendrá el proyecto con la iniciativa de la Biblioteca Digital Europea. Parece ser que se había planteado la posibilidad de iniciar el proyecto a partir de los trabajos llevados a cabo en torno a esta famosa y discutida iniciativa (que recuerdo que pretendía abarca también el ámbito archivístico). En cualquier caso, ya que el mundo de los archivos (no sólo las administraciones públicas: tampoco las asociaciones profesionales, universidades, etc.) parece que no se quiso subir al barco de la Biblioteca Digital Europea, con la pérdida de tiempo y oportunidades de financiación que supone, podría aprovechar la experiencia de los proyectos realizados y en curso a este respecto y sobre materias complementarias.

Y, además, otras incógnitas: el papel que va a desempeñar el conjunto de la comunidad archivística; la posibilidad de desarrollar proyectos complementarios; fuentes de financiación (aparte de los 3 millones de eContentplus); estándares en los que se basará el proyecto; etc.

Demasiadas incógnitas que se irán desvelando con el tiempo… supongo. Ya traté en su momento -e invito a aquellos que no lo hayan leído a hacerlo y opinar al respecto (a pesar del inglés macarrónico en el que está escrito)- sobre la poca transparencia y representatividad de las organizaciones europeas en materia archivística -con la excepción, quizás, del DLM-Forum- y me reafirmo en lo dicho. Cuesta mucho encontrar información sobre sus reuniones y sobre lo que se discute en ellas. Lo más “actual” y relacionado con el asunto del Portal Europeo de Archivos que he encontrado es lo que se dijo en la Conferencia de la EBNA en Berlín [pdf] (abril de 2007):

… Mrs. Menne-Haritz pointed to the start and ongoing work of the newly established European project group for the develpoment of the Internet Gateway. Under the direction of Spain a first meeting was arranged in Madrid on 18 January 2007 which was attended by experts from France, Germany, Italy, Poland, Spain and the United Kingdom. Experiences in the use of EAD in Europe are widespread, particularly in France, Spain [¿cómoorr?] and the United Kingdom, which is clearly an advantage for the Gateway project. The Council of the European Union expects a report on the Internet project in 2008. Together with the new i2010 Initiative of the European Commission, the European Digital Library Project (EDL) has now been extended in order to integrate digital reproductions of archival materials, too.

De las Actas de esa Conferencia merece ser rescatada la -en mi opinión- muy acertada postura que manifestó al respecto el Subdirector General de los Archivos Estatales:

Mr. Cruz Mundet (Spain) argued for a cooperation with national libraries. Moreover, a group of experts from European archives and libraries, rather than deputies of the different member states, should discuss the financing of the portal with the European Commission. On the other hand, a common online access point which leads to separate Internet portals would strengthen the specific identitiy of archival institutions. The archival gateway should also include a special section for archivists.

Y, aunque tampoco venga muy a cuento, una frase de Angelika Menne-Haritz, vicepresidenta del Bundesarchiv, sobre la actitud del usuario frente a los sistemas de información archivística, que anoto aquí para poder recuperarla algún día:

Google users, for instance, “search” and “find”, but archival users additionally wish to “look” and “find out”. That is to say, users of archival gateways often need to discover previously unknown facts and materials that can only be found with the help of context information provided online as part of an intelligent user guidance.

En conclusión, creo que es una noticia estupenda -a pesar de que llega un poco tarde-, pero que el proyecto debería abrirse a toda la comunidad y ser más transparente (lo mismo que pienso de EBNA y EAG). Y aprovecho para mandar desde aquí mi apoyo a todos aquellos profesionales españoles que desarrollarán y liderarán el proyecto.

Otras anotaciones relacionadas:

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I-EI-DI, I-EI-SI, I-EI-YI, por Abelardo Santamaría Gallo

3ª Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METSDurante los pasados días 24-26 de abril tuvo lugar en Berlín la Tercera Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS. Respecto al lugar de encuentro, éste no podía ser más acertado: una iglesia de moderna remodelación en una nueva ciudad, dinámica, activa, levantada sobre cenizas, escombros y divisiones, y encima con el sol de España, lo cual siempre da buen rollito y favorecía la interoperabilidad mediterránea en la terraza. Tradición y modernidad, unificación, comunicación… eran las características del espacio, pero también las cuestiones de debate de la nueva fe a profesar: normalización, construcción de sistemas unificados de información y mejora del acceso global a los recursos archivísticos.

