Sobre el entorno de creación, uso y conservación del documento electrónico

Como comentaba en la anotación anterior, uno de los problemas en la configuración de la gestión del documento electrónico y del hasta ahora apenas perfilado Archivo Electrónico Único en las administraciones españolas, es que no parece partir de una definición de los entornos de creación, uso y gestión de los documentos y de su flujo a través de distintos sistemas de información a lo largo de su ciclo de vida (incluida su fase «histórica»).

De una forma sencilla, se podrían distinguir, en función de su propósito principal, tres tipos básicos de sistemas de información que trabajan con documentos de archivo:

1. Sistemas de tramitación o de gestión de procesos de negocio (business systems): sistemas destinados a la creación o gestión de datos sobre las actividades de una organización, o la administración de uno o varios procesos de negocio de la misma, de forma integral o parcial, incluyendo –como señalan las normas ISO 16175- las aplicaciones cuyo principal objetivo es facilitar las operaciones entre una unidad organizativa y sus clientes (sistemas de comercio electrónico, CRM, bases de datos construidas ex profeso o personalizadas y sistemas de gestión de recursos humanos o financieros). Asimismo, creo que podrían (y deberían) englobarse bajo esta denominación genérica los sistemas corporativos de correo electrónico.
2. Sistemas de gestión de documentos de archivo (records systems): con carácter general, su objeto es exclusivamente la documentación electrónica administrativa (documentos de archivo). Sus funcionalidades permiten llevar a cabo todos los procesos de la gestión: captura, registro, clasificación, descripción, control de acceso…, hasta la ejecución de los calendarios de conservación y, consecuentemente, la eliminación de los documentos o su transferencia al sistema de archivo definitivo. Para tratar de asegurar una correcta gestión de los documentos, manteniendo un control intelectual eficaz o una “cadena de custodia” a lo largo del continuo de los mismos, en los distintos contextos organizativos y tecnológicos, existen diversas formas de enfocar el diseño y la implantación de este tipo de sistemas. MoReq2010, por ejemplo, diferencia tres tipos de arquitectura:
   • Gestión de documentos centralizada: arquitectura tradicional según la cual los documentos se capturan desde los distintos sistemas de tramitación, para su gestión centralizada en un repositorio controlado por el sistema de gestión de documentos.
   • Gestión de documentos «in situ»: se trata de un modelo emergente en el que la gestión se realiza en el mismo sistema de tramitación en el que se crean, interactuando con el sistema de gestión de documentos.
   • Gestión de documentos «embebida»: en este caso, las funcionalidades del sistema de gestión de documentos son asumidas por el propio sistema de tramitación.

   La complejidad de los sistemas de tramitación y los distintos formatos de la información manejada por los mismos, entre otros factores, pueden llevar a una organización a optar por uno u otro modelo de arquitectura, o a la convivencia de varios en un mismo sistema, aunque compartiendo servicios comunes (clasificación, calendario de conservación, etc.). Además, es posible que por razón de cambios tecnológicos o organizativos se tengan que realizar transferencias entre distintos sistemas de gestión de documentos (lo cual no es muy recomendable por los riesgos para la integridad de los documentos por pérdidas de información contextual que puede ocasionar cada transferencia, como señala el citado MoReq2010).

3. Sistemas de archivo electrónico (archival systems): finalmente, los documentos de conservación permanente habrán de ser transferidos a un sistema en el que se garantice su preservación o conservación a largo plazo y se facilite su acceso de forma coherente con las necesidades de los usuarios. La mayor parte de las implementaciones actuales de este tipo de sistemas se han definido de acuerdo con el modelo OAIS (Open Archival Information System). Un ejemplo cercano que cuenta con bastantes años de desarrollo a sus espaldas es el proyecto RODA (Repositório de Objetos Digitais Autênticos) de la Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas del Ministerio de Cultura de Portugal, con la colaboración de la Universidade do Minho. Y más cerca aún tenemos a iARXIU, del Consorci Administració Oberta de Catalunya.

