Buenas noticias sobre las NEDA

El BOE del pasado viernes (nº 131 de 1 de junio de 2007) ha publicado la Orden del Ministerio de Cultura por la que se crea la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA). Concebida como un órgano colegiado con carácter de grupo de trabajo, estará compuesta por Abelardo Santamaría Gallo y Ramón Martín Suquía, como presidente y vicepresidente, respectivamente; y como vocales, Antonia Heredia Herrera, Javier Barbadillo Alonso, Alejandro Delgado Gómez, Juan José Generelo Lanaspa, Pedro López Gómez, María Josefa Villanueva Toledo e Isabel Ceballos Aragón, que actuará como Secretaria.

Sus funciones, de acuerdo con dicha Orden, serán:

• Asesoramiento en la redacción, mantenimiento y revisión de las NEDA.
• Asesoramiento sobre las actuaciones necesarias para la difusión y conocimiento de las NEDA.

Aparte del empujón que supone para la normalización en el ámbito de la descripción archivística en nuestro país, este documento consagra la propuesta realizada por Abelardo Santamaría en “La Norma Española de Descripción Archivística (NEDA): Análisis y Propuesta de Desarrollo” y que ha generado un giro copernicano con respecto al proyecto NEDA inicial.

Este documento, de recomendable lectura, consigue entroncar la tradición archivística en lo que se refiere a la descripción, con el diseño de los nuevos sistemas de información orientados a su explotación en la web, con una terminología precisa y adecuada, muy difícil de encontrar en la literatura archivística. Y en él:

… se propone el desarrollo de unas nuevas Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA), en plural, adaptadas al nuevo contexto social y tecnológico, tomando como base:

• Las normas internacionales en materia de archivos ya aprobadas (ISAD(G)2, la ISAAR(CPF)2, EAD) y en fase de desarrollo (EAC, ISAF, etc).
• La práctica archivística española en los procesos técnicos de identificación y descripción de fondos y colecciones.
• La experiencia acumulada en el desarrollo de sistemas de información archivística.
• Toda la documentación generada a lo largo del proyecto NEDA1 y sus resultados.
• Otros esfuerzos normativos regionales y nacionales (MDM, NODAC, DACS, RAD2, etc)
• La normalización de la descripción bibliográfica a nivel internacional y nacional (FRBR, FRAR, Declaración de Principios Internacionales de Catalogación, ISBDs, GARR, GSARE, MARC21, RC, RDA, etc)

De esta manera, y partiendo de un modelo de datos consensuado que identifique las entidades, atributos y relaciones que debe representar un sistema de información archivística, las NEDA pretenden agrupar un “conjunto de normas profesionales aplicables en el ámbito de la descripción archivística”:

Normas de entrada de datos (de aplicación obligatoria):

• Normas de estructura de datos para cada una de las entidades que se contemplen.
• Normas de contenido de datos para los componentes estructurales fijados en las normas anteriores.

Normas de salida de datos (de aplicación opcional o recomendable):

• Reglas de aplicación opcional de presentación de datos en pantalla o en salida impresa.
• Recomendaciones de codificación de datos para el intercambio o comunicación entre sistemas, empleando diferentes sistemas de metadatos (EAD, EAC, MARC21, Dublin Core).

Se trata, en definitiva, de una excelente noticia, de la que esperamos ir conociendo detalles en los próximos meses. Para ello, propongo una idea: que la CNEDA cuente con un weblog a través del que vaya difundiendo sus trabajos.

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I-EI-DI, I-EI-SI, I-EI-YI, por Abelardo Santamaría Gallo

Durante los pasados días 24-26 de abril tuvo lugar en Berlín la Tercera Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS. Respecto al lugar de encuentro, éste no podía ser más acertado: una iglesia de moderna remodelación en una nueva ciudad, dinámica, activa, levantada sobre cenizas, escombros y divisiones, y encima con el sol de España, lo cual siempre da buen rollito y favorecía la interoperabilidad mediterránea en la terraza. Tradición y modernidad, unificación, comunicación… eran las características del espacio, pero también las cuestiones de debate de la nueva fe a profesar: normalización, construcción de sistemas unificados de información y mejora del acceso global a los recursos archivísticos.

