Encuesta: ¿qué es más necesario para que los archiveros participemos en la e-Administración?

Una archivera municipal se lamentaba recientemente en Arxiforum del desconocimiento por parte de su organización, concretamente del personal directivo -político en este caso- e informático -sobre todo hacía hincapié en estos- de los objetivos y funciones del archivo, y mucho menos de los criterios archivísticos necesarios para implementar servicios de e-Administración y gestión de documentos electrónicos, que era la cuestión a propósito de la cual lanzaba su mensaje, y a partir de la cual me gustaría hacer una pequeña encuesta.

En esta situación, seguramente bastante común, y dejando a un lado posturas victimistas (la culpa es de los demás, que no me hacen caso: el “Archivero-Calimero” que decía un amigo), parece que el Archivo -cada archivo en particular o el mundo de los archivos en general- no ha sabido/podido/querido:

  • Comunicar su función al resto de agentes que intervienen en el ciclo de vida de los documentos. A lo mejor, porque ésta no está bien definida ni en la normativa, ni en la doctrina archivística.
  • Posicionar a sus miembros (los archiveros) como especialistas en el ámbito de la Administración electrónica. A lo mejor, porque no lo somos, o pensamos que no tenemos por qué serlo; y si pensamos que sí, porque no lo hemos demostrado.
  • Trabajar codo con codo con otros profesionales, especialmente con los informáticos. A lo mejor, porque no hablamos un mismo lenguaje o carecemos de la formación necesaria para ello.

Todo ello, en detrimento de la profesión y de su compromiso con la sociedad.

Por esta razón, pregunto (y, si la participación es significativa, comentamos los resultado en una anotación posterior):

Había que probar esto de las encuestas, ¿no?

Actualización (19-05-2009): dejo abierta aún la encuesta, esperando que otras almas caritativas participen. ¿168 visitas al post y sólo 16 personas han participado? Ay ay ay… ;-)

IDABC: servicios paneuropeos de e-Administración. Funcionamiento

Como vimos en la anterior anotación al respecto, el programa europeo IDABC pretende apoyar y promover la puesta en marcha de servicios paneuropeos de administración electrónica, ampliando así los objetivos de su antecesor IDA (Intercambio de Datos entre las Administraciones), fomentando la provisión de estos servicios a ciudadanos y empresas.

El programa es gestionado desde la Dirección General de Informática de la Comisión Europea, que cuenta además con la asistencia de un Comité de Servicios Paneuropeos de Administración Electrónica (CSPAE) compuesto por representantes de los Estados miembros y presidido por el representante de la Comisión. Entre las atribuciones de éste figura la adopción del Programa de Trabajo IDABC y sus correspondientes presupuestos. El programa de trabajo es revisado al menos una vez al año para agregar nuevas actividades y reflejar los cambios significativos en las existentes. Su última revisión fue el 14 de agosto de 2006 [documento pdf en inglés: 1056 Kb].

IDABC cuenta con una dotación financiera de 148,7 millones de euros para el período del 1 de enero de 2005 al 31 de diciembre de 2009. Estos fondos se dividen entre:

  1. Los Proyectos de Interés Común, que pretenden la creación o consolidación de servicios paneuropeos de administración electrónica, desarrollados en apoyo de:
    • Las políticas comunitarias (agricultura, educación, empleo, energía, medio ambiente, pesca, salud, ayuda humanitaria, mercado interior, estadística, normas/regulaciones técnicas, turismo, comercio, transporte), por ejemplo, con la creación de sistemas de información sobre financiación comunitaria, la publicación y difusión de documentos oficiales o el intercambio de datos entre administraciones relativos a conductores, vehiculos, buques y transportistas.
    • Los intercambios interinstitucionales de información (principalmente entre el Consejo, la Comisión y el Parlamento Europeo).
    • La cooperación internacional en este ámbito, tanto con respecto a los países candidatos, como con organizaciones internacionales, prestando especial atención a las inicitivas de cooperación y desarrollo.
    • La continuidad de Proyectos de Interés Común financiados previamente por el programa IDA.
  2. Las Medidas Hortizontales, destinadas a la creación o consolidación de servicios paneuroperos horizontales de administración electrónica, esto es, servicios de infraestructura o actividades estratégicas y de apoyo.
    • Entre los servicios de infraestructura, el programa presta atención sobre la seguridad y fiabilidad de las plataformas para el intercambio de datos y en la gestión de flujos de datos; al desarrollo y coordinación de políticas, servicios y sistemas de autenticación y certificación electrónica; así como a la normalización de los sistemas y herramientas (a través de codificaciones y esquemas XML comunes, un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, la definición de metadatos), la utilización de formatos abiertos, etc.
    • Las actividades estratégicas engloban aquellas de análisis (estudios, informes, comparativas, estadísticas), sensibilización de las partes interesadas y fomento de la creación de servicios paneuropeos.
    • Por último, las actividades de apoyo son aquellas en favor de la gestión del programa -en lo que se refiere a evaluar la calidad y rentabilidad de los proyectos, para aumentar su eficacia y eficiencia- y de la difusión de buenas prácticas en administración electrónica -a través de publicaciones, sitios web, uilizando programas de código abierto en las administraciones públicas…-.