Y ante este panorama que se acaba de describir someramente, ¿qué supone el Archivo Electrónico Único? ¿En qué va a consistir? ¿Será una aplicación? ¿Un sistema de información destinado únicamente a la fase de conservación permanente? ¿O quizás se plantee como un sistema institucional de archivo, único para cada administración, que abarque de forma integral todo el ciclo de vida de los documentos? Esta falta de concreción y de vinculación con el entorno en el que se crean, gestionan y mantienen los documentos supone un importante lastre para que las distintas administraciones lleven a cabo su transformación digital. Desde el punto de vista archivístico ya se empiezan a escuchar las primera voces llamando la atención sobre esta cuestión, como muestra el debate abierto estos días en la lista de correo Arxiforum por Alfonso Díaz-Rodríguez con el asunto “Archivo Único”.

En el ámbito de la Administración General del Estado (AGE), esta falta de concreción se percibe en la definición de los desarrollos tecnológicos que se vienen planteando. Así, parece que las funciones de sistemas de gestión de documentos de archivo se quieren cubrir mediante el sistema InSide pero, de momento -y como señalamos en la anterior entrada-, cuenta con unas funcionalidades y herramientas bastante limitadas (parece más un EDMS que un ERKS o EDRMS). Como sistema de archivo electrónico se viene trabajando en Archive, «una aplicación web de archivo definitivo», aunque en algunas presentaciones que he podido ver parece que pretende funcionar también como sistema de gestión de documentos de archivo (lo cual no sería muy operativo en un sistema que pretende construirse conforme a OAIS).

Aún hay tiempo para alinear esfuerzos y establecer una hoja de ruta que nos lleve a buen puerto. Únicamente hace falta, como ya he dicho, un poco de respaldo político, planificación estratégica y enfoque integral de los proyectos.

 

Gestión de documentos y archivo electrónico único en la AGE: primeras impresiones

Aprovechando que la semana que viene tendrán lugar en Madrid una Jornada sobre interoperabilidad y archivo electrónico en el marco europeo y el Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos (CNIS), en el que también se abordarán cuestiones relativas a los archivos y la gestión de documentos electrónicos, me gustaría plantear una breve reflexión sobre la manera en que se está trabajando en esta materia en la Administración General del Estado (en adelante AGE) y, especialmente, los problemas que más o menos se pueden detectar «desde fuera».

Respaldo político, estrategia y planificación

El camino hacia una Administración que documente su actividad por medios exclusivamente electrónicos y mantenga dicho testimonio para sus usos presentes y futuros, a efectos de responsabilidad y memoria, en un Archivo Electrónico Único, se inició hace ya unos años con importantes pasos a nivel legislativo. Principalmente, a través de la normativa emanada de la Ley 11/2007 y, más recientemente, con la nueva ley de procedimiento administrativo. Sin embargo, este impulso legal no parece haber venido acompañado de un también imprescindible impulso político. Al menos, no con el ímpetu que creemos que merece la gestión y el tratamiento archivístico de los documentos electrónicos.

Los archivos no forman parte de la agenda política del Gobierno. No hay una «política archivística común» (aunque sí se han aprobado las políticas de gestión de documentos de dos departamentos ministeriales –Hacienda y Administraciones Públicas y Educación, Cultura y Deporte-), ni se cuenta con un programa estratégico que sirva para aglutinar y coordinar los distintos proyectos existentes (por ejemplo, no se aborda como plan específico en el marco de la Agenda Digital para España -aunque sí existe uno sobre implantación del expediente judicial electrónico-). Tampoco hay un único comité responsable de dirigir los esfuerzos de las distintas partes implicadas (quizás se podría articular a través del recientemente constituido Grupo de Trabajo para el Documento, Expediente y Archivo Electrónicos del Comité Sectorial de Administración Electrónica, en principio destinado a la cooperación entre administraciones).