El Concilio de Berlín

En este entorno tan religiosamente moderno se tocó prácticamente todo el santoral normativo (especialmente los de primera división), y estuvieron presentes reputadas dignidades de las diferentes iglesias nacionales y múltiples cofradías de todo el Occidente tecnológico: el primer día se dedicó a EAD, la mañana del segundo a EAC y la tarde a METS (en una sesión común con el DLM-Forum). La última jornada se centró en algunos sistemas de información archivísticos (A2A, etc), e incluso resucitó el Censo-Guía de Archivos y EAG (casualmente ocurrió el tercer día). La conferencia fue realmente interesante, y la organización cuadriculada. Incluso las fraternales paradas para la comunión diaria (coffee break) en la terraza eran realmente provechosas (la tarta de manzana deliciosa), eso sí nunca sin dejar de pronunciar más o menos respetuosamente las palabras mágicas (<i ei di><i ei si><i ei yi>) que conducen al paraíso prometido. Espero que sólo valgan para la inmortalidad de la información, porque como me toque otra vida con estas siglas a cuestas casi que prefiero la apostasía de la ficha mecanografiada.

Abrió el concilium Hartmut Weber (Presidente del Bundesarchiv), quien introdujo magistralmente la cuestión de la normalización en el contexto de la globalización, la explotación de las TICs y la construcción de un sistema de información europeo que mejore el acceso a los recursos archivísticos.

A lo largo de la conferencia quedó claro que las relaciones entre ISAD(G)-EAD de una parte e ISAAR(CPF)-EAC de otra son perfectamente complementarias, sin que quepa buscar competencias o conflictos entre ámbos ámbitos (“a Dios lo que es de Dios, y al César lo que es del César“). Vamos que para nuestra tranquilidad el uso de EAD y EAC no sólo no es pecado sino que es plenamente conforme con nuestros dogmas fundamentales. De velar por la ortodoxia se ocuparon Michael J. Fox (EEUU) y Nils Brübach (Alemania), miembros del CBPS del CIA.

I-EI-DI

En la sesión dedicada a EAD, Kris Kiesling habló del desarrollo de este estándar y de su actual utilización en EEUU, especialmente en los múltiples consorcios existentes con proyectos de bases de datos colectivas consultables en la Web, y nos recordó que el año que viene la criatura cumple ya 10 añitos. Además se expusieron las experiencias de trabajo que han tenido lugar en diferentes países europeos: se dieron detalles de los múltiples proyectos de Francia (Claire Sibille), Polonia (Hubert Wajs), Alemania (Petra Rauschenbach), además del siempre modélico Archives Hub del Reino Unido (Amanda Hill). De todo ello parecía sacarse en limpio que el éxito de este tipo de proyectos a nivel regional y nacional dependía de varias cuestiones clave, en modo alguno novedosas: financiación, coordinación, software, normalización y formación. Además, aunque ahora contemos con normas detalladas de estructura y codificación de datos, queda aún mucho por hacer en el camino hacia la construcción de sistemas de información internacionales: las barreras lingüísticas y las diferencias en los estándares nacionales reguladores del contenido son los principales escollos.

I-EI-SI

En la sesión dedicada a EAC, comenzó hablando el mesías de XML para la descripción archivística y papá de las criaturas (EAD y EAC), Daniel Pitti, que recordemos lleva trabajando en esto desde el Berkeley Finding Aid Project de 1993. Por cierto, es una persona de carne y hueso, y no un servidor Web con inteligencia artificial como yo pensaba. Daniel se centró en el trabajo de desarrollo de EAC (desde la reunión de Yale de 1998 hasta la actualidad), justificó el necesario triángulo de interrelaciones entre descripciones de documentos, agentes y funciones/actividades de nuestro modelo conceptual, sus normas (ISAD(G)-EAD, ISAAR(CPF)-EAC, ISAF-?), y además nos sacó de dudas (por lo menos a mí) respecto al retraso del paso de EAC a versión definitiva. Parece que hay que revisar EAC porque los feligreses nos quejamos de que es demasiado compleja (también es verdad que nunca se nos dijo que la ruta al paraíso iba a ser un camino de rosas). Lo cierto es que el Grupo de Trabajo EAC tiene ahora el reto de simplificar la norma, aunque lógicamente sin renunciar a su mayor virtud: constituir una pieza esencial para facilitar la construcción de bases de datos nacionales e internacionales. Quedamos por tanto invitados a enviar nuestros comentarios. Su comentario final sobre la normalización fue efectivamente magistral: «it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you´re going outside, please dress up in a standard».

