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Aplicación de la macarrovaloración en el INAP, vista por la AGPD

En diciembre de 2004, la Agencia Española de Protección de Datos publicó unas Recomendaciones al Instituto Nacional de Administración Pública como resultado de una inspección de oficio, que pueden verse a través de su sitio web (pdf). Aunque las recomendaciones propiamente dichas apenas tratan el tema, las conclusiones de la inspección incluyen un apartado (5.8) referido a su Archivo y al tratamiento archivístico de los documentos producidos por este organismo que reproduzco íntegramente porque no tiene desperdicio (la cursiva es mía).

5.8. Conservación de la documentación.

En los Servicios Centrales del I.N.A.P. se dispone de un Archivo Central en el que se custodia la documentación utilizada en la gestión de las actividades formativas incluida la correspondiente a los procesos y cursos selectivos. Dicho archivo ha sido creado hace unos doce años y contiene documentación desde el año 1944 procedente del desaparecido Instituto de Estudios de Administración Local.

La documentación que se custodia en el Archivo Central incluye entre otros aspectos, solicitudes, relaciones de participantes, nombramientos y evaluaciones de profesores, partes de firma, exámenes, trabajos, libros de registro de diplomas, fichas de opositores y actas de tribunales. Algunos Centros, con carácter previo a la remisión de la documentación al Archivo Central, realizan un expurgo de la misma y destruyen la que consideran que no es necesario conservar.

El I.N.A.P. no dispone de unas normas para determinar la documentación que se debe conservar ni del procedimiento a seguir para la destrucción de los documentos que contengan datos de carácter personal y que tengan que ser desechados.

Una empresa privada retira la documentación, que previamente ha sido depositada en cajas, de las instalaciones del Instituto para proceder a su destrucción emitiendo el correspondiente certificado. Entre el Instituto y la citada compañía no se ha formalizado un contrato que regule esta prestación de servicios.

Sobre estas custiones, la Agencia recomienda únicamente  “delimitar […] los procedimientos a seguir respecto a la documentación que deba ser desechada” y que el contrato -que sí debía existir, a pesar de lo que parece desprenderse de la última frase- cumpla los requisitos exigidos por la LOPD.

Este pequeño texto da para mucho, pero no creo que este sea el medio adecuado (ni yo la persona apropiada) para tratarlo. No obstante, no me resisto a anotar algunos pensamientos:

  • Lección de braquigrafía: AEPD (o AGPD) son las siglas de la Agencia Española de Protección de Datos, en ningún momento Agencia Española de Protección de Documentos (¿Agencia Española que Pasa de los Documentos?)
  • Consejos vendo, que para mí no tengo: ¿cuántos cursos se habrán impartido en el INAP a lo largo de todos sus años de existencia sobre gestión de archivos de oficina, tratamiento archivístico, protección del patrimonio histórico…?
  • Frente a la macrovaloración… ¡macarrovaloración!: dícese de la teoría sobre los procesos de valoración archivística que propugna una metodología macarrónica basada en criterios subjetivos oculares (a ojo) para eliminar grandes cantidades de documentos (a bulto) de forma no controlada (a sobaquillo).

Y es que… mejor tomárselo con humor.

Dos libros imprescindibles para opositores

Portada del Manual d'Arxivística i gestió documentalY no solo para opositores, pero es lo que me ha venido a la cabeza tras comenzar a leerlos. El primero es el Manual d’arxivística i gestió documental (Barcelona: AAC, 2009) editado por la Associació d’Arxivers de Catalunya. Se trata de una obra colectiva coordinada por Emília Capell y Mariona Corominas que recoge buena parte de los contenidos de Archivística que suelen exigirse en las pruebas selectivas a puestos de archivero/a -de ahí la recomendación-, bastante actualizados, bien estructurados y redactados por reputados profesionales catalanes.