A ello habría que añadir un mal que parece endémico en lo que a la gobernanza de los proyectos públicos se refiere: la información sobre los mismos suele ser escasa, y trasluce la impresión de no seguir una metodología de gestión para su diseño e implementación. Y, si lo hace, de que o bien no se documenta adecuadamente, o su documentación no se difunde de la forma más deseable (¿llegará a ingresar en su día en el Archivo Electrónico Único?). El elemento clave es la aparente ausencia de una definición clara de los proyectos, esto es, que los mismos partan del establecimiento y priorización de unos objetivos concretos, sobre la base de unas necesidades y unos recursos disponibles previamente identificados, lo cual hace muy difícil analizarlos y ponerlos en común.

Todo ello (carencia de impulso político, liderazgo, programa integral y adecuada definición de los proyectos) supone, en mi opinión, un lastre a la hora de avanzar en este camino. Y se encuentra detrás de otro eje de problemas: la falta de vocación integral de los proyectos.

Vocación integral de los proyectos

Los principales esfuerzos que está llevando a cabo la AGE en esta materia se están concentrando en el desarrollo de aplicaciones tecnológicas, fundamentalmente a través de dos proyectos:

• Por un lado, el constituido por la Suite InSide, un conjunto de aplicaciones que se presenta como sistema para la gestión integral de documentos electrónicos pero que, por lo que desprende la lectura de la documentación disponible, está básicamente destinado a la creación de documentos y expedientes electrónicos conformes a los requisitos ENI (bien ex novo, bien desde algunas -pocas por el momento- aplicaciones, bien a partir de una digitalización) y su almacenamiento, sin incorporar otras funcionalidades y herramientas de gestión de documentos.
• Por otro, mediante Archive, concebida como “una aplicación web de archivo definitivo” basada en el modelo OAIS, por lo que podemos deducir que estará enfocada a la conservación a largo plazo de los documentos (previamente calificados como de conservación permanente, se entiende), esto es, a la parte representada en color rojo en la parte derecha de la infografía que encabeza esta anotación. Aunque no está muy claro, habida cuenta de la información que aparece sobre la nueva versión que se acaba de difundir hoy mismo:

Archive proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un super-administrador de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multidepartamental, así como la integración en Archive de las correspondientes aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos por las mismas.

Como puede verse, estas soluciones cubren sólo parcialmente el ciclo de vida de los documentos electrónicos. No parece que se hayan abordado aún los requisitos y funciones de la gestión de documentos que deben de aplicarse en los entornos de creación y uso de los documentos, esto es, en los sistemas de tramitación (business systems, en azul en la imagen). Ni tampoco, cómo va a producirse la gestión de dichos documentos, los sistemas a los que habrán de incorporarse y en los que deberían ser gestionados y controlados con fiabilidad, integridad, conformidad con las normas legales y reglamentarias, exhaustividad y carácter sistemático (ISO 15489:2001), hasta su eliminación o transferencia al archivo definitivo.

En el mismo sentido, otro gran déficit de este proceso es la escasa atención que requiere la construcción de las principales herramientas sobre las que ha de pivotar el sistema: los calendarios de conservación y los cuadros de seguridad y acceso (ambos sobre la base de un cuadro de clasificación que deberá ser funcional). ¿Suponen estos procesos una prioridad en la planificación de los distintos departamentos?

Una problemática común con otras administraciones

Creemos que el éxito de este largo proceso, que no ha hecho sino dar sus primeros pasos, está condicionado a la subsanación de las carencias que pudieran existir en torno a los dos ejes que se acaban de señalar: contar con respaldo político, estrategia y planificación, por un lado; y unos proyectos orientados a abordar la cuestión de forma integral (tanto en lo referido al ciclo de vida de los documentos, como al englobe tanto de los aspectos tecnológicos como de los archivísticos).

