Llegan las NEDA (1): Chen-llenberg is in tha house

Desde hoy se encuentra disponible en el sitio web la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) el primer resultado de esta iniciativa: el Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones – Parte 1: Tipos de entidad [pdf]. El mismo título ya indica que no se trata de una lectura que nos llevaríamos a una isla desierta (ni siquiera para hacer una hoguera), pero sin duda se trata de unos de los documentos técnicos más importantes de los últimos años, al menos en nuestro país, comparable seguro con el tiempo a la primera edición de ISAD (G). Por eso

Se trata de un borrador final “resultado del trabajo realizado por la CNEDA en parte de la primera actividad del Proyecto NEDA-I, desarrollada desde octubre de 2007 hasta la actualidad”, para el que:

La CNEDA invita a cualquier persona u organización interesada a remitir, antes del 1 de mayo de 2009, sus opiniones, comentarios y sugerencias sobre este borrador final. Las propuestas de cambio enviadas serán posteriormente estudiadas por la CNEDA antes de redactar y adoptar formalmente el documento final.

Carta de Abelardo Santamaría a los corintios invitando a remitir observaciones (pdf)

Por primera vez, la comunidad archivística española cuenta con un modelo (casi) completo y flexible para diseñar sus sistemas de descripción archivística. Sólo he podido hacer una lectura, a pesar de que se trata de un documento relativamente corto (126 páginas, 100 de las cuales corresponden a Anexos), por lo que, de momento, me limitaré prácticamente a cortar y pegar:

Este documento tiene por objetivo identificar los principales tipos de entidad del modelo conceptual de descripción archivística, es decir, las clases fundamentales de “objetos” sobre los que se recoge información en los sistemas de descripción archivística. Sin embargo, en este documento también se proporciona información relativa a la identificación de las principales relaciones existentes entre estos tipos de entidad. [p.6]

Ha cambiado ligeramente la terminología respecto de los documentos preliminares, y finalmente se han identificado seis tipos de entidad: documentos de archivo, agentes, funciones y sus divisiones, normas, temas y lugares.

Diagrama básico parcial de relaciones

Diagrama básico parcial de relaciones (p. 29)

Las entidades que pertenecen a alguno de los tipos identificados en este modelo están representadas por descripciones independientes, aunque interrelacionadas, dentro de cada sistema de descripción archivística. La descripción de una entidad concreta, aunque relacionada con otras descripciones, se crea y mantiene de forma separada, para evitar la repetición de información dentro del sistema, mejorar la búsqueda y recuperación de la información, etc. […]
El tipo de entidad documentos de archivo es obligatorio. Los otros cinco son opcionales. Esto significa que en un sistema de descripción archivística concreto es obligatorio que exista al menos una descripción de documentos de archivo (por ejemplo, una descripción de un fondo, de una colección, etc). La existencia de descripciones de agentes, funciones y sus divisiones, normas, temas y lugares es opcional. [p. 10]

Se trata por tanto de un modelo “de máximos”, que no obliga a estructurar de forma compleja los sistemas de descripción. No obstante, se llevará con seguridad alguna crítica similar a las de las RDA bibliotecarias. Y eso que por fin el archivero le podrá decir al informático (en un lenguaje que comprenda) : esto es lo que quiero.

Termino aquí mi primera anotación de la era NEDA (algo había escrito ya antes). Seguirán otras: una ya la tengo en mente y se refiere a un comentario que voy a mandar a la Comisión. De momento, sólo felicitar a sus miembros y en especial a su presidente, Lalo Santamaría, por el trabajo realizado. Y esto no ha hecho más que empezar. De momento la perspectiva es buena: ha nacido un nuevo modelo de archivero.Schellenberg y Chen se encuentran: ha nacido Chen-llenberg.

Chapoteando entre RDA y NEDA en busca del recurso sumergido

Imagen tomada de la galeria en flickr de la American Library Association Publishing

Hace unos días recibía un correo electrónico informándome acerca de un texto que desconocía, el borrador de las RDA. Yo había oído hablar -ahora ya puedo decir que conozco, aunque sólo sea por encima- de las RAD, pero no de las RDA. Todavía con media sonrisa tras comprobar que no se trataba de un nuevo afluente destinado a subir el nivel de las aguas de la normalización archivística, decido acercarme un poco a la orilla, con cuidado de no caerme y quedar a merced de las turbulentas corrientes bibliotecodocumentaloides.

Resulta que RDA es una nueva norma de descripción bibliográfica basada en las AACR; de hecho, en 2005, poco después de iniciarse los trabajos que debían conducir a la adopción de las AACR3, “a new approach was agreed on, and the decision made to adopt the title: Resource Description & Access” (sacado del sitio web del Joint Steering Committee for Development of RDA). Concretamente, se trata de una norma de contenido de datos que parte de los modelos conceptuales desarrollados por la IFLA –FRBR y FRAD– y contempla, por tanto, las distintas entidades implicadas en un sistema de información bibliográfica -autoridades (en el sentido amplio del término) incluidas- y sus distintas relaciones. Como me decía el remitente del correo electrónico:

Nuestros colegas bibliotecarios están realmente avanzados en el desarrollo de esta importante norma de contenido de datos centrada esencialmente en la grabación de datos, e independiente de cualquier estructura o sintaxis particular de almacenamiento o presentación de datos (estas últimas cuestiones figuran en los apéndices D y E).

