Sobre el entorno de creación, uso y conservación del documento electrónico

Como comentaba en la anotación anterior, uno de los problemas en la configuración de la gestión del documento electrónico y del hasta ahora apenas perfilado Archivo Electrónico Único en las administraciones españolas, es que no parece partir de una definición de los entornos de creación, uso y gestión de los documentos y de su flujo a través de distintos sistemas de información a lo largo de su ciclo de vida (incluida su fase “histórica”).

De una forma sencilla, se podrían distinguir, en función de su propósito principal, tres tipos básicos de sistemas de información que trabajan con documentos de archivo:

  1. Sistemas de tramitación o de gestión de procesos de negocio (business systems): sistemas destinados a la creación o gestión de datos sobre las actividades de una organización, o la administración de uno o varios procesos de negocio de la misma, de forma integral o parcial, incluyendo –como señalan las normas ISO 16175- las aplicaciones cuyo principal objetivo es facilitar las operaciones entre una unidad organizativa y sus clientes (sistemas de comercio electrónico, CRM, bases de datos construidas ex profeso o personalizadas y sistemas de gestión de recursos humanos o financieros). Asimismo, creo que podrían (y deberían) englobarse bajo esta denominación genérica los sistemas corporativos de correo electrónico.
  2. Sistemas de gestión de documentos de archivo (records systems): con carácter general, su objeto es exclusivamente la documentación electrónica administrativa (documentos de archivo). Sus funcionalidades permiten llevar a cabo todos los procesos de la gestión: captura, registro, clasificación, descripción, control de acceso…, hasta la ejecución de los calendarios de conservación y, consecuentemente, la eliminación de los documentos o su transferencia al sistema de archivo definitivo. Para tratar de asegurar una correcta gestión de los documentos, manteniendo un control intelectual eficaz o una “cadena de custodia” a lo largo del continuo de los mismos, en los distintos contextos organizativos y tecnológicos, existen diversas formas de enfocar el diseño y la implantación de este tipo de sistemas. MoReq2010, por ejemplo, diferencia tres tipos de arquitectura:
    • Gestión de documentos centralizada: arquitectura tradicional según la cual los documentos se capturan desde los distintos sistemas de tramitación, para su gestión centralizada en un repositorio controlado por el sistema de gestión de documentos.
    • Gestión de documentos “in situ”: se trata de un modelo emergente en el que la gestión se realiza en el mismo sistema de tramitación en el que se crean, interactuando con el sistema de gestión de documentos.
    • Gestión de documentos “embebida”: en este caso, las funcionalidades del sistema de gestión de documentos son asumidas por el propio sistema de tramitación.

    La complejidad de los sistemas de tramitación y los distintos formatos de la información manejada por los mismos, entre otros factores, pueden llevar a una organización a optar por uno u otro modelo de arquitectura, o a la convivencia de varios en un mismo sistema, aunque compartiendo servicios comunes (clasificación, calendario de conservación, etc.). Además, es posible que por razón de cambios tecnológicos o organizativos se tengan que realizar transferencias entre distintos sistemas de gestión de documentos (lo cual no es muy recomendable por los riesgos para la integridad de los documentos por pérdidas de información contextual que puede ocasionar cada transferencia, como señala el citado MoReq2010).

  3. Sistemas de archivo electrónico (archival systems): finalmente, los documentos de conservación permanente habrán de ser transferidos a un sistema en el que se garantice su preservación o conservación a largo plazo y se facilite su acceso de forma coherente con las necesidades de los usuarios. La mayor parte de las implementaciones actuales de este tipo de sistemas se han definido de acuerdo con el modelo OAIS (Open Archival Information System). Un ejemplo cercano que cuenta con bastantes años de desarrollo a sus espaldas es el proyecto RODA (Repositório de Objetos Digitais Autênticos) de la Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas del Ministerio de Cultura de Portugal, con la colaboración de la Universidade do Minho. Y más cerca aún tenemos a iARXIU, del Consorci Administració Oberta de Catalunya.

