Los archivos públicos y la Ley de Transparencia: una relación absurda

Esta anotación apareció publicada originalmente en:
Fernández Cuesta, Francisco. 2015. «Los archivos públicos y la Ley de Transparencia: una relación absurda». Archivamos, 98, pp. 42-43

[…] Para arrancar esta nueva etapa me gustaría comenzar con una reflexión relativa, como no podría ser de otra manera en mi caso, al impacto de la Ley de Transparencia en los archivos. O a la ausencia del mismo, a tenor de uno de los últimos criterios adoptados por el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno (CTBG).

Y es que la autoridad garante del derecho de acceso a en nuestro país acaba de hacer suya -a través de su Criterio Interpretativo 8/2015, del pasado 12 de noviembre- la interpretación de un Informe de la Abogacía del Estado en el Ministerio de Empleo y Seguridad Social , de 30 de marzo (disponible, como otros criterios e informes relevantes, en la web del CTBG –www.consejodetransparencia.es-), según la cual el acceso a los archivos debe regirse por su normativa específica -en el caso de la Administración General del Estado, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y el Real Decreto 1708/201, de 18 de noviembre; en el caso de las Comunidades Autónomas, sus correspondientes leyes de archivos y patrimonio documental (donde las haya)- y sólo de forma supletoria por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIBG).

Todo esto coincide con la reciente publicación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que ha venido a consagrar al documento electrónico como el soporte general de la actividad administrativa. Todos los procedimientos administrativos finalizados serán capturados en un Archivo Electrónico Único que -como indica la exposición de motivos de esta Ley- es compatible con la normativa vigente en materia de archivos y respeta el reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso en el marco de los sistemas de archivos. ¿Supone esto que, a partir de ahora, el acceso a toda información que se encuentre contenida en cualquier expediente referido a un procedimiento finalizado se regirá principalmente por la normativa de archivos y no tanto por la Ley de Transparencia?

En el mencionado Criterio 8/2015, el CTBG señala que sería absurdo “que sectores enteros de la actividad pública (…) quedaran exceptuados de la aplicación del régimen de acceso previsto en la LTAIBG, siendo ésta, como es, una ley básica y de general aplicación”. Pues sepan ustedes, señoras y señores del Consejo, que eso es lo que hacen precisamente en ese documento -despreciando además lo que fue el trámite parlamentario de la ley y desoyendo a la doctrina más acreditada en la materia (como Severiano Fernández Ramos o Emilio Guichot)-. Tomar una decisión absurda.

Sobre la propiedad intelectual de las descripciones archivísticas

Hablando recientemente con unos compañeros, salió a la palestra una cuestión que a menudo es objeto de comentario en foros profesionales cuando se tocan temas de propiedad intelectual: los derechos de autor de las/os archiveras/os con motivo de las descripciones que realizan como parte de su actividad. Lo que sigue a continuación son unos breves apuntes que tenía sobre ello, centrados en el caso de los archivos públicos y que representan únicamente mi opinión en la materia.

A tenor de lo establecido en el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado mediante Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril (en adelante TRLPI), resulta bastante difícil considerar las descripciones archivísticas realizadas por funcionarios públicos como parte de su actividad, como fuente u objeto de derechos de autor de dichos funcionarios.

Ha de tenerse en cuanta, en primer lugar, que para ser objeto de protección (tal y como se define en el Cap. II del Título I del TRLPI), una descripción archivística debería constituir por sí misma una creación original de carácter literario, artístico o científico (art. 10), más allá de una mera representación. Este podría ser el caso de las descripciones de agrupaciones intelectuales superiores a la unidad documental, o de determinadas descripciones de agentes o de funciones. También podrían tener dicha consideración las estructuras jerárquicas o asociativas en que se organizan intelectualmente las descripciones (por ejemplo, los cuadros de clasificación), al amparo de lo señalado en el art. 12. O aquellas descripciones que constituyan un compendio, resumen o extracto (art. 11.3) de alguna obra original de las señaladas en el art. 10 (por ejemplo proyectos, planos, maquetas y diseños de obras arquitectónicas y de ingeniería; o gráficos, mapas y diseños relativos a la topografía, la geografía y, en general, a la ciencia; o las obras fotográficas). 

