Incógnitas sobre el proyecto de Portal Europeo de Archivos

Ha sido anunciado a través de Arxiforum, por algunos medios de comunicación y recogido en Archivística.net, supongo que a partir de la nota de prensa que difundió ayer el Ministerio de Cultura [pdf]: España coordinará el proyecto de creación del Portal Europeo de Archivos, en el que participan 12 países y al que la Unión Europea destinará 3 millones de euros. En relación con esta noticia me vienen a la mente algunas cuestiones:

La ausencia del Reino Unido entre los estados promotores del proyecto, cuando han sido los británicos -con Bill Stockting a la cabeza- quienes más (parece) que han trabajado al respecto; al menos, han sido los únicos a los que se les ha oído hablar del tema, tanto en la conferencia de EBNA que tuvo lugar en Kew en 2005, donde se hizo una presentación sobre la iniciativa [ppt]; como en la VIIª Conferencia Europea sobre Archivos (Varsovia, mayo de 2006): EU Internet Gateway/Portal: Introduction and issues [pdf] y EU Portal Workshop: UK national archives network [pdf]; y que participaron en la reunión de expertos del año pasado en Madrid.

La relación que mantendrá el proyecto con la iniciativa de la Biblioteca Digital Europea. Parece ser que se había planteado la posibilidad de iniciar el proyecto a partir de los trabajos llevados a cabo en torno a esta famosa y discutida iniciativa (que recuerdo que pretendía abarca también el ámbito archivístico). En cualquier caso, ya que el mundo de los archivos (no sólo las administraciones públicas: tampoco las asociaciones profesionales, universidades, etc.) parece que no se quiso subir al barco de la Biblioteca Digital Europea, con la pérdida de tiempo y oportunidades de financiación que supone, podría aprovechar la experiencia de los proyectos realizados y en curso a este respecto y sobre materias complementarias.

Y, además, otras incógnitas: el papel que va a desempeñar el conjunto de la comunidad archivística; la posibilidad de desarrollar proyectos complementarios; fuentes de financiación (aparte de los 3 millones de eContentplus); estándares en los que se basará el proyecto; etc.

Demasiadas incógnitas que se irán desvelando con el tiempo… supongo. Ya traté en su momento -e invito a aquellos que no lo hayan leído a hacerlo y opinar al respecto (a pesar del inglés macarrónico en el que está escrito)- sobre la poca transparencia y representatividad de las organizaciones europeas en materia archivística -con la excepción, quizás, del DLM-Forum- y me reafirmo en lo dicho. Cuesta mucho encontrar información sobre sus reuniones y sobre lo que se discute en ellas. Lo más “actual” y relacionado con el asunto del Portal Europeo de Archivos que he encontrado es lo que se dijo en la Conferencia de la EBNA en Berlín [pdf] (abril de 2007):

… Mrs. Menne-Haritz pointed to the start and ongoing work of the newly established European project group for the develpoment of the Internet Gateway. Under the direction of Spain a first meeting was arranged in Madrid on 18 January 2007 which was attended by experts from France, Germany, Italy, Poland, Spain and the United Kingdom. Experiences in the use of EAD in Europe are widespread, particularly in France, Spain [¿cómoorr?] and the United Kingdom, which is clearly an advantage for the Gateway project. The Council of the European Union expects a report on the Internet project in 2008. Together with the new i2010 Initiative of the European Commission, the European Digital Library Project (EDL) has now been extended in order to integrate digital reproductions of archival materials, too.

De las Actas de esa Conferencia merece ser rescatada la -en mi opinión- muy acertada postura que manifestó al respecto el Subdirector General de los Archivos Estatales:

Mr. Cruz Mundet (Spain) argued for a cooperation with national libraries. Moreover, a group of experts from European archives and libraries, rather than deputies of the different member states, should discuss the financing of the portal with the European Commission. On the other hand, a common online access point which leads to separate Internet portals would strengthen the specific identitiy of archival institutions. The archival gateway should also include a special section for archivists.

