Un proyecto 2.0 de aquí al lado

docum01En esta anotación resumo (de hecho, casi “corto y pego”) lo expresado por Florence Beaume y Valery Vesson en “L’indexation collaborative aux Archives Departamentales de l’Ain”. La Gazette des Archives, nº 207 (2007); número dedicado a Archives et Internet: contributions et témoignages, pp. 107-114. Siento no haber podido completar/actualizar la información trasteando un rato en el sitio web del archivo. En otra ocasión será.

Espero vuestros comentarios…

El punto de partida

Los Archivos Departamentales de Ain (Francia) comenzaron a digitalizar sus fondos en 1999, a partir del microfilm del registro civil realizado por los mormones. Cuatro años más tarde pusieron estas imágenes a disposición de los usuarios en la sala de consulta, a través de una aplicación que permitía a los mismos “describir” las imágenes a partir de unos puntos de acceso predeterminados, referidos a los datos de las personas inscritas y citadas en los asientos registrales. No obstante, y a pesar de que durante un par de años se realizaron campañas formativas al respecto, los investigadores no fueron receptivos en principio (sobre todo por el hecho de tener que acceder a la imagen digital de los documentos a través de la aplicación, en lugar de consultar directamente los originales). Mientras tanto, algunas personas interesadas (y relacionadas de una u otra manera con el archivo) indizaron los libros de algunas comunas a modo de prueba, así como una persona contratada en 2004-2005 gracias a un convenio con una asociación genealógica. Gracias a ello, en 2006 se habían indizado unas 130.000 imágenes de un total cercano a los 2 millones (un 6,5%).

El salto a la Red

En 2007 se decidió trasladar el proyecto a la Red y abrirlo a todos los internautas, ampliado ya a nuevos conjuntos de documentos. Para dotarlo de un cierto grado de control, se estableció un protocolo basado en dos métodos. En primer lugar, con la inscripción (registro) del usuario en el sistema, que incluye un test de paleografía de lectura para evaluar su pericia y el requisito de aceptar unas condiciones del servicio o “Carta de los contribuyentes”  (disponible en pdf). En segundo lugar, mediante la atribución de las imágenes que puede indizar un usuario a través de “lotes” establecidos por el administrador del sistema, en función del nivel de lectura del usuario, así como de las preferencias geográficas, cronológicas, etc. expresadas (si lo desea) por el mismo, si bien existía el propósito de permitir al usuario atribuirse personalmente los lotes. Además de este control a priori, se establecieron también métodos de control a posteriori, efectuados tanto por el administrador (que revisa el primer lote que elabora cada usuario registrado) como, lo que es un paso más hacia el archivo social, gracias a los errores detectados y comunicados por los propios internautas.

Resultados del proyecto

El balance de los cinco primeros meses de experiencia superó todas las expectativas:

  • Contribuyentes: más de 120 usuarios participaban en el enriquecimiento del sistema, de los cuales 25 se mostraban particularmente activos y regulares. Cada mes se registraban nuevos contribuyentes.
  • Contenidos: se habían indizado 216.000 imágenes , en una base de datos que incluía más de 600.000 nombres.
  • Calidad: los procedimientos de control a posteriori mostraron un índice de errores muy bajo.
  • Potencialidades detectadas: interés pedagógico de cara a determinados grupos de usuarios (por ejemplo, convenios con asociaciones para enriquecer la información); creación de una “red de colaboradores”: interés por fidelizarlos, cultivar su motivación y crear vínculos entre ellos.

¿Qué opinión os merece el proyecto?

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Archivos un poco más 2.0

Voy a utilizar esta anotación (que posiblemente se convertirá posteriormente en página) He creado una página en la que iré recogiendo enlaces a noticias y/o a sitios web de distintos centros o servicios de archivo que utilizan herramientas 2.0 para ofrecer un mejor servicio a sus usuarios. No es el resultado de una búsqueda exhaustiva, sino que son enlaces que iré recopilando según los vaya encontrando, agrupados según el servicio que proporcionan. Podéis colaborar dejando en los comentarios de la página los vínculos que consideréis que deban estar, para ir completando la lista.