No obstante, creemos que para ello ha de existir en todo caso cierta labor de creación intelectual, más allá de la mera traslación de datos evidentes (aunque estén en un sistema de escritura diferente o requieran unos conocimientos o habilidades especiales). Especialmente, cuando esta tarea de compendio, resumen o extracto se refiera a contenidos de categorías excluidas expresamente del objeto de propiedad intelectual (art. 13) -las disposiciones legales o reglamentarias y sus correspondientes proyectos, las resoluciones de los órganos jurisdiccionales y los actos, acuerdos, deliberaciones y dictámenes de los organismos públicos-, al igual que se excluye del objeto de protección a las traducciones oficiales de los textos anteriores.

Por otro lado, si las descripciones se realizan para su incorporación en un sistema de descripción archivístico que se nutre de aportaciones de personas diversas, conforme a una plan determinado, cabría la posibilidad de considerar al conjunto del sistema como obra colectiva, en el sentido expresado en el art. 8 (“[se] considera obra colectiva la creada por la iniciativa y bajo la coordinación de una persona natural o jurídica que la edita y divulga bajo su nombre y está constituida por la reunión de aportaciones de diferentes autores cuya contribución personal se funde en una creación única y autónoma, para la cual haya sido concebida sin que sea posible atribuir separadamente a cualquiera de ellos un derecho sobre el conjunto de la obra realizada”). En este caso, señala dicho artículo que salvo pacto en contrario, los derechos sobre la obra colectiva corresponderán a la persona [jurídica, en este caso] que la edite y divulgue bajo su nombre.

En cualquier caso, se puede entender, por extrapolación de lo señalado en el art. 51.2 (“[a] falta de pacto escrito, se presumirá que los derechos de explotación han sido cedidos en exclusiva y con el alcance necesario para el ejercicio de la actividad habitual del empresario en el momento de la entrega de la obra realizada en virtud de dicha relación laboral”), que los derechos de explotación corresponden en exclusiva a la Administración. Dichos derechos están recogidos en la Sección 2ª del Capítulo III del Título I del TRLPI, e incluyen “en especial, los derechos de reproducción[1], distribución[2], comunicación pública[3] y transformación[4]” (art. 17). Todo ello sin perjuicio del derecho moral del autor (Sección 1ª del Capítulo III del Título I del TRLPI), en especial el derecho al reconocimiento de su condición de autor de la obra, siempre y cuando no se considere, como ya hemos señalado, como obra colectiva. Aunque creemos que nunca está de más, por una cuestión de deferencia y de visibilizar la labor silenciosa del personal técnico, pero también para fomentar la transparencia de los procesos archivísticos, señalar el nombre de las personas que han intervenido en la descripción, cuando no proporcionar la trazabilidad del contenido de la misma o su historial de cambios, como si de un artículo de la Wikipedia se tratara. No en vano, las normas de descripción archivísticas cuentan con elementos al efecto -por ejemplo, la nota del archivero de ISAD(G)-.

En conclusión, podría decirse que, con carácter general, no parece que los archiveros dispongan, según nuestro ordenamiento, de derechos de propiedad intelectual sobre las descripciones que realizan como parte de su trabajo, pudiendo la Administración reproducir, distribuir, comunicar públicamente y transformar dichas descripciones. Así mismo -y para el ámbito estatal-, podrían ser reutilizadas por terceros sin sujeción a condiciones específicas (art. 8 del Real Decreto 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se desarrolla la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, para el ámbito del sector público estatal), al menos hasta que no se declare otra modalidad de puesta a disposición para las mismas, previa orden ministerial al efecto (aunque esa sea otra historia).

No en vano, ya lo dejaba claro el lema del Cuerpo Facultativo de Archiveros: sic vos non vobis…

Gestión de documentos electrónicos en la ley de procedimiento administrativo

Nota: este texto está relacionado con un ejercicio que he planteado en un curso que imparto estas semanas para la Asociación de Archiveros de Castilla y León (Acal). No es tanto un análisis de la ley desde el punto de vista de los archivos y de la gestión de documentos, o de sus implicaciones sobre los sistemas públicos de archivos, como un mero resumen de las principales disposiciones relativas a estas materias que publico a modo de apuntes a los que poder remitirme en ocasiones futuras.

La nueva ley de procedimiento administrativo (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en adelante LPAC) ha venido a consagrar al medio electrónico como la principal forma en que las administraciones públicas españolas han de testimoniar su actividad (art. 36.1) y al archivo electrónico único que habrá de constituirse en cada administración, como el principal depositario de los documentos electrónicos que constituyen dicho testimonio (art. 17).