En esta sesión también intervinieron Adrian Cunningham (Australia) que hizo hincapié aún más en la necesidad de construir sistemas de información archivísticos basados en el modelo conceptual y las normas apuntadas para posibilitar búsquedas más precisas, fundamentadas en la explotación de autoridades contextuales (agentes y funciones/actividades); Anke Löbnitz (Alemania), que expuso la utilización de EAD y EAC en el proyecto daofind; y Gerald Maier (Alemania) que proporcionó detalles del muy interesante portal BAM que ofrece un único punto de acceso Web a múltiples recursos culturales de archivos, bibliotecas y museos de Alemania.

I-EI-YI y otras hierbas

En la sesión dedicada a METS intervinieron Merrilee Proffitt (EEUU), Markus Enders (Alemania), Andreas Kellerhals (Suiza) y Angelika Menne-Haritz (Alemania). METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) es el estándar más novedoso para nosotros, aunque ya tiene sus añitos (este schema XML se creó en 2001 bajo el patrocinio de la DLF). METS no es más que una especificación para codificar en XML los metadatos descriptivos, administrativos y estructurales de los objetos digitales de un depósito, es decir, en nuestro caso fundamentalmente las reproducciones digitales de los documentos de archivo.

La última de las sesiones se centró en determinados sistemas de información archivísticos accesibles en la Web y en el uso de EAD y EAC: Bill Stockting (Reino Unido) nos dio una visión de A2A; Stefano Vitali (Italia) expuso determinados sistemas (SIAS, SIUSA, Guida Generale degli Archivi di Stato, SiAsfi…); Blanca Desantes (España) proporcionó una visión del Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica y de la creación y uso de EAG.

La guinda de la conferencia fue una mesa redonda -integrada por algunos miembros de EBNA, aunque también estuvo presente Kris Kiesling (EEUU)- sobre el proyecto de pasarela a los archivos europeos. En aquel momento la expectación era máxima. Después de tres días de proselitismo sobre la normalización y el acceso global a los recursos archivísticos la pregunta era muy clara: ¿qué pasa con el sistema de información europeo?. Lo cierto es que dio la impresión de que no existe una voluntad demasiado firme al respecto, de que todo está un poquito verde, y de que, frente a los colegas bibliotecarios y al proyecto de Biblioteca Virtual Europea, aún queda mucho por trabajar en la configuración de un verdadero sistema de información archivístico europeo. Efectivamente el proyecto podría comenzar por ir poniendo algunos pequeños cimientos sólidos de ese futuro sistema. Pero por cierto, en lo que a nosotros respecta:

¿Qué tal vamos en la construcción de nuestros sistemas regionales y nacional de información archivística?

Abelardo Santamaría Gallo

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Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS

Esta semana se está celebrando en Berlín la 3ª Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS y comienza a moverse la archiblogosfera. No es suficiente consuelo para quienes hubiésemos querido asistir y no hemos podido, pero sirve para hacernos una idea de lo que allí se está tratando, así que seguiremos atentos a futuras anotaciones sobre el evento.

En Pour les formats ouverts ! podemos meternos en harina y saber algo más sobre lo qué allí se está haciendo. Pero de momento sólo han escrito desde la Conferencia en el Archives Hub Blog, donde nos dicen que ayer se habló de EAD -como sabíamos por el programa– y hoy le tocaba el turno a EAC; y nos enteramos de que

Al parecer ha habido quejas acerca de la complejidad del estándar, y Daniel [Pitti] pidió más detalles sobre este problema, ya que están a punto de comenzar los trabajos para reconstruirlo “de abajo a arriba”. [Traducción bastante libre]

Además, recoge una frase de Daniel Pitti que me parece genial:

it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you’re going outside, please dress up in a standard

Ahora que se habla de la escasez de colaboraciones en los blogs, voy a intentar que alguien cuente algo más sobre/desde la Conferencia en @rchivista… A ver si así logramos salir a flote de ese mar de siglas en que se ha convertido la normalización en los archivos.

Actualización (27/04/2007): además del comentario que nos dejó ayer, Amanda Hill escribe hoy una genial reseña sobre la jornada del día 26 en el Archives Hub Blog, del que me ha llamado especialmente la atención un párrafo:

The final session was a panel discussion about a proposed new European gateway to archives. This was interesting. It seems to be a response from European national archivists to The European Library […]. The archive gateway’s scope seems unclear at present and there does not appear to have been any attempt at establishing whether there is public demand for such a system. A seven-year timescale was mentioned, but no funding has yet been secured and the scope seems potentially limitless. I don’t feel that the European archive world has the building blocks in place for such a project yet (unlike the national libraries). But if the project were to focus on making it possible to create those building blocks, then that would be a good place to start. Something like the Spanish project [se refiere al Censo Guía] might be a sensible target for an initial project.