Aún no he terminado de leerlo -es una obra de referencia, no tengo intención de leerlo del tirón, aunque ya han caído unos cuantos capítulos-, pero puedo destacar lo siguiente:

  • El primer capítulo (Fonaments teòrics), que gira en torno a la Archivística, sus principios fundamentales y los conceptos de archivo y documento, me ha parecido bastante correcto para una obra como ésta. Y ahora viene el pero: lo he encontrado un tanto clásico (no se si es ésta la palabra adecuada) -estructura y contenidos son similares a los de otros manuales, no se adentra en terrenos resbaladizos y su bibliografía, de hecho, apenas incluye obras de los últimos diez años-. No obstante, entiendo que es lo que toca en un manual, y más siendo el primer capítulo. Además, resume muy bien y de forma fácilmente comprensible las bases del meollo archivístico. Algo que también podría decirse de otros capítulos, como el cuatro (Tècniques de tractament documental), una excelente síntesis sobre el tratamiento archivístico.
  • Me ha gustado especialmente el capítulo quinto (El sistema de gestió de documents). Y a lo mejor parece una bobada, pero destacaría las páginas dedicadas al cuadro de clasificación, muy recomendable para que los archiveros no quebequeses ni catalanes y poco acostumbrados a la codificación alfanumérica nos acerquemos a la clasificación uniforme de documentos.
  • En ese capítulo me he quedado. Me falta medio libro, más o menos. Seguro -por cuestiones laborales es lo que toca- que leo el noveno (Arxius, ciutadania i accés a la documentació), escrito por Josep Matas, quien ya habló del Manual en su blog. Además, me interesan los capítulos 6 y 7, dedicados, respectivamente, a La gestió dels documents electrònics y a La gestió informatitzada d’un servei d’arxiu. Lo cual está muy bien porque a veces tengo la sensación de que se confunde lo primero con lo segundo. Y el décimo (Els arxius i la comunicació), del que echo de menos tras repasar el sumario y hojearlo un poco, que dedique más espacio a la referencia archivística -algo bastante habitual, por otra parte, en nuestra bibliografía profesional-.

Portada de Los archivos provincialesEl otro libro es Los archivos provinciales. Qué son y cómo se tratan (Gijón: Trea, 2009), de Ángel Laso Ballesteros. Un nuevo ejemplo de la importantísima labor que viene haciendo Trea al panorama archivístico hispanoparlante, sobre todo desde el lanzamiento de la colección Archivos Siglo XXI que precisamente dirige Joan Boadas, autor de la introducción del Manual de la AAC.

Esta obra, dedicada a los Archivos Históricos Provinciales españoles, consta de dos partes, una primera en la que el autor hace una revisión crítica de la historia y las perspectivas de futuro de estos centros; y una segunda, de carácter más práctico, en la que repasa los principales fondos documentales de estos archivos, dando cuenta de los AHPs en que se encuentra cada uno de ellos (con mención en algunos casos de fechas extremas y volumen) y ofreciendo una breve historia institucional de sus productores. Fundamental para aquellos/as que estén preparando los temas de Fuentes e Historia de las instituciones, pero también para referencistas [nota: el que no se utilice apenas este término en el ámbito archivístico es sintomático -al igual que lo que comentaba antes de la bibliografía- de la poca importancia que se le da generalmente a este servicio]. Lástima que no tenga índices, algo fundamental -desde mi punto de vista- en una obra de referencia como ésta, que puede ser una utilísima herramienta de trabajo y estudio.

En definitiva: dos obras que vale la pena tener en nuestra biblioteca particular, y  que recomiendo especialmente a aquellas personas que me piden bibliografía para preparar oposiciones. ¡Feliz año nuevo y feliz lectura!

Transparencia

Al hilo del último post, y aprovechando que hoy se inaugura el AHP de Cantabria (mientras el General sigue sumido en el olvido), recojo una cita muy apropiada para ser tenida en cuenta por una Administración que saca pecho cuando habla de transparencia.

.. las Administraciones Públicas, en el marco de una verdadera campaña de marketing, vienen identificando transparencia administrativa no con el acceso de los ciudadanos a los archivos, sino con información proporcionada a través de oficinas [o sitios web, o publicaciones de marcado carácter propagandístico -revistas y folletos institucionales-, podría añadirse] específicamente destinadas a ello. (…) Se pretende convencer a los ciudadanos de que las Administraciones Públicas son cada vez más transparentes. Pero transparencia no es saber qué hace la Administración, sino saber cómo lo hace: eso sí es información veraz.