Para este nuevo contexto, la LPAC recoge una serie de disposiciones básicas sobre gestión de documentos, que abordan principalmente cuestiones relativas al diseño, la creación y el registro –en su caso- de los documentos, su agrupación en forma de expedientes y su posterior transferencia o captura en un archivo electrónico único.

El diseño, la creación y el registro de los documentos

• Documentos emitidos por la Administración: el documento público administrativo. La nueva LPAC define los documentos públicos administrativos como aquellos “válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas”. Dicha emisión habrá de realizarse, en consonancia con lo indicado arriba, “por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia” (art. 26.1). Abundando en ello, el apartado segundo del artículo 26 recoge los requisitos de contenido (información de cualquier naturaleza –aunque preferiblemente escrito, como se indicó antes-), contexto (o más bien, información de contexto: datos de identificación que permitan su individualización; referencia temporal del momento en que han sido emitidos; metadatos mínimos; firmas electrónicas correspondientes) y estructura (soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado) necesarios para la validez jurídica del documento público administrativo.
• Documentos recibidos por la Administración. En el mismo sentido, la ley promueve que todos los documentos que hayan de recibir las Administraciones Públicas lo hagan a través de medios electrónicos o previa digitalización en las oficinas de asistencia (art. 16.1 y 16.5). No en vano, las Administraciones están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo (art. 27.4), devolviendo el original a los mismos. De conformidad con el art. 27.3.b:
  

  Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
  Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

  Para facilitar el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de las Administraciones Públicas o que hayan sido elaborados por estas (art. 53.1.d), se habilita a la administración (art. 28.2) para que pueda recabarlos electrónicamente –siempre que no exista oposición expresa del interesado o que la ley especial aplicable requiera del consentimiento expreso del mismo para ello- a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
  Una vez capturados y anotados los correspondientes asientos en el Registro Electrónico General, los documentos recibidos por las Administraciones “serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas” (art. 16.1).

Formación de los expedientes electrónicos

Tras su emisión o recepción, los documentos habrán de incorporarse, en su caso, a su correspondiente expediente. El art. 70 define en su primer apartado al expediente administrativo como “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”. Abundando más en la definición, el  apartado segundo del mismo artículo señala que

Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Por el contrario, no formará parte del expediente administrativo la información auxiliar o de apoyo, entendiéndose como tal (art. 70.4):

• la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas;
• las notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas;
• los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

La Ley aboga por una instrucción automatizada de los expedientes. Según el art. 75.2:

Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables y la tramitación ordenada de los expedientes, así como facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos.

El Archivo Electrónico Único

Una vez finalizados los procedimientos de los que son testimonio, los documentos deberán ser transferidos o capturarse en un archivo electrónico único para cada Administración, “en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable” (art. 17.1). Es más, “siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable” (Disposición Transitoria 1ª).

Se entiende que la remisión a “la normativa reguladora aplicable” hace referencia, de forma particular, a:

• la legislación reguladora de los distintos sistemas y redes de archivos, incluyendo las disposiciones relativas al reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso de los documentos (exposición de motivos) y a la eliminación, cuando proceda, de los documentos (art. 17.2). En el caso de la Administración General del Estado, dicha legislación está constituida por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y su normativa de desarrollo (preámbulo de la LPAC);
• la legislación sobre administración electrónica, en especial el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre; el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad; y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (así como las distintas Normas Técnicas de Interoperabilidad que emanan de la misma).

El artículo 17 establece además las condiciones de conservación de los documentos en el archivo electrónico único y las medidas de seguridad requeridas:

• “Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones” (art. 17.2).
• “Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos” (art. 17.3).

Aunque la fecha general de entrada en vigor de la ley es el 3 de octubre de 2016, el calendario de aplicación en materia de archivo electrónico en la AGE es el siguiente (Disposición final séptima y Disposición transitoria segunda):

• 3 de octubre de 2017: fecha límite hasta la que se pueden mantener los registros y archivos existentes en el momento de entrada en vigor de la ley; a partir de dicha fecha se dispondrá como máximo, de un archivo electrónico por cada Ministerio.
• 3 de octubre de 2018: fecha de entrada en vigor de las previsiones relativas al archivo electrónico único.