Nueva actualización (3/5/2007) : la buscada colaboración ya es un hecho con el post de Abelardo Santamaría, I-EI-DI, I-EI-SI, I-EI-YI (sólo el título promete).
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V Congreso de Archivos de Castilla y León

Vía Iwetel se ha difundido el tema del próximo Congreso de Archivos de Castilla y León, que se celebrará en León en octubre del año que viene, y su título, bastante significativo: Ahogados en un mar de siglas: Estándares para la gestión, descripción y acceso a los recursos archivísticos.

Sgml,  xml, rdf, ead, eac, mets, marc, dc, ísad(g), isaar(cpf), isaf, isiah, isbds, garr, gsare, dacs, rad2, crs, mdm, nodac, neda, oda, nobade, nogada, aacr2, rda, rc, z39.50, oai, pmh, iso15489, iso23081… son solo algunas de las cuentas que forma parte de un creciente rosario normativo a considerar o con el cual rezar.

“Ahogados en un mar de siglas: Estándares para la gestión, descripción y acceso a los recursos archivísticos” será precisamente el título del V Congreso de Archivos Castilla y León que se celebrará en el mes de octubre del próximo 2008 en la ciudad de León. Este Congreso se centrará en los esfuerzos de normalización realizados, es decir, en el conjunto de estándares (normas técnicas, convenciones y reglas profesionales, directrices, etc.) aplicables en el desarrollo de sistemas automatizados de información archivísticos, centrados no solo en el campo concreto de la descripción y acceso de los recursos archivísticos en la era Web, sino en el ámbito más amplio de la gestión de los documentos de archivo, electrónicos o no, desde el momento de su creación.

Seguiremos atentos las novedades sobre el Congreso -al que espero asistir, aunque sea todavía muy pronto para asegurarlo ;)- que vaya difundiendo la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL). ¡Suerte y ánimo para el comité organizador!

Presentado el borrador de la ISAF y abierto periodo de consulta

[Perdón por la extensión y los posibles errores en traducciones]

A través de Archivistica.net y Sur la poussière recibo la noticia de la publicación de la versión provisional de una nueva norma archivística: la ISAF (International Standard for Activities/Functions of Corporate bodies), esto es, la norma internacional para la descripción de actividades/funciones de… -¿cómo se traduce esto?- instituciones/órganos/personas jurídicas relacionadas con la producción y gestión de documentos de archivo.

Elaborada por un grupo de trabajo del Comité de buenas prácticas y normas profesionales del Consejo Internacional de Archivos (ICA/CBPS) en el que ha participado la española Beatriz Franco Espiño, archivera de la Fiscalía General del Estado -a quien por cierto conocí en E-DOCPA 2006 y aprovecho para felicitar-, puede descargarse (en formato pdf) en sus versiones en inglés [319 KB], francés [322.8 KB] y portugués [337.6 KB].

El objetivo de la ISAF es la creación normalizada de descripciones de funciones y actividades para:

• integrarlas en sistemas de información archivística;
• controlar la creación y uso de puntos de acceso en descripciones archivísticas;
• documentar las relaciones entre las funciones/actividades y los documentos generados en el desarrollo de dichas funciones/actividades, así como con los órganos/instituciones que las ejercen.

La estructura de la norma sigue la misma pauta que sus predecesoras, ISAD(G) e ISAAR(CPF): cuenta con una primera parte introductoria (Prefacio y Capítulos 1 a 4, éste último dedicado a la «Estructura y uso de la norma»); una segunda en la que se describen los distintos elementos de cada unidad de descripción, agrupados en áreas (Capítulo 5), así como los elementos complementarios que describen sus relaciones (Capítulos 6 y 7); y, por último, un apéndice con ejemplos de aplicación en diferentes lenguas.

Las áreas y elementos que conforman una unidad de descripción de acuerdo a la norma son las siguientes:

1. Área de identificación (recoge aquella información que identifica de forma inequívoca la función/actividad descrita y define el punto de acceso normalizado).
1.1. Tipo de descripción.
1.2. Nombre autorizado.
1.3. Otro(s) nombre(s).
1.4. Clasificación.
1.5. Dominio.

