Reutilizar la información de los archivos públicos

Ayer leía en dos blogs, concretamente en el de Álvaro Cabezas y en Thinking Twice, sendas referencias a la reutilización de la información del sector público, materia regulada en el caso español por la Ley 37/2007, de 16 de noviembre (BOE del 17 de noviembre [pdf]). Apenas había oído hablar de ella, a pesar de que hace un par de años recuerdo que tuve la ocasión de leer algún documento al respecto de la Directiva comunitaria que viene a trasponer la citada ley, pero ya ni me acordaba. Lo dicho, que entre ayer y hoy he estado leyéndola y me gustaría hacer algunas reflexiones al respecto [perdón por la excesiva extensión del post].

Esta norma “tiene por objeto la regulación básica del régimen jurídico aplicable a la reutilización de los documentos elaborados o custodiados por las Administraciones y organismos del sector público” (art. 1), entendiendo por reutilización “el uso de documentos [en su acepción genérica] que obran en poder de las Administraciones y organismos del sector público, por personas físicas o jurídicas, con fines comerciales o no comerciales” (art. 3.1). Y a cambio, en caso de que se así se estableciera, de unas posibles contraprestaciones económicas (art. 7). Dicha reutilización se puede realizar a través de diversas modalidades (art. 4.2):

a) Reutilización de documentos puestos a disposición del público sin sujeción a condiciones.
b) Reutilización de documentos puestos a disposición del público con sujeción a condiciones establecidas en licencias-tipo.
c) Reutilización de documentos previa solicitud, conforme al procedimiento previsto en el artículo 10 o, en su caso, en la normativa autonómica, pudiendo incorporar en estos supuestos condiciones establecidas en una licencia.

Como ya he dicho, supone la trasposición de la Directiva 2003/98/CE, pero lo que nunca se suele decir cuando se habla de la incorporación del contenido de una Directiva comunitaria a nuestro ordenamiento jurídico, es si se ha cumplido o no el plazo establecido para su trasposición. En el caso de España, la entrada en vigor de la ley se produjo dos años y pico más tarde del plazo establecido, por lo que el Estado fue condenado por el TJCE.

Pero volviendo al contenido de la ley: ¿en qué medida puede afectar esta ley a los archivos de las administraciones públicas? A pesar de que algunas personas puedan opinar lo contrario, no creo que, al menos por lo que se refiere al ámbito de los archivos (o al de las bibliotecas u otros centros de información y documentación), éstos tengan que quedar completamente al margen de la normativa. Y no sólo por la previsión de que “lo previsto en esta ley no restringirá las previsiones más favorables que sobre acceso o reutilización se establezcan en las leyes sectoriales” (art.3.4) -tres previsiones en una misma frase: más vale prevenir-. También porque, en primer lugar, cuando la norma se refiere expresamente a los archivos de las administraciones públicas, lo hace para excluir de su ámbito objetivo de aplicación a aquellos documentos conservados en unos archivos, entendidos como “instituciones educativas y de investigación” (art. 3.3.g) o como “instituciones culturales”, denominando en este caso expresamente a estos archivos como “archivos históricos” (art. 3.3.h). Nada dice, por tanto, de los archivos entendidos como órganos de gestión, por lo que, con las salvedades recogidas en la ley (art.3.3), el contenido o la reproducción digital (que no el documento de archivo en sí mismo) de determinados documentos de ciertas series podrían ser objeto de reutilización. Claro, que para que esto pudiera llevarse a cabo, sería necesario que el archivo contara con los medios suficientes para poner en valor estos documentos. En este sentido, el artículo 4.5 señala que:

Las Administraciones y organismos del sector público facilitarán mecanismos accesibles electrónicamente que posibiliten la búsqueda de los documentos disponibles para su reutilización, creando sistemas de gestión documental que permitan a los ciudadanos la adecuada recuperación de la información, tales como listados, bases de datos o índices y portales que enlacen con listados descentralizados.