El Concilio de Berlín

En este entorno tan religiosamente moderno se tocó prácticamente todo el santoral normativo (especialmente los de primera división), y estuvieron presentes reputadas dignidades de las diferentes iglesias nacionales y múltiples cofradías de todo el Occidente tecnológico: el primer día se dedicó a EAD, la mañana del segundo a EAC y la tarde a METS (en una sesión común con el DLM-Forum). La última jornada se centró en algunos sistemas de información archivísticos (A2A, etc), e incluso resucitó el Censo-Guía de Archivos y EAG (casualmente ocurrió el tercer día). La conferencia fue realmente interesante, y la organización cuadriculada. Incluso las fraternales paradas para la comunión diaria (coffee break) en la terraza eran realmente provechosas (la tarta de manzana deliciosa), eso sí nunca sin dejar de pronunciar más o menos respetuosamente las palabras mágicas (<i ei di><i ei si><i ei yi>) que conducen al paraíso prometido. Espero que sólo valgan para la inmortalidad de la información, porque como me toque otra vida con estas siglas a cuestas casi que prefiero la apostasía de la ficha mecanografiada.

Abrió el concilium Hartmut Weber (Presidente del Bundesarchiv), quien introdujo magistralmente la cuestión de la normalización en el contexto de la globalización, la explotación de las TICs y la construcción de un sistema de información europeo que mejore el acceso a los recursos archivísticos.

A lo largo de la conferencia quedó claro que las relaciones entre ISAD(G)-EAD de una parte e ISAAR(CPF)-EAC de otra son perfectamente complementarias, sin que quepa buscar competencias o conflictos entre ámbos ámbitos (“a Dios lo que es de Dios, y al César lo que es del César“). Vamos que para nuestra tranquilidad el uso de EAD y EAC no sólo no es pecado sino que es plenamente conforme con nuestros dogmas fundamentales. De velar por la ortodoxia se ocuparon Michael J. Fox (EEUU) y Nils Brübach (Alemania), miembros del CBPS del CIA.

I-EI-DI

En la sesión dedicada a EAD, Kris Kiesling habló del desarrollo de este estándar y de su actual utilización en EEUU, especialmente en los múltiples consorcios existentes con proyectos de bases de datos colectivas consultables en la Web, y nos recordó que el año que viene la criatura cumple ya 10 añitos. Además se expusieron las experiencias de trabajo que han tenido lugar en diferentes países europeos: se dieron detalles de los múltiples proyectos de Francia (Claire Sibille), Polonia (Hubert Wajs), Alemania (Petra Rauschenbach), además del siempre modélico Archives Hub del Reino Unido (Amanda Hill). De todo ello parecía sacarse en limpio que el éxito de este tipo de proyectos a nivel regional y nacional dependía de varias cuestiones clave, en modo alguno novedosas: financiación, coordinación, software, normalización y formación. Además, aunque ahora contemos con normas detalladas de estructura y codificación de datos, queda aún mucho por hacer en el camino hacia la construcción de sistemas de información internacionales: las barreras lingüísticas y las diferencias en los estándares nacionales reguladores del contenido son los principales escollos.

I-EI-SI

Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS: Daniel Pitti habla sobre EACEn la sesión dedicada a EAC, comenzó hablando el mesías de XML para la descripción archivística y papá de las criaturas (EAD y EAC), Daniel Pitti, que recordemos lleva trabajando en esto desde el Berkeley Finding Aid Project de 1993. Por cierto, es una persona de carne y hueso, y no un servidor Web con inteligencia artificial como yo pensaba. Daniel se centró en el trabajo de desarrollo de EAC (desde la reunión de Yale de 1998 hasta la actualidad), justificó el necesario triángulo de interrelaciones entre descripciones de documentos, agentes y funciones/actividades de nuestro modelo conceptual, sus normas (ISAD(G)-EAD, ISAAR(CPF)-EAC, ISAF-?), y además nos sacó de dudas (por lo menos a mí) respecto al retraso del paso de EAC a versión definitiva. Parece que hay que revisar EAC porque los feligreses nos quejamos de que es demasiado compleja (también es verdad que nunca se nos dijo que la ruta al paraíso iba a ser un camino de rosas). Lo cierto es que el Grupo de Trabajo EAC tiene ahora el reto de simplificar la norma, aunque lógicamente sin renunciar a su mayor virtud: constituir una pieza esencial para facilitar la construcción de bases de datos nacionales e internacionales. Quedamos por tanto invitados a enviar nuestros comentarios. Su comentario final sobre la normalización fue efectivamente magistral: “it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you´re going outside, please dress up in a standard”.

En esta sesión también intervinieron Adrian Cunningham (Australia) que hizo hincapié aún más en la necesidad de construir sistemas de información archivísticos basados en el modelo conceptual y las normas apuntadas para posibilitar búsquedas más precisas, fundamentadas en la explotación de autoridades contextuales (agentes y funciones/actividades); Anke Löbnitz (Alemania), que expuso la utilización de EAD y EAC en el proyecto daofind; y Gerald Maier (Alemania) que proporcionó detalles del muy interesante portal BAM que ofrece un único punto de acceso Web a múltiples recursos culturales de archivos, bibliotecas y museos de Alemania.