¿Se os ocurren algunos ejemplos más?

Actualización (23 de enero de 2008): no me había dado cuenta (es lo que tiene seguir los blogs desde un lector de feeds) de que ArchivesNext lleva bastante más avanzada que yo esta tarea -aunque su objeto de atención sea más amplio-, así que iré completando la lista (con su permiso) en próximas fechas con algunas de las iniciativas que ha recopilado.

Actualización (25 de enero de 2008): ya está creada la página, a la que os remito, ya que no volveré a actualizar este post: Hacia el Archivo 2.0

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Las máquinas en los archivos cuando nosotros somos la máquina = Machines in the Archives when the Machine is Us

A propósito de Richard Cox et alii: “Machines in the Archives: Technology and the Coming Transformation of Archival Reference“. First Monday, vol. 12, nº 11 (2007).

En un momento en el que comienza a hablarse en nuestro país de archivos mecanizados, Richard Cox saca a la luz un artículo en el que se analizan algunas vertientes del impacto que las máquinas están produciendo en el mundo de los archivos.

Aunque, debido probablemente a que es fruto de las investigaciones y reflexiones surgidas a partir de un trabajo de clase que realizaron alumnos de la Universidad de Pittsburgh en el marco de un curso impartido por Cox a principios de este año, este estudio puede parecer que carece de cierta uniformidad y linealidad en el discurso, lo cierto es que resulta bastante interesante y, además, supone una de las primeras manifestaciones por parte de una de las vacas sagradas de la Archivística a favor de lo que comienza a denominarse Archivo 2.0.

El artículo reflexiona sobre las implicaciones que suponen para los archivos las nuevas tecnologías, centrándose en un aspecto fundamental: la relación entre el archivo y el archivero con los usuarios.

Life for the archivist is different than it was a mere decade or two ago and, it seems, working with researchers has irrevocably been transformed.

Para ello, examinan toda una serie de tecnologías que están siendo empleadas -o son susceptibles de serlo- en este contexto, describiendo en cada caso no sólo las posibilidades y ventajes de cada uno de ellos, sino también los posibles problemas que pueden acarrear:

  • En primer lugar, tratan brevemente sobre los sistemas de videovigilancia digital en red, como herramientas que permiten mejorar la función custodia del archivo respecto de sus usuarios presenciales.
  • Con mayor profundidad estudian después los nuevos canales de comunicación entre archivo y usuario, articulándolo en torno a dos vertientes: por un lado, cómo a través del correo electrónico, la mensajería instantánea (IM), el chat… se puede construir un nuevo concepto de servicio de referencia (servicio de referencia virtual o digital); por otro, cómo los sitios web de los archivos se han convertido en un instrumento de difusión y acceso fundamental, y han permitido poner a disposición de una mayor numero de usuarios, nuevos y mejorados sistemas de información.
  • Luego, analizan la digitalización de documentos a través de escáneres y cámaras digitales, tanto por parte del personal del archivo, como por los usuarios a través de sus dispositivos autoservicio y/o los suyos propios; y sus implicaciones con respecto a la conservación, propiedad intelectual, difusión y servicio a los usuarios, llegando a proponer la utilización de flickr en pequeños archivos.
  • Finalmente, introduce las tecnologías de la Web 2.0 en los archivos, destacando las posibilidades del etiquetado social en los sistemas de información archivística.

En definitiva, muchas máquinas, muchas tecnologías que comienzan a emplearse o, al menos, a ser tenidas en cuenta en los archivos. No obstante, archivos y archiveros no deben contentarse con la mera incorporación de tecnologías a su trabajo diario, sino que es necesaria la reflexión y, sobre todo, un cambio profundo de actitud para que supongan realmente una mejora del servicio:

because of these attitudes, incorporating technologies such as e–mail is not improving or speeding up reference service, as one might believe, but perpetuating problems that have not been resolved in face–to–face reference.

Este cambio no supone necesariamente una ruptura con la tradición archivística, ya que en muchas ocasiones no estamos ante procesos totalmente novedosos, sino ante evoluciones de los mismos. Se podría decir que asistimos a un período de transición (“Archives and archivists are clearly in a transitional period in moving from real world to virtual world scenarios”) en el que tendremos que resolver viejos problemas e, inevitablemente, hacer frente a otros nuevos.