Buscando alguna opinión en la biblioblogosfera al respecto de RAD, di con un ThinkEPI (vía Biblioteca y aula) del que no me resisto a corta-pegar unos párrafos por la dura crítica que realizan a la futura norma:

Karen Coyle y Diane Hillmann critican el camino que están tomando las normas Resource description and access, que es el nombre progresista de las nuevas Aacr3. Se usa el nombre RDA para dar a entender que la nueva norma rompe con el pasado, pero a juicio de las autoras no es así, y lamentan su continuismo de las Aacr2 (1978) “que dejará definitivamente ancladas y marginadas a las bibliotecas en el nuevo mundo de la búsqueda y recuperación de información”, dicen.

Los profesionales de la información necesitan medios estandarizados, pero a la vez mucho más simples, para describir los trabajos de todo tipo, desde monografías hasta objetos informativos. En su borrador actual, las RDA contienen 14 capítulos y 4 apéndices. Sólo los capítulos 6 y 7 tienen 120 páginas. Parece claro que son innecesariamente complejas y caras de implementar. […]

Antes que revisar las reglas de catalogación, las bibliotecas tienen que plantearse si quieren tener un sistema de información que sirva verdaderamente a sus usuarios para encontrar cualquier tipo de información, esté donde esté, o si sólo quieren un inventario –eso sí, perfecto– de su colección. Los que abogan por implementar sólo cambios “graduales” en la actual situación de avance vertiginoso, es posible que cuando se den cuenta ya les hayan quitado todo el terreno.

Peset, Fernanda; Baiget, Tomàs. «Catalogación, sí; pero, ¿cómo?». En: Anuario ThinkEPI, 2008. Disponible en E-LIS.

Esto me hizo pensar, sumergido de nuevo en aguas más conocidas, en las reacciones que puede tener la nueva ola normalizadora en lo que a la descripción archivística se refiere (ISDF, ISDIAH, NEDA…). La CNEDA, de acuerdo con su programación general, está desarrollando un “modelo conceptual de descripción archivística y de los requisitos de datos básicos de las descripciones” como punto de partida para elaborar un conjunto normativo que sin duda será tanto o más complejo que RDA. ¿Suscitará este trabajo críticas en la comunidad archivística semejantes a las referidas a las futuras RDA?

Creo que no es la primera vez que pregunto cosas similares, pero… ¿Cuál será la tendencia en los próximos años en lo que a sistemas de descripción archivística se refiere? ¿Nos decantaremos por sistemas muy estructurados u optaremos por googlelizar bases de datos unidimensionales? Desde mi punto de vista, es preferible lo primero: siempre podremos implementar un sistema de recuperación a texto completo que complemente la búsqueda a partir de metadatos (y la tan descuidada navegación). Además, permite dar cabida a las últimas tendencias que realzan la tradicional importancia del contexto en la información archivística.

El proceso de descubrimiento de recursos por parte de los usuarios es más complejo (creo yo) en los archivos que en las bibliotecas; o, al menos, diferente. Y en este sentido, “las prácticas y convenciones archivísticas -dice Michael J. Fox– están muy lejos de la normalización de las técnicas bibliotecarias”:

Esta realidad responde a dos cuestiones. La primera es simplemente que la normalización de los datos ha tenido menos importancia para los archiveros puesto que dicha información no se compartía ni se integraba con información similar de otros archivos, tal y como sucede con los datos de catalogación en las bibliotecas. Obviamente, esta situación está cambiando.

La segunda cuestión ha sido nuestra histórica preocupación por la procedencia. Cuando yo estudiaba para ser archivero se decía que entender los orígenes de los distintos documentos de mis archivos era todo lo que necesitaba para encontrar los documentos adecuados para cada investigador. Si nos paramos a pensar cómo se trabaja realmente en una sala de investigación, se puede decir que este planteamiento teórico de acceso a los archivos era una gran simplificación.

Efectivamente, mis antiguos compañeros tenían en cuenta otros aspectos de los documentos, como lugares relacionados, materias, personas y otras cuestiones, a la hora de identificar documentos de interés para los investigadores. El problema era esencialmente que no teníamos el modo de reunir todo ese conocimiento de un modo normalizado que pudiera emplear cualquiera, para que pudiese ser conservado y compartido en el tiempo y entre distintas instituciones”.

Michael J. Fox: “Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripción: encajando las piezas”, pp. 22-23. Tábula nº 11 (2008): Actas del V Congreso de Archivos de Castilla y León.