D. DE OCAÑA LACAL. “El archivero y la aplicación de la legislación sobre acceso”, pp. 168-169. En El Derecho de acceso de los ciudadanos a la información contenida en los archivos. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, 2001.

Actualización (11 de enero de 2010): no había visto la primera crítica por parte de la oposición a la inexistente política archivística del Gobierno de Cantabria (sí, al final del texto menciona al nonato Archivo Regional). Tarde y con una clarísima intención política -no escribe en aras de la transparencia-, sin reconocer los propios errores o, mejor dicho, las omisiones. Pero bueno, no está mal que al menos se mencione el caso, de lugar a alguna réplica, y los medios de comunicación se interesen un poco.

Llegó la réplica (13 de enero de 2010)… pero sin mencionar el Archivo Regional, General o como quiera llamarse.

Política archivística de Cantabria: maquillaje y huida del Derecho Administrativo

Reconozco que he tratado ya demasiado en este (semiabandonado) blog la nefasta (por ausente) política archivística del Gobierno de Cantabria. Y que con este tema llego bastante tarde, pero es que no podía pasarlo por alto.

Con apenas archiveros en plantilla, la Administración regional decidió convocar plazas (el proceso selectivo se ha resuelto hace unos días) para dar uso al estupendo, nuevo, bonito y pagado por todos/as edificio que tenían muerto de la risa, y que habrá de albergar (o alberga ya), entre otros centros, el AHP de Cantabria (del de la Comunidad Autónoma mejor no hablamos). Digo “dar uso al edificio” no como una forma de hablar, sino porque es para eso. No se convocan plazas para poder dar por fin un servicio de calidad a los ciudadanos y ciudadanas. No. Por eso las plazas no las convoca un Gobierno que en época de bonanza no necesitaba archiveros, sino un extraño organismo llamado Sociedad Regional de Cultura y Deporte que precisamente se ocupa de ese tipo de “asuntos”. Qué más dará un campo de fútbol, una pista de patinaje, el museo de la pantortilla… o la memoria de una región, el soporte de los derechos de sus ciudadanos y el principal mecanismo de transparencia y rendición de cuentas de su Gobierno.

Particularmente me parece que podría calificarse como un mal ejemplo de huida del derecho administrativo, por no decir algo peor. De esta forma, se han ahorrado un montón de garantías y derechos de los ciudadanos (como plazos, posibilidades de recurso… o símplemente poder presentar la solicitud por correo certificado o en cualquier registro). Además, por lo que me parece -si me equivoco, disculpad mi ignorancia en estos temas-, aquellas personas que hayan superado el proceso selectivo no serán personal funcionario ni laboral del Gobierno de Cantabria, sino de esta Sociedad.

Y qué narices. Que me chirría mucho que lo convoquen así. Y leer el convenio de colaboración entre el Gobierno de Cantabria y la Sociedad Regional de Cultura y Deporte S. L. para la gestión de los Centros Culturales dependientes de la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte (BOC nº 14, 22 de enero de 2009), que dice que

tiene por objeto encomendar a la “Sociedad Regional de Cultura y Deporte S. L” la gestión integral de los centros culturales dependientes de la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte, con exclusión de la gestión del personal del Gobierno de Cantabria adscrito a los mismos.

A tal efecto, la «Sociedad Regional de Cultura y Deporte, S.L.» velará por el adecuado mantenimiento y conservación de los centros: tanto en lo que se refiere a los inmuebles en los que se ubican como a la dotación de medios necesarios para su funcionamiento; organizará y gestionará el servicio de visitas a los centros; y colaborará en la organización y ejecución de actividades culturales que se desarrollen en los mismos.