Y ante este panorama que se acaba de describir someramente, ¿qué supone el Archivo Electrónico Único? ¿En qué va a consistir? ¿Será una aplicación? ¿Un sistema de información destinado únicamente a la fase de conservación permanente? ¿O quizás se plantee como un sistema institucional de archivo, único para cada administración, que abarque de forma integral todo el ciclo de vida de los documentos? Esta falta de concreción y de vinculación con el entorno en el que se crean, gestionan y mantienen los documentos supone un importante lastre para que las distintas administraciones lleven a cabo su transformación digital. Desde el punto de vista archivístico ya se empiezan a escuchar las primera voces llamando la atención sobre esta cuestión, como muestra el debate abierto estos días en la lista de correo Arxiforum por Alfonso Díaz-Rodríguez con el asunto “Archivo Único”.

En el ámbito de la Administración General del Estado (AGE), esta falta de concreción se percibe en la definición de los desarrollos tecnológicos que se vienen planteando. Así, parece que las funciones de sistemas de gestión de documentos de archivo se quieren cubrir mediante el sistema InSide pero, de momento -y como señalamos en la anterior entrada-, cuenta con unas funcionalidades y herramientas bastante limitadas (parece más un EDMS que un ERKS o EDRMS). Como sistema de archivo electrónico se viene trabajando en Archive, “una aplicación web de archivo definitivo”, aunque en algunas presentaciones que he podido ver parece que pretende funcionar también como sistema de gestión de documentos de archivo (lo cual no sería muy operativo en un sistema que pretende construirse conforme a OAIS).

Aún hay tiempo para alinear esfuerzos y establecer una hoja de ruta que nos lleve a buen puerto. Únicamente hace falta, como ya he dicho, un poco de respaldo político, planificación estratégica y enfoque integral de los proyectos.

 

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Gestión de documentos y archivo electrónico único en la AGE: primeras impresiones

Aprovechando que la semana que viene tendrán lugar en Madrid una Jornada sobre interoperabilidad y archivo electrónico en el marco europeo y el Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos (CNIS), en el que también se abordarán cuestiones relativas a los archivos y la gestión de documentos electrónicos, me gustaría plantear una breve reflexión sobre la manera en que se está trabajando en esta materia en la Administración General del Estado (en adelante AGE) y, especialmente, los problemas que más o menos se pueden detectar “desde fuera”.

Respaldo político, estrategia y planificación

El camino hacia una Administración que documente su actividad por medios exclusivamente electrónicos y mantenga dicho testimonio para sus usos presentes y futuros, a efectos de responsabilidad y memoria, en un Archivo Electrónico Único, se inició hace ya unos años con importantes pasos a nivel legislativo. Principalmente, a través de la normativa emanada de la Ley 11/2007 y, más recientemente, con la nueva ley de procedimiento administrativo. Sin embargo, este impulso legal no parece haber venido acompañado de un también imprescindible impulso político. Al menos, no con el ímpetu que creemos que merece la gestión y el tratamiento archivístico de los documentos electrónicos.

Los archivos no forman parte de la agenda política del Gobierno. No hay una “política archivística común” (aunque sí se han aprobado las políticas de gestión de documentos de dos departamentos ministeriales –Hacienda y Administraciones Públicas y Educación, Cultura y Deporte-), ni se cuenta con un programa estratégico que sirva para aglutinar y coordinar los distintos proyectos existentes (por ejemplo, no se aborda como plan específico en el marco de la Agenda Digital para España -aunque sí existe uno sobre implantación del expediente judicial electrónico-). Tampoco hay un único comité responsable de dirigir los esfuerzos de las distintas partes implicadas (quizás se podría articular a través del recientemente constituido Grupo de Trabajo para el Documento, Expediente y Archivo Electrónicos del Comité Sectorial de Administración Electrónica, en principio destinado a la cooperación entre administraciones).