Unas carencias que, por lo que parece, se repite en otras administraciones. Valga como muestra un extracto de las notas que Joan Carles Faus, encargado del archivo de Gandía, recogió al respecto de las conclusiones de la Jornada técnica de gestión documental que el pasado 16 de febrero reunió a los responsables técnicos de entidades públicas de las tres provincias valencianas, y que publica el blog eAdmin Journal:

• La falta de estrategias claras y uniformes en gestión documental electrónica, provoca una deriva casi exclusivamente tecnológica en muchas entidades locales. […]
• El 90% del éxito en la utilidad de una aplicación informática no está en la tecnología, sino en la toma de requisitos y en la cultura del cambio. La afirmación de que hay demasiada tecnología y poca organización, refleja ritmos bien diferentes entre el área TIC y las políticas de organización y gestión documental. Particularmente, la comunidad profesional archivística ha de ser consciente de su rol en la trinchera de la producción documental electrónica, y establecer líneas de intervención unívocas más allá de la custodia patrimonial, y el área jurídica organizativa no derivar la posibilidad de éxito únicamente a los recursos informáticos (hardware y software).
• Las herramientas tic de gestión electrónica han de acompañarse y complementarse obligatoriamente con políticas y estrategias de gestión documental. La ausencia de este marco archivístico en las organizaciones genera la producción de “bolsas” de documentación digital sin contextualización en las funciones de las entidades, imposibilitando la aplicación del ciclo de vida y la preservación sostenible de las fuentes primarias de información. Paradójicamente, el acceso a la información pública podria truncarse precisamente en escenarios de producción electrónica exclusivamente bajo la óptica de aplicaciones informáticas.
• Se deben planificar las acciones en el ámbito de la gestión de documentos / gobierno electrónico de manera secuencial y acumulativa, evitando en lo posible las acciones aisladas o faltas de planificación.[…]
• La multidisciplinaridad de roles técnicos que tienen que vehicular y liderar la gestión documental electrónica es una evidencia, desde juristas, informáticos, responsables de innovación, modernización, gestión documental y archivo. Aun así, las Administraciones públicas no tienen actualmente una estructura de personal adecuado a las exigencias de este nuevo escenario exclusivamente electrónico. Hace falta la adecuación urgente de los roles, las responsabilidades, y la relación de puestos de trabajo para apoyar con garantías al nuevo paradigma de producción electrónica.

Esperemos que en las citas de la próxima semana se den a conocer mejoras en estos sentidos, que permitan seguir avanzado por el buen camino. Por la cuenta que nos trae.

Nota: la imagen de cabecera («Information flow between live and archival systems») ha sido extraída del documento Introduction to the Common Specification for Information Packages in the E-ARK project, uno de los entregables del proyecto E-Ark.

 

Gestión de documentos electrónicos en la ley de procedimiento administrativo

Nota: este texto está relacionado con un ejercicio que he planteado en un curso que imparto estas semanas para la Asociación de Archiveros de Castilla y León (Acal). No es tanto un análisis de la ley desde el punto de vista de los archivos y de la gestión de documentos, o de sus implicaciones sobre los sistemas públicos de archivos, como un mero resumen de las principales disposiciones relativas a estas materias que publico a modo de apuntes a los que poder remitirme en ocasiones futuras.

La nueva ley de procedimiento administrativo (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en adelante LPAC) ha venido a consagrar al medio electrónico como la principal forma en que las administraciones públicas españolas han de testimoniar su actividad (art. 36.1) y al archivo electrónico único que habrá de constituirse en cada administración, como el principal depositario de los documentos electrónicos que constituyen dicho testimonio (art. 17).

Para este nuevo contexto, la LPAC recoge una serie de disposiciones básicas sobre gestión de documentos, que abordan principalmente cuestiones relativas al diseño, la creación y el registro –en su caso- de los documentos, su agrupación en forma de expedientes y su posterior transferencia o captura en un archivo electrónico único.