2. Área de descripción (información sobre la naturaleza y el contexto de la función/actividad que se está describiendo).
2.1. Datación.
2.2. Descripción.
2.3. Historia.
2.4. Legislación.
2.5. Contexto general.

3. Área de relaciones (mención y descripción de las relaciones con otras funciones/actividades)
3.1. Forma autorizada del nombre de la función/actividad relacionada.
3.2. Tipo de relación.
3.3. Descripción de la relación.
3.4. Datación de la función/actividad relacionada y/o de la relación.

4. Área de control de la descripción (información que identifica de forma inequívoca la unidad de descripción de la función/actividad descrita y aquella sobre cómo, cuando y por qué institución es creado y mantenido).
4.1. Código de identificación de la descripción de función/actividad.
4.2. Código de identificación del o los servicio/s responsables de la descripción
4.3. Normas y/o convenciones utilizadas.
4.4. Status.
4.5. Nivel de detalle.
4.6. Datación de la creación, revisión u obsolescencia.
4.7. Lengua(s) y escritura(s).
4.8. Fuentes.
4.9. Notas de mantenimiento.

De todos ellos, sólo se consideran obligatorios los elementos 1.2 (nombre autorizado) y 4.1 (código de identificación de la unidad de descripción).

ISAF proporciona además orientaciones (capítulos 6 y 7) para asociar las descripciones de funciones/actividades con los registros de autoridad que describen los órganos productores y/o con unidades de descripción archivística. Una descripción puede enlazar con cuantos registros de autoridad y/o unidades de descripción archivística.

Relaciones de las funciones/actividades con instituciones/órganos.
– Forma del nombre autorizado de la institución/órgano asociado e identificación del registro de autoridad.
– Naturaleza de las relaciones.
– Datación de las relaciones.

Relaciones de las funciones/actividades con unidades de descripción archivística u otros recursos.
– Título e identificador del recurso asociado.
– Tipo de recurso asociado.
– Naturaleza de las relaciones.
– Datación del recurso asociado y/o de las relaciones.

Se ha abierto un período de consulta (hasta marzo de 2007) llamando a la participación de la comunidad profesional en la elaboración del documento final. Además, el anuncio informa sobre próximas actividades del CBPS:

Comments can be sent to Claire Sibille, ICA/CBPS secretary (claire.sibille@culture.gouv.fr). The deadline for the reception of the comments is: 2007, 31st March. The committee has planned to hold a meeting in May 2007, in order to integrate the comments received between January and March 2007 into the text of the standard. The definitive version of ISAF will be presented in the international congress of archives at Kuala Lumpur (Malaysia) in 2008. Thereafter, a revision of ISAD(G) and ISAAR(CPF) should be engaged during the next four-year programme 2008-2012. We are at your disposal for any further information. Thank you in advance for your reactions and comments.

A mí -a bote pronto y sin haber leído más que por encima la norma- me parece que los dos elementos obligatorios deberían estar en el mismo área (el de Identificación). Si tengo tiempo y se me ocurre alguna cosa más lo iré anotando en este post.

¿Qué opinión os merece a vosotros?

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Normas «contentas» para archiveros alegres

Repasaba esta tarde las últimas entradas que me habían llegado al lector de feeds cuando me topé con un curioso titular que provenía de Archivologo: «Describir archivos: un estándar contento«. Y pensé: ¡hombre, ya era hora! Vamos a dejar de lado por fin esa imagen del viejo archivero aburrido y las tediosas tareas del tratamiento archivístico: llegan los nuevos archiveros, jóvenes, alegres, y con sus sonrientes normas de descripción bajo el brazo.

Esperemos que esta tendencia llegue a España con la redacción definitiva de la NEDA (Norma Española de Descripción Archivística). Mientras, los archiveros estadounidenses llevan algunos años con DACS (Describing Archives: A Content Standard), su alegre norma nacional de descripción archivística.

It is the US implementation of international standards (i.e., ISAD(G) and ISAAR(CPF)) for the description of archival materials and their creators.

As a replacement for Archives, Personal Papers, and Manuscripts (APPM), DACS guides archivists and catalogers in creating robust descriptive systems and descriptive records.

¡Qué suerte tienen los condenados! ¿Estará también contenta la NODAC? ¿Nos harán a nosotros más felices las NEDA? De cara a futuros temarios de oposiciones, creo que no.

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