A ello habría que añadir un mal que parece endémico en lo que a la gobernanza de los proyectos públicos se refiere: la información sobre los mismos suele ser escasa, y trasluce la impresión de no seguir una metodología de gestión para su diseño e implementación. Y, si lo hace, de que o bien no se documenta adecuadamente, o su documentación no se difunde de la forma más deseable (¿llegará a ingresar en su día en el Archivo Electrónico Único?). El elemento clave es la aparente ausencia de una definición clara de los proyectos, esto es, que los mismos partan del establecimiento y priorización de unos objetivos concretos, sobre la base de unas necesidades y unos recursos disponibles previamente identificados, lo cual hace muy difícil analizarlos y ponerlos en común.

Todo ello (carencia de impulso político, liderazgo, programa integral y adecuada definición de los proyectos) supone, en mi opinión, un lastre a la hora de avanzar en este camino. Y se encuentra detrás de otro eje de problemas: la falta de vocación integral de los proyectos.

Vocación integral de los proyectos

Los principales esfuerzos que está llevando a cabo la AGE en esta materia se están concentrando en el desarrollo de aplicaciones tecnológicas, fundamentalmente a través de dos proyectos:

  • Por un lado, el constituido por la Suite InSide, un conjunto de aplicaciones que se presenta como sistema para la gestión integral de documentos electrónicos pero que, por lo que desprende la lectura de la documentación disponible, está básicamente destinado a la creación de documentos y expedientes electrónicos conformes a los requisitos ENI (bien ex novo, bien desde algunas -pocas por el momento- aplicaciones, bien a partir de una digitalización) y su almacenamiento, sin incorporar otras funcionalidades y herramientas de gestión de documentos.
  • Por otro, mediante Archive, concebida como “una aplicación web de archivo definitivo” basada en el modelo OAIS, por lo que podemos deducir que estará enfocada a la conservación a largo plazo de los documentos (previamente calificados como de conservación permanente, se entiende), esto es, a la parte representada en color rojo en la parte derecha de la infografía que encabeza esta anotación. Aunque no está muy claro, habida cuenta de la información que aparece sobre la nueva versión que se acaba de difundir hoy mismo:

Archive proporciona las herramientas necesarias para la creación por parte de un super-administrador de un sistema de administración y gestión de Centros de Archivo multidepartamental, así como la integración en Archive de las correspondientes aplicaciones consumidoras y la gestión de los documentos y expedientes electrónicos remitidos por las mismas.

Como puede verse, estas soluciones cubren sólo parcialmente el ciclo de vida de los documentos electrónicos. No parece que se hayan abordado aún los requisitos y funciones de la gestión de documentos que deben de aplicarse en los entornos de creación y uso de los documentos, esto es, en los sistemas de tramitación (business systems, en azul en la imagen). Ni tampoco, cómo va a producirse la gestión de dichos documentos, los sistemas a los que habrán de incorporarse y en los que deberían ser gestionados y controlados con fiabilidad, integridad, conformidad con las normas legales y reglamentarias, exhaustividad y carácter sistemático (ISO 15489:2001), hasta su eliminación o transferencia al archivo definitivo.

En el mismo sentido, otro gran déficit de este proceso es la escasa atención que requiere la construcción de las principales herramientas sobre las que ha de pivotar el sistema: los calendarios de conservación y los cuadros de seguridad y acceso (ambos sobre la base de un cuadro de clasificación que deberá ser funcional). ¿Suponen estos procesos una prioridad en la planificación de los distintos departamentos?

Una problemática común con otras administraciones

Creemos que el éxito de este largo proceso, que no ha hecho sino dar sus primeros pasos, está condicionado a la subsanación de las carencias que pudieran existir en torno a los dos ejes que se acaban de señalar: contar con respaldo político, estrategia y planificación, por un lado; y unos proyectos orientados a abordar la cuestión de forma integral (tanto en lo referido al ciclo de vida de los documentos, como al englobe tanto de los aspectos tecnológicos como de los archivísticos).