Y, aunque tampoco venga muy a cuento, una frase de Angelika Menne-Haritz, vicepresidenta del Bundesarchiv, sobre la actitud del usuario frente a los sistemas de información archivística, que anoto aquí para poder recuperarla algún día:

Google users, for instance, “search” and “find”, but archival users additionally wish to “look” and “find out”. That is to say, users of archival gateways often need to discover previously unknown facts and materials that can only be found with the help of context information provided online as part of an intelligent user guidance.

En conclusión, creo que es una noticia estupenda -a pesar de que llega un poco tarde-, pero que el proyecto debería abrirse a toda la comunidad y ser más transparente (lo mismo que pienso de EBNA y EAG). Y aprovecho para mandar desde aquí mi apoyo a todos aquellos profesionales españoles que desarrollarán y liderarán el proyecto.

Otras anotaciones relacionadas:

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Nueva reunión del DLM-Forum: Lisboa, 22-23 de noviembre

A través del weblog del DLM-Forum leo la convocatoria de su próxina reunión, que tendrá lugar en Lisboa a finales de año:

The DLM Forum Executive Committee are delighted to announce the programme for the DLM Forum Members Meeting taking place in Lisbon, Portugal, 22nd and 23rd November 2007, and kindly hosted by the National Archives of Portugal.

Según el programa [pdf] difundido, el primer día estará dedicado a tratar diversos aspecto de MoReq2, del que tratamos en su momento y al que seguro que volvemos en su momento porque el proyecto tenía bastante buena pinta. Y el segundo día, se presentan una serie de proyectos relacionados con los documentos electrónicos a los que tampoco conviene perder de vista:

  • DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment) es una herramienta elaborada por el Digital Curation Centre del Reino Unido y el proyecto europeo DigitalPreservationEurope, destinada a facilitar un sistema de auditoría interna para repositorios de documentos digitales.
  • RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos) es un proyecto portugues cuyo objetivo principal es la construcción de un prototipo de archivo digital.
  • El que más me ha sorprendido (y muy gratamente, todo hay que decir): un proyecto de difusión del AGA que utiliza Google Earth para mostrar y organizar espacialmente fotografías procedentes del fondo del Patronato Nacional de Turismo (70.000 imágenes).

El mismo día, el encuentro concluye con un debate sobre el futuro de la profesión archivística. Como puede verse, un programa completito, aunque quizás demasiado condensado. En cualquier caso, seguro que las comunicaciones son muy interesantes, y esperemos que se difundan a través del blog de la organización, como han hecho con otros eventos.

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Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS

3ª Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METSEsta semana se está celebrando en Berlín la 3ª Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS y comienza a moverse la archiblogosfera. No es suficiente consuelo para quienes hubiésemos querido asistir y no hemos podido, pero sirve para hacernos una idea de lo que allí se está tratando, así que seguiremos atentos a futuras anotaciones sobre el evento.

En Pour les formats ouverts ! podemos meternos en harina y saber algo más sobre lo qué allí se está haciendo. Pero de momento sólo han escrito desde la Conferencia en el Archives Hub Blog, donde nos dicen que ayer se habló de EAD -como sabíamos por el programa– y hoy le tocaba el turno a EAC; y nos enteramos de que

Al parecer ha habido quejas acerca de la complejidad del estándar, y Daniel [Pitti] pidió más detalles sobre este problema, ya que están a punto de comenzar los trabajos para reconstruirlo “de abajo a arriba”. [Traducción bastante libre]

Además, recoge una frase de Daniel Pitti que me parece genial:

it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you’re going outside, please dress up in a standard

Ahora que se habla de la escasez de colaboraciones en los blogs, voy a intentar que alguien cuente algo más sobre/desde la Conferencia en @rchivista… A ver si así logramos salir a flote de ese mar de siglas en que se ha convertido la normalización en los archivos.