Computers are certainly never going to be a panacea for archival reference. For every advantage there will be some problem that needs to be dealt with or at least kept in mind.

Las nuevas formas de interrelación e interacción con un número de usuarios cada vez mayor y más heterogéneo requieren además un conocimiento exhaustivo y diversificado de las necesidades de éstos (estudios de necesidades de usuarios) de cara a planificar determinados funciones de al archivo. Así, procesos archivísticos como la descripción, la referencia y la difusión podrán caminar de la mano del progreso tecnológico y de la cultura informacional de la sociedad, y no a remolque o, lo que es peor, en sentido contrario.

Reference archivists must prepare themselves for a more diverse clientele and new means of communication with users. Also, archival collections will have to communicate more with each other to link their resources on the Web. Rosenbusch leaves us with two questions concerning these situations and their impact on the future of archives: In what areas will shared resources be most beneficial for the users? Will the Internet significantly alter description? It will be interesting to document the evolution of online–finding aids and their effect on archival description.

(…) Finding aids must be reengineered in order to serve users in an online environment. Unfortunately, many archives are spending a great deal of money creating online finding aids and digitizing their documents without studying their users’ information–seeking behaviors. Anderson believes that knowing the needs and habits of the researchers is integral to fostering an effective Web presence. It is important to note that online finding aids should not simply be digital versions of paper–finding aids, since traditional finding aids do not easily translate to a digital environment without some reengineering. The finding aids must be designed with the user in mind, not the archivist.

Bajo este marco, la filosofía y herramientas que proporciona la llamada Web 2.0 se antoja fundamental en esta transición, si bien partimos, como señala el artículo, de una situación de atraso con respecto a otras disciplinas, tanto en lo que se refiere a estudios y literatura profesional, como a la puesta en práctica de experiencias.

Given that archivists thus far have been reluctant (or uncertain about how) to take full advantage of the Internet, it is not surprising that Web 2.0 technologies, examples of which are wikis, folksonomies (or tagging), and blogs, have yet to be embraced by the archival community. However, such collaborative technologies have the potential to transform traditional finding aids and archival reference functions.

Nuevas formas de acceder a la información archivística, más cercanas a la experiencia del usuario y, lo que es más, permitir que el usuario participe del y en el trabajo del archivo, principalmente -como ha señalado Peter Van Garderen- “giving researchers the opportunity to contribute to finding aids” a través, por ejemplo, del etiquetado social de las unidades de descripción en sistemas de información archivística y, en definitiva, de la creación de folksonomías de archivos (archival folksonomies).

When we consider the potential of new technologies in the hands of non–professional but informed users of archives, we begin to see the power of new machines in the archives. (…) Some of the opportunities include diminishing the role of the archivist as gatekeeper, promoting participation and collaboration among users, and enriching the archives itself by tapping into the specialized and diverse knowledge of researchers. However, to reach this goal archivists need to transform traditional concepts inherited from the analog environment and take advantage of the benefits virtual public and academic cultures can offer.

De nuevo volvemos al cambio de actitud necesario por parte de los archiveros. Como dice el artículo, “Certainly, there will be obstacles that are rooted in entrenched academic and archival traditions, belief systems, and practices from the analog world”. Pero vale la pena avanzar si no queremos quedarnos atrás, sin que esto suponga romper nuestras raíces. Cox habla de transitional period; hace unos meses, Lalo lo llamaba tranquila transición:

no creo en el conflicto entre una Archivística tradicional y una nueva Archivística 2.0. Creo más bien en una tranquila transición (sin ruptura) que aglutine la experiencia de muchos años, y de múltiples profesionales, con la nueva tecnología. ¿Iluso? Creo que en esa Archivística estamos o deberíamos estar todos, porque si no no estamos hablando de un verdadero progreso: en la expresión “Archival Science is Us/ing Us” me inclino por la primera parte.

Ahora sólo falta integrar esas máquinas de las que habla Cox, con la Archivística que dice Lalo. Es decir, el “Machine is Us” con el “Archival Science is Us”.