I-EI-YI y otras hierbas

En la sesión dedicada a METS intervinieron Merrilee Proffitt (EEUU), Markus Enders (Alemania), Andreas Kellerhals (Suiza) y Angelika Menne-Haritz (Alemania). METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) es el estándar más novedoso para nosotros, aunque ya tiene sus añitos (este schema XML se creó en 2001 bajo el patrocinio de la DLF). METS no es más que una especificación para codificar en XML los metadatos descriptivos, administrativos y estructurales de los objetos digitales de un depósito, es decir, en nuestro caso fundamentalmente las reproducciones digitales de los documentos de archivo.

La última de las sesiones se centró en determinados sistemas de información archivísticos accesibles en la Web y en el uso de EAD y EAC: Bill Stockting (Reino Unido) nos dio una visión de A2A; Stefano Vitali (Italia) expuso determinados sistemas (SIAS, SIUSA, Guida Generale degli Archivi di Stato, SiAsfi…); Blanca Desantes (España) proporcionó una visión del Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica y de la creación y uso de EAG.

La guinda de la conferencia fue una mesa redonda -integrada por algunos miembros de EBNA, aunque también estuvo presente Kris Kiesling (EEUU)- sobre el proyecto de pasarela a los archivos europeos. En aquel momento la expectación era máxima. Después de tres días de proselitismo sobre la normalización y el acceso global a los recursos archivísticos la pregunta era muy clara: ¿qué pasa con el sistema de información europeo?. Lo cierto es que dio la impresión de que no existe una voluntad demasiado firme al respecto, de que todo está un poquito verde, y de que, frente a los colegas bibliotecarios y al proyecto de Biblioteca Virtual Europea, aún queda mucho por trabajar en la configuración de un verdadero sistema de información archivístico europeo. Efectivamente el proyecto podría comenzar por ir poniendo algunos pequeños cimientos sólidos de ese futuro sistema. Pero por cierto, en lo que a nosotros respecta:

¿Qué tal vamos en la construcción de nuestros sistemas regionales y nacional de información archivística?

Abelardo Santamaría Gallo

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Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS

3ª Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METSEsta semana se está celebrando en Berlín la 3ª Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS y comienza a moverse la archiblogosfera. No es suficiente consuelo para quienes hubiésemos querido asistir y no hemos podido, pero sirve para hacernos una idea de lo que allí se está tratando, así que seguiremos atentos a futuras anotaciones sobre el evento.

En Pour les formats ouverts ! podemos meternos en harina y saber algo más sobre lo qué allí se está haciendo. Pero de momento sólo han escrito desde la Conferencia en el Archives Hub Blog, donde nos dicen que ayer se habló de EAD -como sabíamos por el programa– y hoy le tocaba el turno a EAC; y nos enteramos de que

Al parecer ha habido quejas acerca de la complejidad del estándar, y Daniel [Pitti] pidió más detalles sobre este problema, ya que están a punto de comenzar los trabajos para reconstruirlo “de abajo a arriba”. [Traducción bastante libre]

Además, recoge una frase de Daniel Pitti que me parece genial:

it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you’re going outside, please dress up in a standard

Ahora que se habla de la escasez de colaboraciones en los blogs, voy a intentar que alguien cuente algo más sobre/desde la Conferencia en @rchivista… A ver si así logramos salir a flote de ese mar de siglas en que se ha convertido la normalización en los archivos.

Actualización (27/04/2007): además del comentario que nos dejó ayer, Amanda Hill escribe hoy una genial reseña sobre la jornada del día 26 en el Archives Hub Blog, del que me ha llamado especialmente la atención un párrafo:

The final session was a panel discussion about a proposed new European gateway to archives. This was interesting. It seems to be a response from European national archivists to The European Library […]. The archive gateway’s scope seems unclear at present and there does not appear to have been any attempt at establishing whether there is public demand for such a system. A seven-year timescale was mentioned, but no funding has yet been secured and the scope seems potentially limitless. I don’t feel that the European archive world has the building blocks in place for such a project yet (unlike the national libraries). But if the project were to focus on making it possible to create those building blocks, then that would be a good place to start. Something like the Spanish project [se refiere al Censo Guía] might be a sensible target for an initial project.

Nueva actualización (3/5/2007) : la buscada colaboración ya es un hecho con el post de Abelardo Santamaría, I-EI-DI, I-EI-SI, I-EI-YI (sólo el título promete).
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