Dos paradojas, tres mitos y varias lecciones sobre el derecho de acceso (UK)

1. El derecho de acceso sólo funciona si casi nadie lo usa. Menos de una persona por cada mil realiza solicitudes de acceso a la información pública en el Reino Unido. Si su uso aumentara a dos personas por cada mil, el sistema se colapsaría.
2. Solicitantes y funcionarios apoyan el principio de una mayor apertura, pero deploran la práctica. Tanto solicitantes como funcionarios apoyan los principios del derecho de acceso, pero encuentran su ejercicio muy engorroso y legalista en la práctica.
3. El derecho de acceso es para el ciudadano de a pie. El derecho de acceso no es muy utilizado por ciudadanos ordinarios. Por definición, los solicitantes de información pública son extraordinarios: representan como mucho el uno por mil de la población. Por otra parte, muchos de ellos son activistas o profesionales y no tanto “personas de la calle”.
4. Las solicitudes de acceso son fáciles de procesar para la administración, el problema es que ésta es muy reservada. Ésta es una percepción errónea común entre los solicitantes: no entienden las dificultades a las que se enfrentan las administraciones, en primer lugar, para buscar la información, para lidiar con las restricciones y consultando a terceros.
5. No habría necesidad de solicitudes de acceso si las administraciones publicaran más información de forma proactiva. Esta creencia también es compartida por ambos lados; pero es muy difícil anticipar qué es lo que los solicitantes van a querer, sobre todo porque muchos persiguen intereses privados no compartidos por otros.

Esta relación de mitos y paradojas relativas al derecho de acceso forman parte de los hallazgos que ha obtenido la Constitution Unit -un equipo de investigación sobre derecho constitucional adscrito al Departamento de Ciencia Política del University College London- fruto de diversos estudios que llevan realizando desde 2007 sobre el impacto de la ley de acceso a la información en las instituciones públicas británicas. Ya habían sido reproducidas por Elizabeth Shepherd en su presentación en la Conferencia Anual del ICA de 2013 (Open government, open data: where is the records manager?, PDF), y ahora aparecen en un artículo reciente (Worthy y Hazell 2015) en el que se analiza lo que han supuesto los diez años de vigencia (2005-2015) de la Freedom of Information Act de 2000 (no entró en vigor hasta cinco años más tarde). El artículo no es muy extenso pero tampoco tiene desperdicio, e incluye una suculenta lista de referencias:

WORTHY, B.; HAZELL, R. 2015. Disruptive, Dynamic and Democratic? Ten Years of Freedom of Information in the UK. Parliamentary Affairs, Forthcoming. Disponible en SSRN: http://ssrn.com/abstract=2708768

Resulta muy interesante analizar la experiencia británica e intentar aprender de sus éxitos y sus fracasos ahora que en nuestro país apenas hemos empezado a dar los primeros pasos en esta materia. Además, existe bastante bibliografía sobre las implicaciones documentales-archivísticas del derecho de acceso, comenzando por la obra de la ya mencionada Sheperd.

Volviendo al artículo de Worthy y Hazell, me gustaría destacar cinco de las ideas que recogen:

• En estos diez años, la ley ha alcanzado sus objetivos principales de aumentar la transparencia y mejorar la rendición de cuentas de las instituciones públicas del país.
• El balance no es tan halagüeño, sin embargo, por lo que se refiere a otros objetivos secundarios que se esperaban conseguir con la implementación de la ley: apenas hay evidencia de que haya supuesto una mejora en el proceso de toma de decisiones, ni tampoco en la compresión por parte de la ciudadanía de dicho proceso; su impacto de cara a un aumento en la participación pública ha sido también limitado; y, por último, no ha supuesto un aumento en la confianza en los poderes públicos (más bien al contrario).
• Existe la percepción de un descenso en la calidad de la documentación administrativa (esto es, que los actos del Gobierno se documentan peor o que no se documentan: el denominado por otros autores «síndrome de los archivos vacíos») que se achaca a un supuesto efecto intimidatorio de la ley de acceso. El análisis concluye que en el caso británico no se puede demostrar este vínculo y que, más bien, se trataría de un mito.
• Se está asistiendo a una tensión entre quienes abogan por ampliar el ámbito de aplicación de la ley (tanto desde el punto de vista subjetivo -abarcando nuevas instituciones, incluidas aquellas privadas que actúan al servicio de las públicas-, como objetivo -incorporando conjuntos de datos, reduciendo la Regla de los 30 años a 20- y quienes quieren restringirla o aumentar las tasas por su uso (alegando los costes que supone). Uno de los primeros logros de estos políticos y directivos públicos «anti-acceso» ha sido la creación de una Comisión Independiente para la Reforma de la FOIA con la intención de reducir el impacto de la ley.
• Mientras esto sucede, se asiste a un desplazamiento del discurso y de la agenda política en materia de transparencia: el centro lo ocupan ahora los open government data, que no deberían entenderse como algo que viene a sustituir al derecho de acceso sino como otra vía complementaria.