El diseño, la creación y el registro de los documentos

• Documentos emitidos por la Administración: el documento público administrativo. La nueva LPAC define los documentos públicos administrativos como aquellos “válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas”. Dicha emisión habrá de realizarse, en consonancia con lo indicado arriba, “por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia” (art. 26.1). Abundando en ello, el apartado segundo del artículo 26 recoge los requisitos de contenido (información de cualquier naturaleza –aunque preferiblemente escrito, como se indicó antes-), contexto (o más bien, información de contexto: datos de identificación que permitan su individualización; referencia temporal del momento en que han sido emitidos; metadatos mínimos; firmas electrónicas correspondientes) y estructura (soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado) necesarios para la validez jurídica del documento público administrativo.
• Documentos recibidos por la Administración. En el mismo sentido, la ley promueve que todos los documentos que hayan de recibir las Administraciones Públicas lo hagan a través de medios electrónicos o previa digitalización en las oficinas de asistencia (art. 16.1 y 16.5). No en vano, las Administraciones están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo (art. 27.4), devolviendo el original a los mismos. De conformidad con el art. 27.3.b:
  

  Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
  Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

  Para facilitar el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de las Administraciones Públicas o que hayan sido elaborados por estas (art. 53.1.d), se habilita a la administración (art. 28.2) para que pueda recabarlos electrónicamente –siempre que no exista oposición expresa del interesado o que la ley especial aplicable requiera del consentimiento expreso del mismo para ello- a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
  Una vez capturados y anotados los correspondientes asientos en el Registro Electrónico General, los documentos recibidos por las Administraciones “serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas” (art. 16.1).

Formación de los expedientes electrónicos

Tras su emisión o recepción, los documentos habrán de incorporarse, en su caso, a su correspondiente expediente. El art. 70 define en su primer apartado al expediente administrativo como “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”. Abundando más en la definición, el  apartado segundo del mismo artículo señala que

Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Por el contrario, no formará parte del expediente administrativo la información auxiliar o de apoyo, entendiéndose como tal (art. 70.4):

• la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas;
• las notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas;
• los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

La Ley aboga por una instrucción automatizada de los expedientes. Según el art. 75.2:

Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables y la tramitación ordenada de los expedientes, así como facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos.

El Archivo Electrónico Único

Una vez finalizados los procedimientos de los que son testimonio, los documentos deberán ser transferidos o capturarse en un archivo electrónico único para cada Administración, “en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable” (art. 17.1). Es más, “siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable” (Disposición Transitoria 1ª).

Se entiende que la remisión a “la normativa reguladora aplicable” hace referencia, de forma particular, a:

• la legislación reguladora de los distintos sistemas y redes de archivos, incluyendo las disposiciones relativas al reparto de responsabilidades sobre la custodia o traspaso de los documentos (exposición de motivos) y a la eliminación, cuando proceda, de los documentos (art. 17.2). En el caso de la Administración General del Estado, dicha legislación está constituida por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y su normativa de desarrollo (preámbulo de la LPAC);
• la legislación sobre administración electrónica, en especial el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre; el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad; y el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (así como las distintas Normas Técnicas de Interoperabilidad que emanan de la misma).

El artículo 17 establece además las condiciones de conservación de los documentos en el archivo electrónico único y las medidas de seguridad requeridas:

• “Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones” (art. 17.2).
• “Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos” (art. 17.3).

Aunque la fecha general de entrada en vigor de la ley es el 3 de octubre de 2016, el calendario de aplicación en materia de archivo electrónico en la AGE es el siguiente (Disposición final séptima y Disposición transitoria segunda):

• 3 de octubre de 2017: fecha límite hasta la que se pueden mantener los registros y archivos existentes en el momento de entrada en vigor de la ley; a partir de dicha fecha se dispondrá como máximo, de un archivo electrónico por cada Ministerio.
• 3 de octubre de 2018: fecha de entrada en vigor de las previsiones relativas al archivo electrónico único.

Dos libros imprescindibles para opositores

Y no solo para opositores, pero es lo que me ha venido a la cabeza tras comenzar a leerlos. El primero es el Manual d’arxivística i gestió documental (Barcelona: AAC, 2009) editado por la Associació d’Arxivers de Catalunya. Se trata de una obra colectiva coordinada por Emília Capell y Mariona Corominas que recoge buena parte de los contenidos de Archivística que suelen exigirse en las pruebas selectivas a puestos de archivero/a -de ahí la recomendación-, bastante actualizados, bien estructurados y redactados por reputados profesionales catalanes.