En segundo lugar, y con respecto a los archivos históricos, creo que el texto de la ley puede dar lugar a dudas e interpretaciones varias, que esperemos sean clarificadas por las normas sectoriales que se dicten para su desarrollo y aplicación. ¿Cuál era exactamente el objetivo del legislador al excluir de la reutilización los documentos conservados en archivos históricos? Supongo que no permitir la reutilización de los documentos de archivo. Pero, ¿qué pasa con las unidades de descripción almacenadas en bases de datos en línea? ¿Y con las reproducciones digitales de los documentos de archivo, vinculadas generalmente a dichas unidades de descripción? Si aplicamos la definición genérica de documento que emplea la ley (art. 3.2), quedarían excluidos. Pero, vuelvo a repetir, ¿era ésta la intención del legislador? De hecho, la ley se limita a reproducir lo que dice la Directiva europea.

En otros países, como el Reino Unido, a pesar de que la norma al respecto -de 2005, por lo que nos sacan dos años de ventaja que les habrán permitido extraer algunas conclusiones, que han plasmado en un informe [pdf] de acceso público (y seguramente reutilizable) que aún no he podido leer- también excluye, de acuerdo con la Directiva, a los documentos conservados por “educational and research establishments, such as (…) archives” y “cultural establishments, such as (…) archives”, la interpretación que se ha hecho de la misma no ha impedido que los Archivos Nacionales pongan a disposición de los interesados una serie de licencias (algunas pueden suponer una contraprestación de entre el 7 y el 15% de los beneficios: ojo a su aplicación como fuente de ingresos) para permitir la reutilización de sus imágenes digitales.

Además, hay que destacar que el órgano encargado de administrar la reutilización de la información del sector público británico (entre otras funciones), la Office of Public Sector Information (OPSI), esté integrada… (sí, ya te lo estabas imaginando) en los Archivos Nacionales.

Operating from within the National Archives, the Office of Public Sector Information (OPSI) is at the heart of information policy, setting standards, delivering access and encouraging the re-use of public sector information. OPSI provides a wide range of services to the public, information industry, government and the wider public sector relating to finding, using, sharing and trading information.

Como ha señalado José Ramón Cruz Mundet, el sistema archivístico del Reino Unido es “posiblemente, el más avanzado de Europa, una organización innovadora y creativa, capaz de ubicar los archivos en el más alto nivel organizacional, como generadores de servicios de alta calidad al gobierno, a los ciudadanos y a los propios archiveros” (La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid: Pirámide, 2006; p. 66).

Ahora bien, dejando un lado que esté abierta o no la posibilidad ¿os parecería bien que se reutilizase determinada información generada por los archivos públicos? En mi opinión, no habría que ver esto como una nueva cesión a las empresas (o a otro tipo de organizaciones) de la gestión de determinados servicios públicos, sino como una posibilidad para que puedan aportar un valor añadido a dichos servicios públicos. Por ejemplo, se podrían ofrecer APIs abiertas de las aplicaciones que soportan los sistemas de información archivística y permitir a terceros construir mashups que conecten contenidos de varias procedencias. Por ejemplo, para que una empresa, una fundación, una universidad… pudiera crear guías de fuentes para la historia de [poner aquí lo que se quiera: Albacete, ganadería lanar, el apellido Tal…]. Las posibilidades son prácticamente infinitas.

Por otro lado, como señala la norma en su preámbulo, “la publicidad de todos los documentos de libre disposición que obran en poder del sector público referentes no sólo a los procedimientos políticos, sino también a los judiciales, económicos y administrativos, es un instrumento esencial para el desarrollo del derecho al conocimiento, que constituye un principio básico de la democracia”. Por esta misma razón, las propias administraciones deberían contemplar la gestión de dicha información en general, y de los documentos de archivo en particular, como una de sus funciones básicas. Una nueva razón para reivindicar el papel de los archivos en la sociedad actual y un mejor lugar en la estructura organizativa de las administraciones, ¿no creéis?