O las propias Bases de la convocatoria (con las que no enlazo para que el internauta se deleite navegando por ese maravilloso ejemplo de usabilidad y accesibilidad que es el sitio web de la Sociedad), que citando los Estatutos de la Sociedad, dicen que

tiene como objeto social la promoción, organización y ejecución de actuaciones y actividades relacionadas con el patrimonio natural, histórico, cultural y deportivo de Cantabria, así como la promoción, creación y gestión de instalaciones e infraestructuras ligadas al mismo y el artículo 2 de sus estatutos enumera, a título enunciativo, las actividades que se entienden englobadas en el mismo, entre ellas “la creación, rehabilitación y mantenimiento de infraestructuras culturales y deportivas cuya titularidad y/o gestión corresponda a la Consejería de Cultura, Turismo y Deporte; adquisición, arrendamiento y gestión de inmuebles, siempre que guarde relación con su objeto social, con aportación de medios personales y materiales suficientes, en caso de que fuera necesario”.

A mí me parece -a primera vista y, repito, sin tener mucha idea en estas materias- que la convocatoria está jurídicamente cogida por los pelos. Y que refleja, como decía arriba, que el objetivo era dar uso a un edificio y evitar así posibles críticas. Maquillaje, símplemente. En fin -no quiero alargarme más- la enésima muestra del interés que tiene esta Administración por los archivos. O a lo mejor es que yo soy muy tiquismiquis.

Reimaginando la descripción y el acceso

He vuelto. Problemas y circunstancias personales me han tenido ocupado los dos últimos meses… y ahora me resulta difícil retomar el blog. Afortunadamente, tenía unas cuantas notas, a modo de preguntas y respuestas, a propósito de unas lecturas (al final del texto enlazo con ellas) sobre el futuro (o el presente) de los sistemas de descripción archivística, que me gustaría compartir para conocer vuestra opinión.

  • ¿Cuál es la situación actual de la descripción y el acceso a las descripciones archivísticas? Estamos en un momento de transición… aunque da la impresión de que llevamos un montón de tiempo en él. O que siempre estamos en transición. Lo que pasa en la actualidad es que se ve más claramente hacia dónde debemos dirigir nuestros pasos: de los instrumentos de descripción tradicionales, textuales, lineales, unidimensionales… hacia unos “sistemas de descripción y acceso” (utilizando la terminología de Pitti) multidimensionales y abiertos.
  • ¿Cómo empezó todo? Posiblemente, el elemento que más haya incidido en esta tendencia han sido las nuevas tecnologías: los SGBD primero y las tecnologías web después, que están dando lugar a un importante cambio en la forma de acceder a los recursos archivísticos y, por tanto, en cómo entenderemos y llevaremos a cabo la descripción. Nuevas tecnologías que ya no son tan “nuevas”, como tampoco lo son algunas de las ideas sobre las que se sustenta el cambio. Por ejemplo, se reconoce ahora el valor del sistema australiano de series y se cita como precedente el famoso artículo de Peter Scott de 1966 (“The Record Group Concept: A Case for Abandonment” [pdf]). Otros elementos que participan en esta transición pueden ser los tampoco ya tan nuevos modelos de la descripción bibliográfica; o la ampliación del corpus normativo del ICA (habrá que acostumbrarse a ponerlo así) a partir de ISAAR(CPF) y lo que supone su implementación.
  • ¿Cuál es el objetivo deseable? Superar la “inadecuación funcional” de los IDDs tradicionales: no se trata de “escanear inventarios”, sino de adaptarlos al “nuevo” medio (computer-friendly) y a las personas (user-friendly). Algo así como abrir las puertas de unos Archivos 2.0 en una Web Semántica.
  • ¿Qué pasos se están dando? Según Pitti, es necesario realizar un análisis riguroso de la lógica y la estructura de la descripción archivística. Por eso, la definición de un modelo conceptual de la descripción archivística se considera algo prioritario y la comunidad internacional ya está trabajando en ello. Ahora, “las relaciones están en el centro de la descripción”, dice otro de los textos. En España, ya llevan algún tiempo estrujándose la mollera los componentes de la CNEDA; y en la última Reunión anual del Comité de Normas y Buenas Prácticas (CBPS) del ICA se decidió la elaboración de una “declaración general de modelo de datos”, un documento que incluirá una introducción general sobre la evolución de los trabajos de normalización impulsados por el ICA; un modelo conceptual de la descripción archivística, compuesto por una declaración de los elementos de descripción de cada tipo de entidad y la definición de las relaciones entre las diferentes entidades; y anexos con tablas de concordancias a otras normas y trabajos actualmente en curso sobre modelado conceptual. Por los mismos motivos, se hace necesaria la revisión de las normas actuales para adaptarlas a lo que queramos que sea la descripción y acceso: “corresponde a la comunidad archivística dirigir las normas en consecuencia”, dice Mark Matienzo. Por esta razón, las normas del ICA van a ser adaptadas al modelo conceptual que se defina. Pero también las normas EA… (EAD, EAC-CPF), que tendrán que ser más amigables con los SGBD (Pitti habla de integrar lenguajes de marcado y bases de datos), más datacéntricas, más enlazables y “enlazantes”, más acordes con el medio en el que se van a desenvolver, en definitiva.
  • ¿Cuánto tiempo durará esta transición? Pues seguro que todo este jaleo no está resuelto para mañana… No obstante, como escuché decir a Joachim de Posada, “el factor más importante para tener éxito es la habilidad para retardar la gratificación”