Unas carencias que, por lo que parece, se repite en otras administraciones. Valga como muestra un extracto de las notas que Joan Carles Faus, encargado del archivo de Gandía, recogió al respecto de las conclusiones de la Jornada técnica de gestión documental que el pasado 16 de febrero reunió a los responsables técnicos de entidades públicas de las tres provincias valencianas, y que publica el blog eAdmin Journal:

  • La falta de estrategias claras y uniformes en gestión documental electrónica, provoca una deriva casi exclusivamente tecnológica en muchas entidades locales. […]
  • El 90% del éxito en la utilidad de una aplicación informática no está en la tecnología, sino en la toma de requisitos y en la cultura del cambio. La afirmación de que hay demasiada tecnología y poca organización, refleja ritmos bien diferentes entre el área TIC y las políticas de organización y gestión documental. Particularmente, la comunidad profesional archivística ha de ser consciente de su rol en la trinchera de la producción documental electrónica, y establecer líneas de intervención unívocas más allá de la custodia patrimonial, y el área jurídica organizativa no derivar la posibilidad de éxito únicamente a los recursos informáticos (hardware y software).
  • Las herramientas tic de gestión electrónica han de acompañarse y complementarse obligatoriamente con políticas y estrategias de gestión documental. La ausencia de este marco archivístico en las organizaciones genera la producción de “bolsas” de documentación digital sin contextualización en las funciones de las entidades, imposibilitando la aplicación del ciclo de vida y la preservación sostenible de las fuentes primarias de información. Paradójicamente, el acceso a la información pública podria truncarse precisamente en escenarios de producción electrónica exclusivamente bajo la óptica de aplicaciones informáticas.
  • Se deben planificar las acciones en el ámbito de la gestión de documentos / gobierno electrónico de manera secuencial y acumulativa, evitando en lo posible las acciones aisladas o faltas de planificación.[…]
  • La multidisciplinaridad de roles técnicos que tienen que vehicular y liderar la gestión documental electrónica es una evidencia, desde juristas, informáticos, responsables de innovación, modernización, gestión documental y archivo. Aun así, las Administraciones públicas no tienen actualmente una estructura de personal adecuado a las exigencias de este nuevo escenario exclusivamente electrónico. Hace falta la adecuación urgente de los roles, las responsabilidades, y la relación de puestos de trabajo para apoyar con garantías al nuevo paradigma de producción electrónica.

Esperemos que en las citas de la próxima semana se den a conocer mejoras en estos sentidos, que permitan seguir avanzado por el buen camino. Por la cuenta que nos trae.

Nota: la imagen de cabecera (“Information flow between live and archival systems”) ha sido extraída del documento Introduction to the Common Specification for Information Packages in the E-ARK project, uno de los entregables del proyecto E-Ark.

 

Gestión de documentos electrónicos en la ley de procedimiento administrativo

Nota: este texto está relacionado con un ejercicio que he planteado en un curso que imparto estas semanas para la Asociación de Archiveros de Castilla y León (Acal). No es tanto un análisis de la ley desde el punto de vista de los archivos y de la gestión de documentos, o de sus implicaciones sobre los sistemas públicos de archivos, como un mero resumen de las principales disposiciones relativas a estas materias que publico a modo de apuntes a los que poder remitirme en ocasiones futuras.

La nueva ley de procedimiento administrativo (Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en adelante LPAC) ha venido a consagrar al medio electrónico como la principal forma en que las administraciones públicas españolas han de testimoniar su actividad (art. 36.1) y al archivo electrónico único que habrá de constituirse en cada administración, como el principal depositario de los documentos electrónicos que constituyen dicho testimonio (art. 17).

Para este nuevo contexto, la LPAC recoge una serie de disposiciones básicas sobre gestión de documentos, que abordan principalmente cuestiones relativas al diseño, la creación y el registro –en su caso- de los documentos, su agrupación en forma de expedientes y su posterior transferencia o captura en un archivo electrónico único.