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Incógnitas sobre el proyecto de Portal Europeo de Archivos

Ha sido anunciado a través de Arxiforum, por algunos medios de comunicación y recogido en Archivística.net, supongo que a partir de la nota de prensa que difundió ayer el Ministerio de Cultura [pdf]: España coordinará el proyecto de creación del Portal Europeo de Archivos, en el que participan 12 países y al que la Unión Europea destinará 3 millones de euros. En relación con esta noticia me vienen a la mente algunas cuestiones:

La ausencia del Reino Unido entre los estados promotores del proyecto, cuando han sido los británicos -con Bill Stockting a la cabeza- quienes más (parece) que han trabajado al respecto; al menos, han sido los únicos a los que se les ha oído hablar del tema, tanto en la conferencia de EBNA que tuvo lugar en Kew en 2005, donde se hizo una presentación sobre la iniciativa [ppt]; como en la VIIª Conferencia Europea sobre Archivos (Varsovia, mayo de 2006): EU Internet Gateway/Portal: Introduction and issues [pdf] y EU Portal Workshop: UK national archives network [pdf]; y que participaron en la reunión de expertos del año pasado en Madrid.

La relación que mantendrá el proyecto con la iniciativa de la Biblioteca Digital Europea. Parece ser que se había planteado la posibilidad de iniciar el proyecto a partir de los trabajos llevados a cabo en torno a esta famosa y discutida iniciativa (que recuerdo que pretendía abarca también el ámbito archivístico). En cualquier caso, ya que el mundo de los archivos (no sólo las administraciones públicas: tampoco las asociaciones profesionales, universidades, etc.) parece que no se quiso subir al barco de la Biblioteca Digital Europea, con la pérdida de tiempo y oportunidades de financiación que supone, podría aprovechar la experiencia de los proyectos realizados y en curso a este respecto y sobre materias complementarias.

Y, además, otras incógnitas: el papel que va a desempeñar el conjunto de la comunidad archivística; la posibilidad de desarrollar proyectos complementarios; fuentes de financiación (aparte de los 3 millones de eContentplus); estándares en los que se basará el proyecto; etc.

Demasiadas incógnitas que se irán desvelando con el tiempo… supongo. Ya traté en su momento -e invito a aquellos que no lo hayan leído a hacerlo y opinar al respecto (a pesar del inglés macarrónico en el que está escrito)- sobre la poca transparencia y representatividad de las organizaciones europeas en materia archivística -con la excepción, quizás, del DLM-Forum- y me reafirmo en lo dicho. Cuesta mucho encontrar información sobre sus reuniones y sobre lo que se discute en ellas. Lo más “actual” y relacionado con el asunto del Portal Europeo de Archivos que he encontrado es lo que se dijo en la Conferencia de la EBNA en Berlín [pdf] (abril de 2007):

… Mrs. Menne-Haritz pointed to the start and ongoing work of the newly established European project group for the develpoment of the Internet Gateway. Under the direction of Spain a first meeting was arranged in Madrid on 18 January 2007 which was attended by experts from France, Germany, Italy, Poland, Spain and the United Kingdom. Experiences in the use of EAD in Europe are widespread, particularly in France, Spain [¿cómoorr?] and the United Kingdom, which is clearly an advantage for the Gateway project. The Council of the European Union expects a report on the Internet project in 2008. Together with the new i2010 Initiative of the European Commission, the European Digital Library Project (EDL) has now been extended in order to integrate digital reproductions of archival materials, too.

De las Actas de esa Conferencia merece ser rescatada la -en mi opinión- muy acertada postura que manifestó al respecto el Subdirector General de los Archivos Estatales:

Mr. Cruz Mundet (Spain) argued for a cooperation with national libraries. Moreover, a group of experts from European archives and libraries, rather than deputies of the different member states, should discuss the financing of the portal with the European Commission. On the other hand, a common online access point which leads to separate Internet portals would strengthen the specific identitiy of archival institutions. The archival gateway should also include a special section for archivists.

Y, aunque tampoco venga muy a cuento, una frase de Angelika Menne-Haritz, vicepresidenta del Bundesarchiv, sobre la actitud del usuario frente a los sistemas de información archivística, que anoto aquí para poder recuperarla algún día:

Google users, for instance, “search” and “find”, but archival users additionally wish to “look” and “find out”. That is to say, users of archival gateways often need to discover previously unknown facts and materials that can only be found with the help of context information provided online as part of an intelligent user guidance.