Aún no he terminado de leerlo -es una obra de referencia, no tengo intención de leerlo del tirón, aunque ya han caído unos cuantos capítulos-, pero puedo destacar lo siguiente:

• El primer capítulo (Fonaments teòrics), que gira en torno a la Archivística, sus principios fundamentales y los conceptos de archivo y documento, me ha parecido bastante correcto para una obra como ésta. Y ahora viene el pero: lo he encontrado un tanto clásico (no se si es ésta la palabra adecuada) -estructura y contenidos son similares a los de otros manuales, no se adentra en terrenos resbaladizos y su bibliografía, de hecho, apenas incluye obras de los últimos diez años-. No obstante, entiendo que es lo que toca en un manual, y más siendo el primer capítulo. Además, resume muy bien y de forma fácilmente comprensible las bases del meollo archivístico. Algo que también podría decirse de otros capítulos, como el cuatro (Tècniques de tractament documental), una excelente síntesis sobre el tratamiento archivístico.
• Me ha gustado especialmente el capítulo quinto (El sistema de gestió de documents). Y a lo mejor parece una bobada, pero destacaría las páginas dedicadas al cuadro de clasificación, muy recomendable para que los archiveros no quebequeses ni catalanes y poco acostumbrados a la codificación alfanumérica nos acerquemos a la clasificación uniforme de documentos.
• En ese capítulo me he quedado. Me falta medio libro, más o menos. Seguro -por cuestiones laborales es lo que toca- que leo el noveno (Arxius, ciutadania i accés a la documentació), escrito por Josep Matas, quien ya habló del Manual en su blog. Además, me interesan los capítulos 6 y 7, dedicados, respectivamente, a La gestió dels documents electrònics y a La gestió informatitzada d’un servei d’arxiu. Lo cual está muy bien porque a veces tengo la sensación de que se confunde lo primero con lo segundo. Y el décimo (Els arxius i la comunicació), del que echo de menos tras repasar el sumario y hojearlo un poco, que dedique más espacio a la referencia archivística -algo bastante habitual, por otra parte, en nuestra bibliografía profesional-.

El otro libro es Los archivos provinciales. Qué son y cómo se tratan (Gijón: Trea, 2009), de Ángel Laso Ballesteros. Un nuevo ejemplo de la importantísima labor que viene haciendo Trea al panorama archivístico hispanoparlante, sobre todo desde el lanzamiento de la colección Archivos Siglo XXI que precisamente dirige Joan Boadas, autor de la introducción del Manual de la AAC.

Esta obra, dedicada a los Archivos Históricos Provinciales españoles, consta de dos partes, una primera en la que el autor hace una revisión crítica de la historia y las perspectivas de futuro de estos centros; y una segunda, de carácter más práctico, en la que repasa los principales fondos documentales de estos archivos, dando cuenta de los AHPs en que se encuentra cada uno de ellos (con mención en algunos casos de fechas extremas y volumen) y ofreciendo una breve historia institucional de sus productores. Fundamental para aquellos/as que estén preparando los temas de Fuentes e Historia de las instituciones, pero también para referencistas [nota: el que no se utilice apenas este término en el ámbito archivístico es sintomático -al igual que lo que comentaba antes de la bibliografía- de la poca importancia que se le da generalmente a este servicio]. Lástima que no tenga índices, algo fundamental -desde mi punto de vista- en una obra de referencia como ésta, que puede ser una utilísima herramienta de trabajo y estudio.

En definitiva: dos obras que vale la pena tener en nuestra biblioteca particular, y  que recomiendo especialmente a aquellas personas que me piden bibliografía para preparar oposiciones. ¡Feliz año nuevo y feliz lectura!

Ponencias de CIGAED 2009: el cambio

Están disponibles las ponencias (los textos y/o las presentaciones, pero también los vídeos, aunque ármese de paciencia si quiere ver alguno) del I Coloquio Internacional en Gestión de Archivos y Administración Electrónica de Documentos (CIGAED), organizado por el Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar (Venezuela) el pasado mes de marzo. Como siempre, escribo antes de haberlo leído todo -aunque lo prefiero, que luego se me olvida-. La persona que me llamó la atención sobre este recurso, me recomendó con acierto dos de las ponencias. Esas, al menos, sí que las he leído ya. Y no me resisto a re-recomendarlas y a recoger un par de frases.

