e-Domec: la gestión de documentos en la Comisión Europea (E-DOCPA 2006)

e-Domec (logotipo)El miércoles 22 de noviembre dio comienzo E-DOCPA con una conferencia inaugural pronunciada (en un exquisito inglés, casi del Follow me, que me permitió despojarme de los auriculares) por Frank Brady (y no, no es de esos Brady) sobre E-Domec, siglas de Electronic archiving and Document Management in the European Commission, a cuya presentación se puede acceder desde el sitio del Congreso.

E-Domec es el nombre que ha dado la Comisión Europea (en adelante “CE” o “la Comisión”) a su política de gestión de documentos. Dio sus primeros pasos en enero de 2002, cuando la Comisión enmendó su Reglamento interno con las disposiciones relativas a la gestión de documentos establecidas en la Decisión de la Comisión 2002/47 [pdf] -elaborada a partir del documento C(2002) 99 final [pdf] sobre “Simplification and modernisation of the management of the European Commission’s documents (Action 9 of the interim action plan on simplification)”-. Este marco normativo se vio completado en julio de 2004 con la Decisión de la Comisión 2004/563 [pdf], de 7 de julio de 2004, por la que se modifica su Reglamento interno, en lo que se refiere a los documentos electrónicos y digitalizados.

Los objetivos de esta política son muy claros, como señala Frank Brady en su ponencia:Frank Brady, responsable de e-Domec

  • mejorar la calidad de trabajo de los departamentos de la CE;
  • preservar la memoria de la institución;
  • permitir rendir cuentas de sus acciones al Parlamento, al Consejo, al Tribunal de Cuentas…;
  • y aumentar, en definitiva, la transparencia de la CE ante el ciudadano europeo.

Pero E-Domec no es sólo una política; también es un equipo de trabajo (en el que, por cierto, hay varios españoles) enmarcado en la Secretaría General de la Comisión como unidad B.3 y dirigido por el propio Frank Brady. Los trabajos de esta unidad SG B.3 se desarrollan –siguiendo de nuevo a Brady- en tres niveles:

  1. A nivel normativo, trabajando en las normas de desarrollo de las citadas Decisiones (algunas ya elaboradas, como las de registro, clasificación y valoración; y otras en preparación, como las de transferencias a los Archivos Históricos)
  2. A nivel técnico, con el desarrollo de herramientas informáticas (como el nuevo Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos HERMES, que pretende ser una plataforma común para las distintas aplicaciones que trabajará con un único depóstio/repositorio; ARES -Advanced Records System-, que pretende “acabar” con Adonis 5.3 -a estos de la CE les ha dado por la mitología griega-, la herramienta de registro utilizada en la actualidad; o la aplicación NOM-COM, que gestiona el cuadro de clasificación)
  3. A nivel organizacional, desde su posición central como unidad dependiente de la Secretaría General de la CE y al mismo tiempo en contacto con las diferentes Direcciones Generales, ya que lleva a cabo distintas medidas de formación e información (entre las que se incluye su propio sitio web), y apoya y supervisa el trabajo de los Encargados de Gestión de Documentos (DMOs) de cada departamento o Dirección General.

Por otro lado, el trabajo de e-Domec se encuadra dentro del marco estratégico eCommission, que busca la implantación y el desarrollo de los servicios de la e-Administración en la propia CE, y recogido en el plan i2010 (no I-EUROPA 2010, como se decía en la documentación de E-DOCPA). El futuro que plantea la implementación de la e-Comisión supondrá para su política archivística y de gestión documental, como comentaba Brady, cambios importantes en los hábitos y en la cultura de gestión de documentos existente; en la tecnología de los sistemas de información; en los recursos humanos y presupuestarios destinados al efecto. Va a requerir (de hecho lo está haciendo) la coordinación de un conjunto de profesionales provenientes de distintos ámbitos (archiveros, documentalistas, informáticos, juristas…) y la implicación de la jerarquía al más alto nivel.

Para terminar, me quedo con dos frases de la pequeña entrevista a Frank Brady en La Voz de Asturias con la que enlábamos en la anterior entrada:

…hay que dar el salto y es vital la transparencia porque los ciudadanos tienen derecho a saber y a tener acceso a la información.

Si el Gobierno ofrece los servicios, los ciudadanos los usarán.

¡Qué cosas dice este Brady!

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Coloquio internacional: archivos y e-Administración (E-DOCPA 2006)

Los días 22, 23 y 24 he asistido en Oviedo a E-DOCPA 2006, Coloquio Internacional sobre “Administración de documentos y Servicios a la ciudadanía en la administración electrónica, (I-EUROPA 2010)”, organizado por el Gobierno del Principado de Asturias con la colaboración del Ministerio de Cultura. Programa y ponentes [se pueden consultar, junto a los textos de buena parte de las ponencias, en el sitio del Coloquio] hacían de este evento uno de los más interesantes de la temporada. Si a ello sumamos una organización exquisita y la importante afluencia de público que se congregó en la Biblioteca de Humanidades de la Universidad de Oviedo para escuchar y debatir sobre el papel de los archivos en el nuevo horizonte de la e-Administración, podemos concluir que ha sido, sin lugar a dudas, un éxito.

No obstante habrá muchas cosas que decir sobre lo que se ha hablado estos días en Asturias (yo quiero empezar por matizar algunas cosas que aparecen en la presentación del Coloquio), y espero que aparezca algún que otro comentario en las próximas entradas, que dedicaré exclusivamente a E-DOCPA.

Mientras descansamos de tanto viaje, conferencia y marcha ovetense, una breve lectura: entrevista a uno de los ponentes en La Voz de Asturias.

Frank Brady (responsable de e-Domec, Comisión Europea): “Un apagón no afectaría a los textos electrónicos” ( La Voz de Asturias – 24/11/2006 )

Por último: interesante traducción de “Portal de Archivos Españoles” por “Spanish Files Portal” en la referencia del evento en el sitio de IDABC. Así, con dos PARES.