Igual me he pasado un poco, ¿no? Bueno, espero que al menos sirva para generar un poco de debate y que el blog vuelva a tener algo de vidilla. Los textos que dieron lugar a esta excesivamente larga anotación son:

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Daniel Pitti

Ponencias de CIGAED 2009: el cambio

Están disponibles las ponencias (los textos y/o las presentaciones, pero también los vídeos, aunque ármese de paciencia si quiere ver alguno) del I Coloquio Internacional en Gestión de Archivos y Administración Electrónica de Documentos (CIGAED), organizado por el Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar (Venezuela) el pasado mes de marzo. Como siempre, escribo antes de haberlo leído todo -aunque lo prefiero, que luego se me olvida-. La persona que me llamó la atención sobre este recurso, me recomendó con acierto dos de las ponencias. Esas, al menos, sí que las he leído ya. Y no me resisto a re-recomendarlas y a recoger un par de frases.

En primer lugar, la conferencia inaugural de Antonia Heredia: “La e-Administración y la e-Gestión Documental. Aproximación a una realidad” (tras un buen rato de espera, acabo de descargar el vídeo, pero no me funciona el audio…). En ella, entre muchas otras cosas, habló de cambio:

El factor que introduce la novedad, no es otro, que la aplicación de las nuevas tecnologías a una y a otra [la gestión administrativa y la gestión documental] que afectan a sus metodologías, a los procesos, pero no a la respectiva esencia de ambas. Lo que no quiere decir, ¡que no haya cambio! –claro que los hay, y mucho- empezando por las responsabilidades, las corresponsabilidades, el compromiso mutuo y la inversión.

Y, en segundo lugar, la presentación de la ponencia de José Gregorio Silva, “Archiveros y computistas. Integrar dos conocimientos para la definición de sistemas de gestión documental en las organizaciones”, en la que habla de trabajar con otros profesionales, de integrar nuestros conocimientos, de transdisciplinaridad. De archiveros y Arquitectura de la Información, de Web 2.0 y Archivos 2.0. De ser visionarios.

“Los problemas son los mismos, sólo cambia el formato”. No es verdad. En realidad, hay problemas diferentes en todos lados. Estamos en un punto de inflexión importante. Entre los que nos hablen de una nueva etapa de la historia habrá muchos charlatanes… Entre los que nos hablen de ella habrá muchos ciegos, muchos distraídos, y muchos que no quieren ver…

Reconocer el cambio, afrontar el cambio, participar del cambio. En un momento (que es también personal) de cambios, la actitud con la que se afronten es fundamental. Así que, por mi parte, trataré de abrir los ojos y estar atento. Porque quiero ver. Aunque a veces me engatusen (o me deje engatusar por) los charlatanes. ¡Buena lectura!