En primer lugar, la conferencia inaugural de Antonia Heredia: «La e-Administración y la e-Gestión Documental. Aproximación a una realidad» (tras un buen rato de espera, acabo de descargar el vídeo, pero no me funciona el audio…). En ella, entre muchas otras cosas, habló de cambio:

El factor que introduce la novedad, no es otro, que la aplicación de las nuevas tecnologías a una y a otra [la gestión administrativa y la gestión documental] que afectan a sus metodologías, a los procesos, pero no a la respectiva esencia de ambas. Lo que no quiere decir, ¡que no haya cambio! –claro que los hay, y mucho- empezando por las responsabilidades, las corresponsabilidades, el compromiso mutuo y la inversión.

Y, en segundo lugar, la presentación de la ponencia de José Gregorio Silva, «Archiveros y computistas. Integrar dos conocimientos para la definición de sistemas de gestión documental en las organizaciones», en la que habla de trabajar con otros profesionales, de integrar nuestros conocimientos, de transdisciplinaridad. De archiveros y Arquitectura de la Información, de Web 2.0 y Archivos 2.0. De ser visionarios.

«Los problemas son los mismos, sólo cambia el formato». No es verdad. En realidad, hay problemas diferentes en todos lados. Estamos en un punto de inflexión importante. Entre los que nos hablen de una nueva etapa de la historia habrá muchos charlatanes… Entre los que nos hablen de ella habrá muchos ciegos, muchos distraídos, y muchos que no quieren ver…

Reconocer el cambio, afrontar el cambio, participar del cambio. En un momento (que es también personal) de cambios, la actitud con la que se afronten es fundamental. Así que, por mi parte, trataré de abrir los ojos y estar atento. Porque quiero ver. Aunque a veces me engatusen (o me deje engatusar por) los charlatanes. ¡Buena lectura!

Encuesta: ¿qué es más necesario para que los archiveros participemos en la e-Administración?

Una archivera municipal se lamentaba recientemente en Arxiforum del desconocimiento por parte de su organización, concretamente del personal directivo -político en este caso- e informático -sobre todo hacía hincapié en estos- de los objetivos y funciones del archivo, y mucho menos de los criterios archivísticos necesarios para implementar servicios de e-Administración y gestión de documentos electrónicos, que era la cuestión a propósito de la cual lanzaba su mensaje, y a partir de la cual me gustaría hacer una pequeña encuesta.

En esta situación, seguramente bastante común, y dejando a un lado posturas victimistas (la culpa es de los demás, que no me hacen caso: el «Archivero-Calimero» que decía un amigo), parece que el Archivo -cada archivo en particular o el mundo de los archivos en general- no ha sabido/podido/querido:

• Comunicar su función al resto de agentes que intervienen en el ciclo de vida de los documentos. A lo mejor, porque ésta no está bien definida ni en la normativa, ni en la doctrina archivística.
• Posicionar a sus miembros (los archiveros) como especialistas en el ámbito de la Administración electrónica. A lo mejor, porque no lo somos, o pensamos que no tenemos por qué serlo; y si pensamos que sí, porque no lo hemos demostrado.
• Trabajar codo con codo con otros profesionales, especialmente con los informáticos. A lo mejor, porque no hablamos un mismo lenguaje o carecemos de la formación necesaria para ello.
• …

Todo ello, en detrimento de la profesión y de su compromiso con la sociedad.

Por esta razón, pregunto (y, si la participación es significativa, comentamos los resultado en una anotación posterior):

Había que probar esto de las encuestas, ¿no?

Actualización (19-05-2009): dejo abierta aún la encuesta, esperando que otras almas caritativas participen. ¿168 visitas al post y sólo 16 personas han participado? Ay ay ay… ;-)