Entre los Proyectos de Interés Común que han sido financiados a través de los programas IDA e IDABC yo destacaría la red de Servicios Europeos de Empleo EURES [ver más abajo], pero hay muchos otros tan o más importantes que éste. Por otro lado, una de las medidas horizontales del programa es MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records), y a él irán dedicados los siguientes posts.

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e-Domec: la gestión de documentos en la Comisión Europea (E-DOCPA 2006)

e-Domec (logotipo)El miércoles 22 de noviembre dio comienzo E-DOCPA con una conferencia inaugural pronunciada (en un exquisito inglés, casi del Follow me, que me permitió despojarme de los auriculares) por Frank Brady (y no, no es de esos Brady) sobre E-Domec, siglas de Electronic archiving and Document Management in the European Commission, a cuya presentación se puede acceder desde el sitio del Congreso.

E-Domec es el nombre que ha dado la Comisión Europea (en adelante “CE” o “la Comisión”) a su política de gestión de documentos. Dio sus primeros pasos en enero de 2002, cuando la Comisión enmendó su Reglamento interno con las disposiciones relativas a la gestión de documentos establecidas en la Decisión de la Comisión 2002/47 [pdf] -elaborada a partir del documento C(2002) 99 final [pdf] sobre “Simplification and modernisation of the management of the European Commission’s documents (Action 9 of the interim action plan on simplification)”-. Este marco normativo se vio completado en julio de 2004 con la Decisión de la Comisión 2004/563 [pdf], de 7 de julio de 2004, por la que se modifica su Reglamento interno, en lo que se refiere a los documentos electrónicos y digitalizados.

Los objetivos de esta política son muy claros, como señala Frank Brady en su ponencia:Frank Brady, responsable de e-Domec

  • mejorar la calidad de trabajo de los departamentos de la CE;
  • preservar la memoria de la institución;
  • permitir rendir cuentas de sus acciones al Parlamento, al Consejo, al Tribunal de Cuentas…;
  • y aumentar, en definitiva, la transparencia de la CE ante el ciudadano europeo.

Pero E-Domec no es sólo una política; también es un equipo de trabajo (en el que, por cierto, hay varios españoles) enmarcado en la Secretaría General de la Comisión como unidad B.3 y dirigido por el propio Frank Brady. Los trabajos de esta unidad SG B.3 se desarrollan –siguiendo de nuevo a Brady- en tres niveles:

  1. A nivel normativo, trabajando en las normas de desarrollo de las citadas Decisiones (algunas ya elaboradas, como las de registro, clasificación y valoración; y otras en preparación, como las de transferencias a los Archivos Históricos)
  2. A nivel técnico, con el desarrollo de herramientas informáticas (como el nuevo Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos HERMES, que pretende ser una plataforma común para las distintas aplicaciones que trabajará con un único depóstio/repositorio; ARES -Advanced Records System-, que pretende “acabar” con Adonis 5.3 -a estos de la CE les ha dado por la mitología griega-, la herramienta de registro utilizada en la actualidad; o la aplicación NOM-COM, que gestiona el cuadro de clasificación)
  3. A nivel organizacional, desde su posición central como unidad dependiente de la Secretaría General de la CE y al mismo tiempo en contacto con las diferentes Direcciones Generales, ya que lleva a cabo distintas medidas de formación e información (entre las que se incluye su propio sitio web), y apoya y supervisa el trabajo de los Encargados de Gestión de Documentos (DMOs) de cada departamento o Dirección General.

Por otro lado, el trabajo de e-Domec se encuadra dentro del marco estratégico eCommission, que busca la implantación y el desarrollo de los servicios de la e-Administración en la propia CE, y recogido en el plan i2010 (no I-EUROPA 2010, como se decía en la documentación de E-DOCPA). El futuro que plantea la implementación de la e-Comisión supondrá para su política archivística y de gestión documental, como comentaba Brady, cambios importantes en los hábitos y en la cultura de gestión de documentos existente; en la tecnología de los sistemas de información; en los recursos humanos y presupuestarios destinados al efecto. Va a requerir (de hecho lo está haciendo) la coordinación de un conjunto de profesionales provenientes de distintos ámbitos (archiveros, documentalistas, informáticos, juristas…) y la implicación de la jerarquía al más alto nivel.

Para terminar, me quedo con dos frases de la pequeña entrevista a Frank Brady en La Voz de Asturias con la que enlábamos en la anterior entrada:

…hay que dar el salto y es vital la transparencia porque los ciudadanos tienen derecho a saber y a tener acceso a la información.

Si el Gobierno ofrece los servicios, los ciudadanos los usarán.

¡Qué cosas dice este Brady!