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Archivística 2.0 vs. archivística tradicional: What do archivists want?

Como casi todos los días, hoy he estado echando un vistazo a otros blogs a los que estoy suscrito. Y cómo últimamente estoy un poco vago, voy a hacer un poco de “corta y pega” de un par de ellos y a ver lo que sale.

El primero de ellos es un nuevo archiblog que he conocido gracias a ArchivesBlogs: ArchivesNext.

This blog will attempt to identify what might be “next” for archival institutions by:

1) Exploring Web 2.0 applications and discussing their applicability to archival institutions

2) Identifying existing innovative uses of web technology in archives and related fields.

3) Discussing how applicable the existing archival business model is in the current and emerging information environment, and proposing modifications or a whole new model.

4) Hopefully engaging readers in a dialog about these issues (…).

5) Probably doing some other stuff as well. ()

En cierta manera, me gustaría también enfocar @rchivista en ese sentido, aunque no me quiero cerrar a otros temas, como he hecho hasta ahora. El caso es que después de tanta literatura, debates, críticas… sobre la Biblioteca 2.0, parece que -de la mano de la incipiente archiblogosfera- comienzan a escucharse las primeras voces que hablan de unos archivos, una archivística y unos instrumentos de descripción 2.0.

Por ejemplo, en el otro blog de los dos que me refería antes, Digitization 101, Jill Hurst-Wahl escribe sobre Colecciones digitales y Web 2.0, a partir del sitio web del Walker Art Center de Minneapolis. Vale, no es un archivo, pero se pueden sacar muchas ideas perfectamente aplicables: blogs, podcasts, alertas de correo electrónico, webcasts, feeds RSS.

The result?

* Those who are interested in the Walker Art Center are more knowledgeable about its activities and events.
* Some digital collections become more “three-dimensional” with the addition of audio and video.
* People feel more engaged with the Center and its work. We would hope that if people feel more engaged that they are then more supportive of the Center financially.

More institutions need to challenge themselves on adding Web 2.0 tools so that they can reach out and interact with their patrons more. Every tool does not fit every situation, so an institution will need to select those tools that truly fit its needs.

En otro post, habla de la posibilidad de añadir comentarios a los materiales digitales (p.ej. imágenes digitalizadas de documentos de archivo tradicionales).

Allowing users to add comments is a great way of including their knowledge in the collection. Undoubtedly there will be a few people — with long memories — that would enjoy adding what they remember. (Genealogists, especially could have a heyday.)

Suena bien, pero me cuesta verlo puesto en práctica en los archivos españoles (me recuerda aquella anotación que titulé Paleografía 2.0). Quizás para algún fondo o colección en particular…

Lo importante es que están surgiendo nuevas ideas, se ha comenzado a discutir y poco a poco irán apareciendo iniciativas en este sentido. No obstante, hasta el momento no es sino un movimiento minoritario, “atípico”, como dicen en ArchivesNext. Y se preguntan entonces, ¿qué es un archivero típico? Porque, según el/la autor/a, “los archiveros, las organizaciones archivísticas y nuestra profesión en general no está haciendo… nada de lo que pienso que deberían hacer“.

Para intentar comprender el inmovilismo que parece mostrar la comunidad archivística ante las posibilidades que ofrece la Web 2.0, ArchivesNext lanza una serie de preguntas que espero reciban el mayor número de respuestas posibles y que traduzco e interpreto bastante libremente a continuación:

¿De quién buscan un mayor reconocimiento los archiveros? ¿De los unos a los otros? ¿De sus jefes? ¿De la más amplia comunidad del patrimonio cultural? ¿De la sociedad en general?

¿Qué ofrece mayor satisfacción personal a los archiveros? ¿Ayudar a la gente a encontrar documentos pertinentes? ¿Trabajar personalmente con la documentación? ¿Compartir con otros su entusiasmo por los documentos de archivo? ¿Ascender en sus organizaciones?

¿Cómo miden el éxito los archiveros? ¿Satisfaciendo los objetivos cuantificables de su organización? ¿Ofreciendo un servicio a la ciudadanía? ¿No tomando riesgos o no metiéndose en problemas? ¿Evitar el riesgo es más importante que alcanzar el éxito?