El diseño, la creación y el registro de los documentos

  • Documentos emitidos por la Administración: el documento público administrativo. La nueva LPAC define los documentos públicos administrativos como aquellos “válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas”. Dicha emisión habrá de realizarse, en consonancia con lo indicado arriba, “por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia” (art. 26.1). Abundando en ello, el apartado segundo del artículo 26 recoge los requisitos de contenido (información de cualquier naturaleza –aunque preferiblemente escrito, como se indicó antes-), contexto (o más bien, información de contexto: datos de identificación que permitan su individualización; referencia temporal del momento en que han sido emitidos; metadatos mínimos; firmas electrónicas correspondientes) y estructura (soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado) necesarios para la validez jurídica del documento público administrativo.
  • Documentos recibidos por la Administración. En el mismo sentido, la ley promueve que todos los documentos que hayan de recibir las Administraciones Públicas lo hagan a través de medios electrónicos o previa digitalización en las oficinas de asistencia (art. 16.1 y 16.5). No en vano, las Administraciones están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo (art. 27.4), devolviendo el original a los mismos. De conformidad con el art. 27.3.b:

    Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
    Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

    Para facilitar el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de las Administraciones Públicas o que hayan sido elaborados por estas (art. 53.1.d), se habilita a la administración (art. 28.2) para que pueda recabarlos electrónicamente –siempre que no exista oposición expresa del interesado o que la ley especial aplicable requiera del consentimiento expreso del mismo para ello- a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
    Una vez capturados y anotados los correspondientes asientos en el Registro Electrónico General, los documentos recibidos por las Administraciones “serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas” (art. 16.1).

Formación de los expedientes electrónicos

Tras su emisión o recepción, los documentos habrán de incorporarse, en su caso, a su correspondiente expediente. El art. 70 define en su primer apartado al expediente administrativo como “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”. Abundando más en la definición, el  apartado segundo del mismo artículo señala que

Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.

Por el contrario, no formará parte del expediente administrativo la información auxiliar o de apoyo, entendiéndose como tal (art. 70.4):

  • la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas;
  • las notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas;
  • los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.

La Ley aboga por una instrucción automatizada de los expedientes. Según el art. 75.2:

Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables y la tramitación ordenada de los expedientes, así como facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos.

El Archivo Electrónico Único

Una vez finalizados los procedimientos de los que son testimonio, los documentos deberán ser transferidos o capturarse en un archivo electrónico único para cada Administración, “en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable” (art. 17.1). Es más, “siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley, deberán digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora aplicable” (Disposición Transitoria 1ª).

Se entiende que la remisión a “la normativa reguladora aplicable” hace referencia, de forma particular, a:

El artículo 17 establece además las condiciones de conservación de los documentos en el archivo electrónico único y las medidas de seguridad requeridas:

  • “Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones” (art. 17.2).
  • “Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos” (art. 17.3).

Aunque la fecha general de entrada en vigor de la ley es el 3 de octubre de 2016, el calendario de aplicación en materia de archivo electrónico en la AGE es el siguiente (Disposición final séptima y Disposición transitoria segunda):

  • 3 de octubre de 2017: fecha límite hasta la que se pueden mantener los registros y archivos existentes en el momento de entrada en vigor de la ley; a partir de dicha fecha se dispondrá como máximo, de un archivo electrónico por cada Ministerio.
  • 3 de octubre de 2018: fecha de entrada en vigor de las previsiones relativas al archivo electrónico único.

Encuesta: ¿qué es más necesario para que los archiveros participemos en la e-Administración?

Una archivera municipal se lamentaba recientemente en Arxiforum del desconocimiento por parte de su organización, concretamente del personal directivo -político en este caso- e informático -sobre todo hacía hincapié en estos- de los objetivos y funciones del archivo, y mucho menos de los criterios archivísticos necesarios para implementar servicios de e-Administración y gestión de documentos electrónicos, que era la cuestión a propósito de la cual lanzaba su mensaje, y a partir de la cual me gustaría hacer una pequeña encuesta.

En esta situación, seguramente bastante común, y dejando a un lado posturas victimistas (la culpa es de los demás, que no me hacen caso: el “Archivero-Calimero” que decía un amigo), parece que el Archivo -cada archivo en particular o el mundo de los archivos en general- no ha sabido/podido/querido:

  • Comunicar su función al resto de agentes que intervienen en el ciclo de vida de los documentos. A lo mejor, porque ésta no está bien definida ni en la normativa, ni en la doctrina archivística.
  • Posicionar a sus miembros (los archiveros) como especialistas en el ámbito de la Administración electrónica. A lo mejor, porque no lo somos, o pensamos que no tenemos por qué serlo; y si pensamos que sí, porque no lo hemos demostrado.
  • Trabajar codo con codo con otros profesionales, especialmente con los informáticos. A lo mejor, porque no hablamos un mismo lenguaje o carecemos de la formación necesaria para ello.