Para terminar: estoy seguro de que RDA será una de las normas de referencia que utilice la CNEDA para elaborar sus productos; esperemos que su resultado adopte una presentación web y funcionalidades como parece que tendrá la futura RDA (ver demo [pdf]). Sería de gran utilidad. Un salvavidas con el que -casi seguro- que no nos ahogamos en un mar siglas.

Actualización: enlazo con el artículo de Coyle y Hillmann que citan Peset y Baiget.

Buenas noticias sobre las NEDA

El BOE del pasado viernes (nº 131 de 1 de junio de 2007) ha publicado la Orden del Ministerio de Cultura por la que se crea la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA). Concebida como un órgano colegiado con carácter de grupo de trabajo, estará compuesta por Abelardo Santamaría Gallo y Ramón Martín Suquía, como presidente y vicepresidente, respectivamente; y como vocales, Antonia Heredia Herrera, Javier Barbadillo Alonso, Alejandro Delgado Gómez, Juan José Generelo Lanaspa, Pedro López Gómez, María Josefa Villanueva Toledo e Isabel Ceballos Aragón, que actuará como Secretaria.

Sus funciones, de acuerdo con dicha Orden, serán:

  • Asesoramiento en la redacción, mantenimiento y revisión de las NEDA.
  • Asesoramiento sobre las actuaciones necesarias para la difusión y conocimiento de las NEDA.

Aparte del empujón que supone para la normalización en el ámbito de la descripción archivística en nuestro país, este documento consagra la propuesta realizada por Abelardo Santamaría en “La Norma Española de Descripción Archivística (NEDA): Análisis y Propuesta de Desarrollo” y que ha generado un giro copernicano con respecto al proyecto NEDA inicial.

Este documento, de recomendable lectura, consigue entroncar la tradición archivística en lo que se refiere a la descripción, con el diseño de los nuevos sistemas de información orientados a su explotación en la web, con una terminología precisa y adecuada, muy difícil de encontrar en la literatura archivística. Y en él:

… se propone el desarrollo de unas nuevas Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA), en plural, adaptadas al nuevo contexto social y tecnológico, tomando como base:

  • Las normas internacionales en materia de archivos ya aprobadas (ISAD(G)2, la ISAAR(CPF)2, EAD) y en fase de desarrollo (EAC, ISAF, etc).
  • La práctica archivística española en los procesos técnicos de identificación y descripción de fondos y colecciones.
  • La experiencia acumulada en el desarrollo de sistemas de información archivística.
  • Toda la documentación generada a lo largo del proyecto NEDA1 y sus resultados.
  • Otros esfuerzos normativos regionales y nacionales (MDM, NODAC, DACS, RAD2, etc)
  • La normalización de la descripción bibliográfica a nivel internacional y nacional (FRBR, FRAR, Declaración de Principios Internacionales de Catalogación, ISBDs, GARR, GSARE, MARC21, RC, RDA, etc)

De esta manera, y partiendo de un modelo de datos consensuado que identifique las entidades, atributos y relaciones que debe representar un sistema de información archivística, las NEDA pretenden agrupar un “conjunto de normas profesionales aplicables en el ámbito de la descripción archivística”:

Normas de entrada de datos (de aplicación obligatoria):

  • Normas de estructura de datos para cada una de las entidades que se contemplen.
  • Normas de contenido de datos para los componentes estructurales fijados en las normas anteriores.

Normas de salida de datos (de aplicación opcional o recomendable):

  • Reglas de aplicación opcional de presentación de datos en pantalla o en salida impresa.
  • Recomendaciones de codificación de datos para el intercambio o comunicación entre sistemas, empleando diferentes sistemas de metadatos (EAD, EAC, MARC21, Dublin Core).

Se trata, en definitiva, de una excelente noticia, de la que esperamos ir conociendo detalles en los próximos meses. Para ello, propongo una idea: que la CNEDA cuente con un weblog a través del que vaya difundiendo sus trabajos.

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Normas “contentas” para archiveros alegres

DACSRepasaba esta tarde las últimas entradas que me habían llegado al lector de feeds cuando me topé con un curioso titular que provenía de Archivologo: “Describir archivos: un estándar contento“. Y pensé: ¡hombre, ya era hora! Vamos a dejar de lado por fin esa imagen del viejo archivero aburrido y las tediosas tareas del tratamiento archivístico: llegan los nuevos archiveros, jóvenes, alegres, y con sus sonrientes normas de descripción bajo el brazo.

Esperemos que esta tendencia llegue a España con la redacción definitiva de la NEDA (Norma Española de Descripción Archivística). Mientras, los archiveros estadounidenses llevan algunos años con DACS (Describing Archives: A Content Standard), su alegre norma nacional de descripción archivística.

It is the US implementation of international standards (i.e., ISAD(G) and ISAAR(CPF)) for the description of archival materials and their creators.

As a replacement for Archives, Personal Papers, and Manuscripts (APPM), DACS guides archivists and catalogers in creating robust descriptive systems and descriptive records.

¡Qué suerte tienen los condenados! ¿Estará también contenta la NODAC? ¿Nos harán a nosotros más felices las NEDA? De cara a futuros temarios de oposiciones, creo que no.

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