¿De qué tenemos miedo? ¿Somos tan reacios a los riesgos que siempre estamos dos pasos por detrás del resto del mundo? Como profesión y como individuos, ¿creemos que esto es aceptable (o al menos deseable)? ¿Lo que más queremos es estar “seguros”?

(…)

So what is more important – what we want, or what we fear? And, I ask again, what do we want?

El debate está servido.

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Paleografía 2.0: reflexiones sobre posibles proyectos de transcripción de documentos de archivo

Transcribing digitized records can be done in the middle of the night in your pajamas from anywhere in the world. […]
Admit it – you would type a page or two yourself, wouldn’t you?

En un post reciente de Jeanne Kramer-Smyth, en su bitácora Spellbound blog (altamente recomendada), la autora reflexionaba sobre la posibilidad de crear sitios web “donde la gente que quisiera pudiera ofrecer voluntariamente su tiempo para la transcripción [de documentos]”. Es decir, una suerte de wiki o sitio colaborativo en el que cualquier persona pueda publicar trascripciones de documentos de archivo (o editar/corregir las ya publicadas) -entiendo que- referenciando su archivo y signatura y, si fuera posible, enlazando a las descripciones correspondientes de dichos documentos y/o sus imágenes digitalizadas, colgadas en los instrumentos de descripción en línea de los diferentes archivos.

Kramer-Smyth pone como ejemplo de su utilidad la transcripción de documentos digitalizados a partir de microfilm cuyo tratamiento con herramientas de OCR no es satisfactorio. Y destaca lo interesante que puede ser para los estudiantes, como oportunidad para trabajar con fuentes primarias. Aplicándolo al contexto archivístico europeo, la cuestión se me hace más interesante si cabe, habida cuenta del volumen y la importancia de los fondos medievales y modernos que conservan nuestros archivos nacionales, regionales, locales, religiosos, en su mayor parte manuscritos, y que emplean sistemas gráficos que conllevan cierta (o bastante) dificultad de lectura, sobre todo para el usuario/investigador no profesional o no académico.

Entre los problemas o desafíos que supondría un proyecto de este tipo, la autora señalaba el de la validación de las transcripciones, o la manera de proporcionar ayuda oformación práctica a los posibles usuarios. Desde mi punto de vista, lanzo aquí una serie de ideas:

  • Quizás en lugar de comenzar proyectos excesivamente abiertos, se podría empezar con iniciativas más limitadas y posteriormente buscar la manera de integrarlas y abrirlas más. Los proyectos podrían ser dirigidos desde departamentos, cátedras o profesores universitarios de Paleografía, para transcribir con sus alumnos en el marco de asignaturas, cursos de doctorado…; y orientados a documentos de archivos del ámbito geográfico de su Universidad.
  • Actualmente, existen múltiples vías de financiación para iniciativas de este tipo. Hay diversos programas europeos en los que podrían encajar estos proyectos.
  • Kramer-Smyth sugiere que al tiempo que se leen-transcriben, se podrían indizar a partir de listas de materia o tesauros predeterminados, o a través de etiquetas, en un entorno de folksonomías. La verdad es que esto estaría bastante bien, para que lo vamos a negar.
  • Se podría llegar a convenios con los archivos para que se transcribiesen series significativas del archivo (las más solicitadas por los usuarios, p.ej.), y que éstas se pudiesen integrar en sus sistemas de información, a ser posible a través de bases de datos documentales que permitan recuperar las descripciones e imágenes digitalizadas buscando sobre el texto completo de los documentos.

Ciertamente, todo esto suena muy bonito pero también bastante utópico. Además, desde el punto de vista de los archivos, puede acarrear algún que otro problema, y el volumen de documentos transcritos a corto y medio plazo puede ser imperceptible en relación con el volumen de los fondos. No obstante, por probar que no quede. Sería la contribución de la Paleografía de lectura a los Instrumentos de descripción 2.0 (a ver si hablamos de este concepto que comienza a leerse por ahí) o, más globalmente, a la Archivística 2.0.