Todo ello, en detrimento de la profesión y de su compromiso con la sociedad.

Por esta razón, pregunto (y, si la participación es significativa, comentamos los resultado en una anotación posterior):

Había que probar esto de las encuestas, ¿no?

Actualización (19-05-2009): dejo abierta aún la encuesta, esperando que otras almas caritativas participen. ¿168 visitas al post y sólo 16 personas han participado? Ay ay ay… ;-)

Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan (reseña)

lib_jss_docelecEstas Navidades, mientras buscaba algún libro para regalar, me topé con el libro Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan (Gijón: Trea, 2008). Aunque es un tema que me llama la atención, no puedo decir que sepa mucho sobre ello. Por eso, y porque había leído otras cosas de su autor, Jordi Serra (página personal en la UB y ficha del directorio EXIT) -uno de los máximos especialistas de nuestro país en la materia-, que me habían gustado, pensé que podría estar bien comprarlo para echarlo un vistazo “un día de estos”. Creo que no me equivoqué. Después de una primera lectura, tengo la impresión de que el libro de Serra es de lo mejorcito que se ha publicado en los últimos tiempos en lo que a bibliografía archivística se refiere.

Se trata de un librito de no muchas páginas, en la línea de lo que ha venido saliendo en la colección Archivos Siglo XXI (lleva hasta la coletilla “Qué son y cómo se tratan”, como otros títulos de la misma colección). Consta de tres capítulos: en el primero (¿Por qué nos preocupan los documentos electrónicos?) se tratan cuestiones básicas sobre el documento electrónico, la problemática y los retos que plantea su gestión… Quizás, los temas que más se han repetido en la bibliografía española al respecto, aunque en esta ocasión tratados de forma sencilla en apenas quince páginas. El segundo (¿Cómo gestionar los documentos electrónicos?), que es el que más me ha gustado, aborda la gestión a lo largo de todo el ciclo de vida: objetivos, recursos necesarios, metodología y tratamiento archivístico. Y el tercer capítulo (¿Cómo conservar los documentos electrónicos?), referido a la conservación a largo plazo, me ha resultado la parte más árida, quizás porque trataba aquello de lo que menos había leído con anterioridad.

Lo que más me ha gustado del libro:

  • Que los contenidos están muy bien organizados.
  • Que está escrito desde un punto de vista más práctico que teórico y más pragmático que dogmático. Además, en un estilo bastante directo: no se pierde dándole vueltas a un único concepto ofreciendo infinitas definiciones, sino que explica de forma sencilla la significación que pretende y así consigue avanzar en un discurso coherente y de fácil (por lo general) aprehensión.
  • Que está muy actualizado en lo que a bibliografía y proyectos (internacionales en ambos casos) se refiere.

Lo que menos:

  • Que en ocasiones se echan de menos algunas notas ampliatorias y explicativas, e incluso un mayor número de referencias.

Hay algunas partes que tengo que releer; por ejemplo, la referida a la valoración, así como el citado tercer capítulo. No obstante, no puedo sino recomendar este libro. A mí por lo menos me está ayudando bastante a (empezar a) ponerme al día en este tema.

¿Hay alguien por ahí que también lo haya leído?

Nueva reunión del DLM-Forum: Lisboa, 22-23 de noviembre

A través del weblog del DLM-Forum leo la convocatoria de su próxina reunión, que tendrá lugar en Lisboa a finales de año:

The DLM Forum Executive Committee are delighted to announce the programme for the DLM Forum Members Meeting taking place in Lisbon, Portugal, 22nd and 23rd November 2007, and kindly hosted by the National Archives of Portugal.