En conclusión, creo que es una noticia estupenda -a pesar de que llega un poco tarde-, pero que el proyecto debería abrirse a toda la comunidad y ser más transparente (lo mismo que pienso de EBNA y EAG). Y aprovecho para mandar desde aquí mi apoyo a todos aquellos profesionales españoles que desarrollarán y liderarán el proyecto.

Otras anotaciones relacionadas:

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PARES por un tubo

Y no sólo por algunas previsiones, sino por su presencia en YouTube, a través de una noticia de Mobuzz.tv colgada por la gente de Biblioteconomía y Documentación.

Es de hace ya unos cuantos meses, pero no lo había visto hasta ahora.

Por cierto, que me ha hecho gracia pensar en cómo ha cambiado el significado de la frase de la presentadora “podéis pasaros horas y horas busca que te busca”: con AER, desde luego que pasabas horas y horas… Alguno sigue esperando todavía los resultados de una búsqueda que lanzó hace dos años ;-)

Vamos a mejor, ¿no?

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Desaparece la tarjeta nacional de investigador para la consulta de archivos estatales (¡¿qué me dices?!)

Aunque no he tenido mucho tiempo para reflexionar sobre ello, transcribo aquí la nota de prensa del Ministerio de Cultura de 3 de noviembre de 2006 (pdf) -de la que muchos nos hemos hecho eco a través de Arxiforum (no por medios internos)- sobre esta cuestión, para darle así una mayor difusión:

El Consejo de Ministros, a propuesta de la ministra de Cultura, Carmen Calvo, ha aprobado en su reunión de hoy un Real Decreto por el que se deroga, para los archivos de titularizad estatal dependientes del Ministerio de Cultura, la obligatoriedad de poseer la tarjeta nacional de investigador. De esta forma, a partir de ahora sólo será necesaria la presentación del Documento Nacional de Identidad, Pasaporte o Tarjeta de Residente a la hora de consultar los fondos de los archivos reseñados, lo que significa una mayor apertura de estas instituciones a todos los ciudadanos.

La retirada de la obligatoriedad de poseer la tarjeta nacional de investigador se basa en que los fondos documentales de estos archivos son únicos y que la Constitución garantiza el acceso a la información y la cultura, por lo que se ha creído necesario facilitar el acceso a los archivos quitando obstáculos que podían dificultar la consulta de las fuentes de la historia.

Asimismo, el Real Decreto aprobado por el Consejo de Ministros supone que no será necesario acreditar las razones que justifiquen la investigación o la consulta de documentos, requisito que a partir de ahora debe configurarse como opcional para el particular, con lo que queda mejor protegida la intimidad personal.

En cualquier caso, para la consulta de los fondos de los archivos a los que se refiere este Real Decreto se mantienen las restricciones actualmente existentes que pueden establecerse por razón de la seguridad y Defensa del Estado, la investigación de delitos y la intimidad de las personas.

… y supongo, que también por razón de preservar la integridad de los documentos, ¿no? Cómo se echa de menos un Reglamento para los Archivos Estatales…

En principio suena bastante bien (era lógico y necesario, qué narices), pero puede tener importantes implicaciones en la gestión (política y sistemas) de usuarios que viene realizándose actualmente en los archivos estatales. Salvando las diferencias, ¿se eliminarán también los carnés para el préstamo en las bibliotecas públicas? En este caso, creo que las van a tener que reemplazar por tarjetas de crédito ;-).

Hablaremos más del tema.

Actualización (28 de noviembre de 2006): a través del blog de la SEDIC me entero de la publicación del Real Decreto 1266/2006, de 8 de noviembre [pdf], por el que se deroga el Real Decreto 1969/1999, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición de la tarjeta nacional de investigador para la consulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos al sistema archivístico español, en lo relativo a los archivos de titularidad estatal dependientes del Ministerio de Cultura.

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