Actualización (27/04/2007): además del comentario que nos dejó ayer, Amanda Hill escribe hoy una genial reseña sobre la jornada del día 26 en el Archives Hub Blog, del que me ha llamado especialmente la atención un párrafo:

The final session was a panel discussion about a proposed new European gateway to archives. This was interesting. It seems to be a response from European national archivists to The European Library […]. The archive gateway’s scope seems unclear at present and there does not appear to have been any attempt at establishing whether there is public demand for such a system. A seven-year timescale was mentioned, but no funding has yet been secured and the scope seems potentially limitless. I don’t feel that the European archive world has the building blocks in place for such a project yet (unlike the national libraries). But if the project were to focus on making it possible to create those building blocks, then that would be a good place to start. Something like the Spanish project [se refiere al Censo Guía] might be a sensible target for an initial project.

Nueva actualización (3/5/2007) : la buscada colaboración ya es un hecho con el post de Abelardo Santamaría, I-EI-DI, I-EI-SI, I-EI-YI (sólo el título promete).
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Colaboración en Het Archiefforum

Hace unos días recibí una invitación para colaborar en un blog colectivo sobre Archivística, Het Archiefforum | co-blog, un blog que tiene muy buena pinta aunque, como no entiendo nada de holandés… me conformo con las anotaciones o alguna cita que incluyen en inglés.

Y esta lengua es la que he elegido para hacer mi contribución. Nunca antes había escrito algo en inglés, y no es que domine el idioma que digamos, así que mis disculpas de antemano (y gracias Lalo, por revisarlo). El tema elegido no podía sino estar relacionado con la cooperación archivística en la UE -de la que vengo hablando en bastantes (¿demasiados?) posts-, concretamente sobre las organizaciones en que se está articulando dicha cooperación:

Archival organizations at EU level: about DLM, EBNA and EAG

Parece que poco a poco va despertando la comunidad archibloguera europea, ¿no?

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Proyectos europeos de investigación en el ámbito de la documentación

Hace unos meses hablaba de las posibilidades del Séptimo Programa Marco para para la financiación de proyectos relacionados con el ámbito de la documentación y, especialmente, de los archivos. Para ilustrarlo un poco mejor, y aprovechando que estoy haciendo una recopilación de los proyectos europeos que se han realizado o están en fase de ejecución, he elaborado una lista -en ningún modo exhaustiva- de proyectos financiados a través de los últimos Programas Marco.

  1. Documentos audiovisuales y digitales: conservación y acceso
    • AMICTIA (Asset Management Integration of Cultural heritage In The Interchange between Archives) y AMICTIA SE (The StoryboardExtension)
    • BRAVA (Broadcast Restoration of Archives through Video Analysis)
    • COLLATE (Collaboratory for Annotation, Indexing and Retrieval of Digitized Historical Archive Material)
    • ERPANET (Electronic Resource Preservation and Access Network of Excellence)
    • DPE (DigitalPreservationEurope)
    • FIRST (Film restoration and conservation Strategies)
    • PLANETS (Preservation and long-term access to our cultural and scientific heritage)
    • PRESTO (Preservation Technology for European Broadcast Archives) y PRESTOSPACE (Preservation towards storage and access. Standardised Practices for Audio-visual Contents in Europe)
  2. Sistemas de información: hacia la Biblioteca Digital Europea (desarrollo de tecnologías, redes de excelencia, difusión de proyectos)
    • BRICKS (Building Resources for Integrated Cultural Knowledge Services)
    • CHLT (Cultural Heritage Language Technologies)
    • DELOS (A Network of Excellence on Digital Libraries)
    • DigiCULT FORUM (The Digital Culture Forum)
    • SANDALYA (An open platform for accessing, co-operatively authoring and publishing the digital heritage of manuscripts and rare books)
  3. Coordinación de las política y actividades relacionadas con la digitalización del patrimonio cultural
    • HEREIN (European HErItagE Network), a través de sucesivos proyectos, y que se ha consolidado con el apoyo del Consejo de Europa
    • MINERVA (Ministerial Network for Valorising Activities in digitisation) y MINERVA plus, actualmente continuados por MINERVA EC, financiado a través del programa e-Contentplus.