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Coloquio internacional: archivos y e-Administración (E-DOCPA 2006)

Los días 22, 23 y 24 he asistido en Oviedo a E-DOCPA 2006, Coloquio Internacional sobre “Administración de documentos y Servicios a la ciudadanía en la administración electrónica, (I-EUROPA 2010)”, organizado por el Gobierno del Principado de Asturias con la colaboración del Ministerio de Cultura. Programa y ponentes [se pueden consultar, junto a los textos de buena parte de las ponencias, en el sitio del Coloquio] hacían de este evento uno de los más interesantes de la temporada. Si a ello sumamos una organización exquisita y la importante afluencia de público que se congregó en la Biblioteca de Humanidades de la Universidad de Oviedo para escuchar y debatir sobre el papel de los archivos en el nuevo horizonte de la e-Administración, podemos concluir que ha sido, sin lugar a dudas, un éxito.

No obstante habrá muchas cosas que decir sobre lo que se ha hablado estos días en Asturias (yo quiero empezar por matizar algunas cosas que aparecen en la presentación del Coloquio), y espero que aparezca algún que otro comentario en las próximas entradas, que dedicaré exclusivamente a E-DOCPA.

Mientras descansamos de tanto viaje, conferencia y marcha ovetense, una breve lectura: entrevista a uno de los ponentes en La Voz de Asturias.

Frank Brady (responsable de e-Domec, Comisión Europea): “Un apagón no afectaría a los textos electrónicos” ( La Voz de Asturias – 24/11/2006 )

Por último: interesante traducción de “Portal de Archivos Españoles” por “Spanish Files Portal” en la referencia del evento en el sitio de IDABC. Así, con dos PARES.

IDABC: servicios paneuropeos de e-Administración. Introducción

En junio de 2006 se ha publicado en el sitio web del Consejo Superior de Administración Electrónica (Ministerio de Administraciones Públicas) la última actualización de su estudio La Construcción de los servicios pan-europeos de administración electrónica: estado de la situación de la integración en los servicios panaeuropeos de administración electrónica y actuación de la Administración: el Programa IDABC [documento electrónico]. El otro día lo estuve leyendo a propósito de MoReq (de ello hablaremos en futuros posts) y me pareció que explicaba de forma sencilla y con ilustrativos gráficos lo que hay detrás de esas siglas y en qué se materializa, así como el papel de la Administración española en este Programa. Luego estuve buceando un poco por el portal europa y el Diario Oficial de la Unión Europea y creo que más o menos lo tengo claro. Como introducción a posteriores entradas relacionadas puede estar bien, así que comienzo a soltar el rollo.

IDABC son las siglas de Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens (prestación interoperable de servicios paneuropeos de administración electrónica a las administraciones públicas, a las empresas y a los ciudadanos). Se trata de un programa con base normativa en la Decisión 2004/387/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 21 de abril de 2004 [documento pdf], y un ámbito de aplicación de cinco años (2005-2009). Como señala el art. 2.1 de dicho texto,

El objetivo del programa IDABC es definir, apoyar y promover el desarrollo y establecimiento de servicios paneuropeos de administración electrónica y de sus redes telemáticas interoperables que ayuden a los Estados miembros y a la Comunidad a aplicar, en sus respectivos ámbitos de competencia, las políticas y acciones comunitarias y obtener así importantes beneficios para el sector público, las empresas y los ciudadanos.

IDABC es la continuación de otros dos Programas que prepararon el camino para el despliegue de los servicios de la e-Administración que se desarrollan ahora: los programas IDA e IDA II.

EVOLUCIÓN DE LOS PROGRAMAS IDA-IDABC (1995-2009)

PROGRAMA IDA
(1995-1998)
IDA
II (1999-2004)
IDABC
(2005-2009)
FINALIDAD Interoperabilidad
de los
sistemas de información de los estados miembros
(aprovechamiento de sistemas existentes; política de
estandarización)
Establecimiento
de redes
de transmisión de datos para intercambio de
información (infraestructura, servicios y
aplicaciones)
Desarrollo
y
establecimiento de servicios paneuropeos de administración
electrónica

Como señala la citada Decision 2004/387/CE,

El despliegue de redes telemáticas transeuropeas para el intercambio de información entre las administraciones públicas de toda Europa, las instituciones de la Comunidad y otras entidades como las agencias, servicios y organizaciones europeas que se dedican a fomentar los intereses de la Comunidad no debe considerarse un fin, sino un medio para llegar a servicios de información interoperables y de administración electrónica interactivos a escala paneuropea, partiendo de los beneficios derivados de la cooperación entre las administraciones públicas en toda Europa y aplicando dichos beneficios a los ciudadanos y a las empresas.

Por otro lado, los Programas IDA e IDABC se han integrado en el marco de los sucesivos Planes de acción para el impulso de la Sociedad de la Información en la Unión Europea (eEurope2005, i2010). Sobre esta cuestión puede llerse más en el capítulo 3 del documento del MAP, “IDABC en las estrategias de Administración electrónica de la UE (eEurope 2005, 2010, I+DT,…)“.

Bueno, más o menos esto es lo que es eso de IDA e IDABC. En el siguiente post veremos cómo funciona.