El artículo, como puede verse, tiene su miga, y seguro que da pie a que escriba alguna otra anotación. Para empezar, me ha hecho retomar el blog y aumentar la pila de artículos por leer. A por ello.

Reutilizar la información de los archivos públicos

Ayer leía en dos blogs, concretamente en el de Álvaro Cabezas y en Thinking Twice, sendas referencias a la reutilización de la información del sector público, materia regulada en el caso español por la Ley 37/2007, de 16 de noviembre (BOE del 17 de noviembre [pdf]). Apenas había oído hablar de ella, a pesar de que hace un par de años recuerdo que tuve la ocasión de leer algún documento al respecto de la Directiva comunitaria que viene a trasponer la citada ley, pero ya ni me acordaba. Lo dicho, que entre ayer y hoy he estado leyéndola y me gustaría hacer algunas reflexiones al respecto [perdón por la excesiva extensión del post].

Esta norma «tiene por objeto la regulación básica del régimen jurídico aplicable a la reutilización de los documentos elaborados o custodiados por las Administraciones y organismos del sector público» (art. 1), entendiendo por reutilización «el uso de documentos [en su acepción genérica] que obran en poder de las Administraciones y organismos del sector público, por personas físicas o jurídicas, con fines comerciales o no comerciales» (art. 3.1). Y a cambio, en caso de que se así se estableciera, de unas posibles contraprestaciones económicas (art. 7). Dicha reutilización se puede realizar a través de diversas modalidades (art. 4.2):

a) Reutilización de documentos puestos a disposición del público sin sujeción a condiciones.
b) Reutilización de documentos puestos a disposición del público con sujeción a condiciones establecidas en licencias-tipo.
c) Reutilización de documentos previa solicitud, conforme al procedimiento previsto en el artículo 10 o, en su caso, en la normativa autonómica, pudiendo incorporar en estos supuestos condiciones establecidas en una licencia.

Como ya he dicho, supone la trasposición de la Directiva 2003/98/CE, pero lo que nunca se suele decir cuando se habla de la incorporación del contenido de una Directiva comunitaria a nuestro ordenamiento jurídico, es si se ha cumplido o no el plazo establecido para su trasposición. En el caso de España, la entrada en vigor de la ley se produjo dos años y pico más tarde del plazo establecido, por lo que el Estado fue condenado por el TJCE.

Pero volviendo al contenido de la ley: ¿en qué medida puede afectar esta ley a los archivos de las administraciones públicas? A pesar de que algunas personas puedan opinar lo contrario, no creo que, al menos por lo que se refiere al ámbito de los archivos (o al de las bibliotecas u otros centros de información y documentación), éstos tengan que quedar completamente al margen de la normativa. Y no sólo por la previsión de que «lo previsto en esta ley no restringirá las previsiones más favorables que sobre acceso o reutilización se establezcan en las leyes sectoriales» (art.3.4) -tres previsiones en una misma frase: más vale prevenir-. También porque, en primer lugar, cuando la norma se refiere expresamente a los archivos de las administraciones públicas, lo hace para excluir de su ámbito objetivo de aplicación a aquellos documentos conservados en unos archivos, entendidos como «instituciones educativas y de investigación» (art. 3.3.g) o como «instituciones culturales», denominando en este caso expresamente a estos archivos como «archivos históricos» (art. 3.3.h). Nada dice, por tanto, de los archivos entendidos como órganos de gestión, por lo que, con las salvedades recogidas en la ley (art.3.3), el contenido o la reproducción digital (que no el documento de archivo en sí mismo) de determinados documentos de ciertas series podrían ser objeto de reutilización. Claro, que para que esto pudiera llevarse a cabo, sería necesario que el archivo contara con los medios suficientes para poner en valor estos documentos. En este sentido, el artículo 4.5 señala que:

Las Administraciones y organismos del sector público facilitarán mecanismos accesibles electrónicamente que posibiliten la búsqueda de los documentos disponibles para su reutilización, creando sistemas de gestión documental que permitan a los ciudadanos la adecuada recuperación de la información, tales como listados, bases de datos o índices y portales que enlacen con listados descentralizados.