Lo cierto es que apenas he visto por encima su sitio web o la ficha del proyecto en Cordis, por lo que no puedo hacer ninguna valoración. No obstante, me gustaría dedicarle algún post a alguno de ellos.

Hay otros dos proyectos que no he puesto en la lista porque seguro que trato de ellos en alguna ocasión:

  • Uno de ellos es LEAF (Linking and Exploring Authority Files), que pretendía el desarrollo de un servicio internacional de información multilingüe y multimedia sobre personas y entidades, que permitiera recuperar y organizar la información diseminada en un fichero común de autoridades. En este proyecto, financiado por el Quinto Programa Marco y que se desarrolló entre los años 2001 y 2004, participaron la Universidad Complutense de Madrid y distintos archivos y bibliotecas europeas.
  • El otro está actualmente ejecutándose. Se trata de QVIZ (Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics), del que dicen en su sitio web:”QVIZ will research and create a framework for visualizing and querying archival resources by a time-space interface based on maps and emergent knowledge structures. The framework will also integrate social software, such as wikis, in order to utilize knowledge in existing and new communities of practice”. Muy buena pinta, ¿no? Son socios del proyecto, entre otros, los Archivos Nacionales de Suecia y Estonia, así como Telefónica I+D por parte española.

Con esto vuelvo a retomar el blog -abandonado tras semanas de estudio un tanto infructuoso (todo llegará)-, y de nuevo con aires europeos. Puede que sea un poco pesado, pero es que creo que estamos desaprovechando las oportunidades que nos brinda -en este caso en forma de financiación- la UE. Si iniciativas como la famosa Biblioteca Digital Europea (en la que, por cierto, es necesaria una mayor implicación del mundo archivístico si no queremos quedar descolgados de ella) no prosperan, no creo que sea por culpa de la Unión, sino de la falta de apoyo de los estados miembros y de la empresa privada, así como de las asociaciones profesionales, instituciones de educación superior, etc.
¡No echemos balones fuera y aprovechemos las oportunidades!

Fuentes:

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Lo que viene: MoReq2

MoReqLa actualización y extensión de MoReq era una de las recomendaciones recogidas en el Informe sobre los archivos en la Unión Europea ampliada (Report on archives in the enlarged European Union [pdf]) de 2005 (recomendación 5b.1), ratificada posteriormente por el Consejo a través de su Recomendación de 14 de noviembre de 2005, relativa a medidas prioritarias para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa (DOUE L 312, 29-11-2005). El anuncio de la licitación se publicó el 12 de julio del año pasado y, finalmente, Cornwell volvió a llevarse el gato al agua.

¿Cuáles son los objetivos que se plantea MoReq2?

A) Tener en cuenta los nuevos estándares -la norma internacional ISO 15.489, la especificación británica TNA 2002, la norma alemana DOMEA CONCEPT, la noruega NOARK, la ISAAR(CPF), etc.- y buenas prácticas desarrolladas a lo largo de los últimos años, así como las conclusiones extraídas de la aplicación práctica de MoReq.

B) Extender el modelo de requisitos para cubrir nuevas áreas importantes y fortalecer las existentes. Entre las nuevas áreas se encuentran, por ejemplo:

  • integración con sistemas de gestión de contenidos, especialmente en lo relativo al control de materiales de sitios web;
  • trabajo sin conexión y remoto;
  • definición y descripción de procesos del tratamiento archivístico (record keeping);

Las secciones que se actualizarán serán, especialmente, las del capítulo “Otras funcionalidades”, que ahora pasa a denominarse “Módulos opcionales”, e incluirá:

C) Incluir herramientas para poder realizar un análisis de conformidad con la especificación; de esta forma, se pretende afirmar la influencia de MoReq en la partes interesadas (industria, proveedores, organizaciones); y permitir demostrar inequívocamente si un producto (un SGDEA o una aplicación destinada a algún módulo específico) cumple los requisitos de MoReq2.