Según el programa [pdf] difundido, el primer día estará dedicado a tratar diversos aspecto de MoReq2, del que tratamos en su momento y al que seguro que volvemos en su momento porque el proyecto tenía bastante buena pinta. Y el segundo día, se presentan una serie de proyectos relacionados con los documentos electrónicos a los que tampoco conviene perder de vista:

  • DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment) es una herramienta elaborada por el Digital Curation Centre del Reino Unido y el proyecto europeo DigitalPreservationEurope, destinada a facilitar un sistema de auditoría interna para repositorios de documentos digitales.
  • RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos) es un proyecto portugues cuyo objetivo principal es la construcción de un prototipo de archivo digital.
  • El que más me ha sorprendido (y muy gratamente, todo hay que decir): un proyecto de difusión del AGA que utiliza Google Earth para mostrar y organizar espacialmente fotografías procedentes del fondo del Patronato Nacional de Turismo (70.000 imágenes).

El mismo día, el encuentro concluye con un debate sobre el futuro de la profesión archivística. Como puede verse, un programa completito, aunque quizás demasiado condensado. En cualquier caso, seguro que las comunicaciones son muy interesantes, y esperemos que se difundan a través del blog de la organización, como han hecho con otros eventos.

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Lo que viene: MoReq2

MoReqLa actualización y extensión de MoReq era una de las recomendaciones recogidas en el Informe sobre los archivos en la Unión Europea ampliada (Report on archives in the enlarged European Union [pdf]) de 2005 (recomendación 5b.1), ratificada posteriormente por el Consejo a través de su Recomendación de 14 de noviembre de 2005, relativa a medidas prioritarias para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa (DOUE L 312, 29-11-2005). El anuncio de la licitación se publicó el 12 de julio del año pasado y, finalmente, Cornwell volvió a llevarse el gato al agua.

¿Cuáles son los objetivos que se plantea MoReq2?

A) Tener en cuenta los nuevos estándares -la norma internacional ISO 15.489, la especificación británica TNA 2002, la norma alemana DOMEA CONCEPT, la noruega NOARK, la ISAAR(CPF), etc.- y buenas prácticas desarrolladas a lo largo de los últimos años, así como las conclusiones extraídas de la aplicación práctica de MoReq.

B) Extender el modelo de requisitos para cubrir nuevas áreas importantes y fortalecer las existentes. Entre las nuevas áreas se encuentran, por ejemplo:

  • integración con sistemas de gestión de contenidos, especialmente en lo relativo al control de materiales de sitios web;
  • trabajo sin conexión y remoto;
  • definición y descripción de procesos del tratamiento archivístico (record keeping);

Las secciones que se actualizarán serán, especialmente, las del capítulo “Otras funcionalidades”, que ahora pasa a denominarse “Módulos opcionales”, e incluirá:

C) Incluir herramientas para poder realizar un análisis de conformidad con la especificación; de esta forma, se pretende afirmar la influencia de MoReq en la partes interesadas (industria, proveedores, organizaciones); y permitir demostrar inequívocamente si un producto (un SGDEA o una aplicación destinada a algún módulo específico) cumple los requisitos de MoReq2.

D) Dotar a MoReq de mayor flexibilidad, que tenga en cuenta las distintas tradiciones y marcos legislativos de los diferentes estados miembros, así como las distintas necesidades de cada organización. Para ello, se va a dotar a la especificación de una estructura articulada en torno a diversos módulos.

Para el desarrollo de MoReq2 volverá a tener un importante papel el DLM Forum. Desde hace no mucho, cuentan con un blog desde el que se puede acceder a un montón de documentos interesantes sobre MoReq2 y otras actividades del foro (curiosamente, desde que ha aparecido este blog no se puede acceder al sitio de DLM-Network). Estaremos atentos a lo que vayan publicando, al igual que haremos con el sitio del proyecto que ha lanzado Cornwell Management Consultants plc.

Actualización (16/04/2007) : pueden ir consultándose diversos capítulos del borrador, y enviar los comentarios al respecto que se consideren a través del sitio de MoReq2.

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