En segundo lugar, y con respecto a los archivos históricos, creo que el texto de la ley puede dar lugar a dudas e interpretaciones varias, que esperemos sean clarificadas por las normas sectoriales que se dicten para su desarrollo y aplicación. ¿Cuál era exactamente el objetivo del legislador al excluir de la reutilización los documentos conservados en archivos históricos? Supongo que no permitir la reutilización de los documentos de archivo. Pero, ¿qué pasa con las unidades de descripción almacenadas en bases de datos en línea? ¿Y con las reproducciones digitales de los documentos de archivo, vinculadas generalmente a dichas unidades de descripción? Si aplicamos la definición genérica de documento que emplea la ley (art. 3.2), quedarían excluidos. Pero, vuelvo a repetir, ¿era ésta la intención del legislador? De hecho, la ley se limita a reproducir lo que dice la Directiva europea.

En otros países, como el Reino Unido, a pesar de que la norma al respecto -de 2005, por lo que nos sacan dos años de ventaja que les habrán permitido extraer algunas conclusiones, que han plasmado en un informe [pdf] de acceso público (y seguramente reutilizable) que aún no he podido leer- también excluye, de acuerdo con la Directiva, a los documentos conservados por «educational and research establishments, such as (…) archives» y «cultural establishments, such as (…) archives», la interpretación que se ha hecho de la misma no ha impedido que los Archivos Nacionales pongan a disposición de los interesados una serie de licencias (algunas pueden suponer una contraprestación de entre el 7 y el 15% de los beneficios: ojo a su aplicación como fuente de ingresos) para permitir la reutilización de sus imágenes digitales.

Además, hay que destacar que el órgano encargado de administrar la reutilización de la información del sector público británico (entre otras funciones), la Office of Public Sector Information (OPSI), esté integrada… (sí, ya te lo estabas imaginando) en los Archivos Nacionales.

Operating from within the National Archives, the Office of Public Sector Information (OPSI) is at the heart of information policy, setting standards, delivering access and encouraging the re-use of public sector information. OPSI provides a wide range of services to the public, information industry, government and the wider public sector relating to finding, using, sharing and trading information.

Como ha señalado José Ramón Cruz Mundet, el sistema archivístico del Reino Unido es «posiblemente, el más avanzado de Europa, una organización innovadora y creativa, capaz de ubicar los archivos en el más alto nivel organizacional, como generadores de servicios de alta calidad al gobierno, a los ciudadanos y a los propios archiveros» (La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid: Pirámide, 2006; p. 66).

Ahora bien, dejando un lado que esté abierta o no la posibilidad ¿os parecería bien que se reutilizase determinada información generada por los archivos públicos? En mi opinión, no habría que ver esto como una nueva cesión a las empresas (o a otro tipo de organizaciones) de la gestión de determinados servicios públicos, sino como una posibilidad para que puedan aportar un valor añadido a dichos servicios públicos. Por ejemplo, se podrían ofrecer APIs abiertas de las aplicaciones que soportan los sistemas de información archivística y permitir a terceros construir mashups que conecten contenidos de varias procedencias. Por ejemplo, para que una empresa, una fundación, una universidad… pudiera crear guías de fuentes para la historia de [poner aquí lo que se quiera: Albacete, ganadería lanar, el apellido Tal…]. Las posibilidades son prácticamente infinitas.

Por otro lado, como señala la norma en su preámbulo, «la publicidad de todos los documentos de libre disposición que obran en poder del sector público referentes no sólo a los procedimientos políticos, sino también a los judiciales, económicos y administrativos, es un instrumento esencial para el desarrollo del derecho al conocimiento, que constituye un principio básico de la democracia». Por esta misma razón, las propias administraciones deberían contemplar la gestión de dicha información en general, y de los documentos de archivo en particular, como una de sus funciones básicas. Una nueva razón para reivindicar el papel de los archivos en la sociedad actual y un mejor lugar en la estructura organizativa de las administraciones, ¿no creéis?