D) Dotar a MoReq de mayor flexibilidad, que tenga en cuenta las distintas tradiciones y marcos legislativos de los diferentes estados miembros, así como las distintas necesidades de cada organización. Para ello, se va a dotar a la especificación de una estructura articulada en torno a diversos módulos.

Para el desarrollo de MoReq2 volverá a tener un importante papel el DLM Forum. Desde hace no mucho, cuentan con un blog desde el que se puede acceder a un montón de documentos interesantes sobre MoReq2 y otras actividades del foro (curiosamente, desde que ha aparecido este blog no se puede acceder al sitio de DLM-Network). Estaremos atentos a lo que vayan publicando, al igual que haremos con el sitio del proyecto que ha lanzado Cornwell Management Consultants plc.

Actualización (16/04/2007) : pueden ir consultándose diversos capítulos del borrador, y enviar los comentarios al respecto que se consideren a través del sitio de MoReq2.

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MoReq: requisitos funcionales de un SGDEA

Componentes de un SGDEA en MoReqSiguiendo el plan que establecí para abordar la cuestión de MoReq, toca ahora explicar en qué consisten los requisitos que plantea -espero que no sea mucho tostón-. Para ello, haré referencia entre corchetes a la sección correspondiente de la especificación en que se incluyen, de manera que si alguien está interesado en alguna parte en especial pueda encontrarlo más fácilmente.

En la anterior anotación sobre el tema decía que un SGDEA estaba compuesto, de una parte, por el software destinado al efecto; y, de otra, por una serie de procedimientos y políticas (elementos no funcionales). El primero de estos componentes es el principal objeto de la especificación, que incluye no sólo los requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo; también hace una somera relación de las funcionalidades que puede tener el sistema con respecto a:

  • la gestión de documentos de archivo no electrónicos [10.1];
  • la conservación y eliminación de expedientes mixtos [10.2];
  • su relación con los SGDE (partiendo de una diferenciación previa de ambos) [10.3];
  • posibles recursos de flujos de tareas [10.4];
  • la utilización de firmas electrónicas [10.5];
  • soportar tecnologías de encriptación [10.6];
  • utilizar filigranas electrónicas y elementos similares [10.7];
  • su interacción con otros sistemas [10.8].

Además, dedica un capítulo entero [12] a los requisitos que debe tener la aplicación con respecto a la utilización de metadatos, así como a los distintos elementos de éstos para cada nivel de la estructura jerárquica (cuadro de clasificación, expediente, volumen de expediente y documento de archivo).

Por otro lado, MoReq recoge también una serie de requisitos genéricos referentes al segundo de los componentes del SGDEA, a los que denomina “requisitos no funcionales”: la usabilidad del sistema [11.1]; el rendimiento [11.2] y disponibilidad [11.3] que debe proporcionar; su conformidad con las normas técnicas establecidas en cada caso [11.4], así como con las disposiciones normativas y reglamentarias aplicables -¡aquí hace referencia al temido efecto 2000!- [11.5]; y los requisitos a tener en cuenta ante la externalización de servicios y la gestión de datos por parte terceros [1.6].

De esta forma, se abarcan los cuatros ejes que comprende un SGDEA, tal y como ha representado gráficamente Roger Crumpton [pdf: 2,86 MB] en la ilustración que acompaña esta anotación. No obstante, esto se está alargando mucho y por eso dejo sólo mencionados los referidos requisitos y paso a describir brevemente los requisitos funcionales propiamente dichos que establece MoReq:

  • Cuadro de clasificación [3]
    Es el elemento clave de cualquier SGDEA, ya que define el modo en que los documentos electrónicos de archivo, una vez capturados en el sistema, se organizan en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes. Es decir, se les asignan códigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificación a la que pertenecen, lo que permite que el SGDEA los gestione. Estas clases deben reflejar las funciones de la organización, generalmente representadas de forma jerárquica a través del cuadro. A través de cuatro secciones, la especificación enumera los requisitos aplicables a la configuración del cuadro de clasificación [3.1], el trabajo con clases (agrupaciones documentales lógicas en el cuadro de clasificación) y expedientes [3.2], volúmenes (agrupaciones documentales en que pueden dividirse los expedientes muy voluminosos, a efectos de facilitar su gestión) [3.3] y sobre el mantenimiento del cuadro de clasificación [3.4].
  • Controles y seguridad [4]
    Es este capítulo se establecen los requisitos destinados a controlar:

    • el acceso a los documentos del sistema [4.1];
    • la creación de copias de seguridad que permitan recuperar la información de los documentos originales ante cualquier fallo del sistema [4.3];
    • las transferencias y movimientos de los documentos [4.4];
    • la autenticidad de los documentos de archivo [4.5];
    • las condiciones de seguridad de los documentos clasificados [4.6];

    En relación con estos aspectos, la sección 4.2 recoge las pautas necesarias para que el sistema almacene en una pista de auditoría –que podría formar parte de los metadatos asociados a cada documento- cualquier acceso u otra actividad que afecte a un documento de archivo, con objeto de garantizar su admisibilidad jurídica y facilitar la recuperación de los datos.

  • Conservación, eliminación o transferencia [5]
    El sistema debe poder integrar las normas de conservación (tanto las legales como las internas) establecidas para cada expediente y asociarlas a éstos [5.1]. Del mismo modo, la especificación recoge los requisitos para poder gestionar los procesos de revisión de los expedientes una vez alcanzada la fecha o la acción especificada en la norma de conservación (valoración y selección), con el propósito de decidir su conservación, transferencia o eliminación, operaciones que se describen en la sección5.3.
  • Captura de documentos de archivo [6]
    Con el término “captura”, MoReq hace referencia al conjunto de procesos a través de los cuales un documento se incorpora al SGDEA: la captura en sentido estricto -a través de un sistema de entrada flexible, que permita recibir tanto documentos simples como expedientes, en distintos formatos, procedentes de distintos canales de comunicación (redes de área local, redes de área extensa, correo electrónico, fax, correo postal) y con frecuencias de llegada y volumen variables- y el registro (acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador único en el momento de su entrada en el sistema); su clasificación con respecto al cuadro de clasificación establecido; la adición de metadatos; y almacenamiento en el depósito o repositorio correspondiente. La sección 6.4 hace especial mención a los requisitos necesarios para la gestión del correo electrónico.
  • Referencias [7]
    En este capítulo se abordan los requisitos necesarios para que el SGDEA pueda asignar identificadores únicos para referenciar las distintas entidades que lo componen (clases, expedientes, volúmenes, documentos de archivo).
  • Búsqueda, recuperación y presentación [8]
    “Una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere expedientes y documentos de archivo”. Para ello, se establecen requisitos para las herramientas de búsqueda (que puede apoyarse en un tesauro asociado) y navegación del sistema [8.1], así como para la presentación de la información recuperada, bien en forma de visualización en pantalla [8.2], a través de impresión [8.3] o de cualquier otra que resulte necesaria [8.4].
  • Funciones administrativas [9]
    MoReq se ocupa también de los aspectos relativos a la gestión interna del sistema y a las herramientas asociadas a ésta: recuperación del sistema, copias de seguridad, gestión de parámetros y supervisión del estado del sistema, administración de los perfiles de usuario, elaboración de informes…).

Ahora que ya tenemos una idea sobre lo que es MoReq, ¿qué cambios se van a producir con MoReq2? Esto lo veremos mañana (o pasado). Y así me lo quito de encima de una vez ;-)

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