Encuesta: ¿qué es más necesario para que los archiveros participemos en la e-Administración?

Una archivera municipal se lamentaba recientemente en Arxiforum del desconocimiento por parte de su organización, concretamente del personal directivo -político en este caso- e informático -sobre todo hacía hincapié en estos- de los objetivos y funciones del archivo, y mucho menos de los criterios archivísticos necesarios para implementar servicios de e-Administración y gestión de documentos electrónicos, que era la cuestión a propósito de la cual lanzaba su mensaje, y a partir de la cual me gustaría hacer una pequeña encuesta.

En esta situación, seguramente bastante común, y dejando a un lado posturas victimistas (la culpa es de los demás, que no me hacen caso: el “Archivero-Calimero” que decía un amigo), parece que el Archivo -cada archivo en particular o el mundo de los archivos en general- no ha sabido/podido/querido:

  • Comunicar su función al resto de agentes que intervienen en el ciclo de vida de los documentos. A lo mejor, porque ésta no está bien definida ni en la normativa, ni en la doctrina archivística.
  • Posicionar a sus miembros (los archiveros) como especialistas en el ámbito de la Administración electrónica. A lo mejor, porque no lo somos, o pensamos que no tenemos por qué serlo; y si pensamos que sí, porque no lo hemos demostrado.
  • Trabajar codo con codo con otros profesionales, especialmente con los informáticos. A lo mejor, porque no hablamos un mismo lenguaje o carecemos de la formación necesaria para ello.

Todo ello, en detrimento de la profesión y de su compromiso con la sociedad.

Por esta razón, pregunto (y, si la participación es significativa, comentamos los resultado en una anotación posterior):

Había que probar esto de las encuestas, ¿no?

Actualización (19-05-2009): dejo abierta aún la encuesta, esperando que otras almas caritativas participen. ¿168 visitas al post y sólo 16 personas han participado? Ay ay ay… ;-)

6 thoughts on “Encuesta: ¿qué es más necesario para que los archiveros participemos en la e-Administración?

  1. Yo creo que son fundamentales los equipos multidisciplinares en casi todos los proyectos a ejecutar.

    En el ámbito de la administración electrónica los archiveros deberían trabajar codo con codo con abogados y consultores legales en materia del derecho de las TIC y con los informáticos para cubrir todos los aspectos posibles.

    Una salida actual actual también de los archiveros es también la integración de los archiveros con abogados y consultores legales en derecho de las TIC para la adecuación a las medidas de seguridad informáticas que se deben aplicar a los ficheros de datos personales en papel.

    Por cierto una preguna:

    La nueva normativa que regula los ficheros de datos personales en papel dice que se deberá indicar un procedimiento para el almacenamiento de datos personales en papel o utilizar el que esté regulado por su propia normativa.

    Mis dudas son las siguientes:

    1.- Para la elaboración de un procedimiento de archivo que sistemas de clasificación podemos utilizar.

    2.- ¿que normativas regulan a nivel general y también en sectores especificos los criterios de archivo de los datos en papel?

    Gracias x adelantado.

    • Buenas.
      Con respecto a tu pregunta/s, en primer lugar he de decir que estoy muy muy verde en el tema de la protección de datos.
      Supongo que la nueva normativa a la que te refieres es el RD 1720/2007, de Reglamento de desarrollo de la LOPD (BOE nº 17 de 19 de enero de 2008), concretamente al Tít. VIII, Cap. IV. Ahí habla de que se deben establecer unos “criterios de archivo” que deberán garantizar la correcta conservación de los documentos, la localización y consulta de la información y posibilitar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación. La medidas de seguridad que contempla el propio RD se pueden considerar criterios básicos (y de obligado cumplimiento) de archivo (referidos fundamentalmente a conservación, custodia y control de acceso). Aunque no hay que confundir estos “criterios de archivo” con criterios archivísticos, ya que son de aplicación a todos los ficheros de datos, sean documentos de archivo o no.
      No conozca ninguna norma legal de alcance general -aparte de ésta- que regule cuestiones de este tipo (salvo la relativa al patrimonio documental). La específica… Dependerá del sector de actividad. Por ejemplo, en este RD se establecen “criterios de archivo” referidos al “documento de seguridad”. Supongo que algunas normas sectoriales establezcan criterios para determinados tipos de ficheros. Aparte de las normas legales, puede echar un vistazo a los estándares relativos a seguridad de la información (aunqe no se si contemplan el “papel”), gestión de documentos, almacenamiento de documentos… No sé si habré aclarado tus dudas, pero es que no tengo mucha idea de la cuestión.
      Un saludo.

  2. A propósito del asunto que nos ocupa, el año pasado la Dra. Antonia Heredia asistió a un encuentro con los estudiantes de la Lic. en Archivonomía, en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) junto con la Archivóloga Branka María Tanodi y, parte de la charla se enfocó a la situación caótica en la que se encuentra situada nuestra disciplina; el lenguaje desmedido o más bien el abuso por parte de otras disciplinas, entre esas, la informática. Dejaron claro, sobre todo la Dra. Heredia el compromiso ineludible de los archiveros o archivónomos en las tareas día a día, fortaleciendo su campo de acción, hasta en la informática: los mismos procesos se tienen que atender en el campo de la administración electrónica, si se me permite ese término. Desde luego, el trabajo multidisciplinario es punto central en las tareas de unos con otros, sin perder el rumbo archivístico.

  3. Soñar cuesta muy poco, pero la realidad siempre tozuda, no creo que vaya por ahí: las plazas de los archivos provinciales de Hacienda se amortizan o no se cubren; la Dir. Gral. del Catastro considera que los archiveros nada tienen que ver con los documentos electrónicos, sino que lo suyo es el papel de toda la vida; en foros internacionales en los que se otorgan premios, resulta que los informáticos son los mejor posicionados, máxime cuando desaparecen las etapas tradicionales del archivo de gestión, central, intermedio e histórico y el repositorio es único.

    En cualquier caso, me parece que aún queda mucho trabajo por hacer en los archivos tradicionales hasta llegar a organizar, describir, digitalizar e incluso transcribir los documentos. Estoy pensando en la pregunta que hace con frecuencia la gente que se acerca por primera vez a un archivo: ¿Todo esto lo tenéis informatizado, verdad?

    Tengo la sensación de que estas personas salen un tanto decepcionadas del archivo cuando se les responde que nones.

    • Estoy bastante de acuerdo con lo que dices… ¿Regan MacNeil? ;-) [y gracias por tu comentario, soy un fan de tu blog]. No obstante, me gustaría discutir alguna cosilla (a ver si no me extiendo mucho).

      Si “la Dir. Gral. del Catastro considera que los archiveros nada tienen que ver con los documentos electrónicos, sino que lo suyo es el papel de toda la vida”, a lo mejor es que tiene algo de razón. Yo por lo menos no me veo capacitado. Y, es más, con los documentos electrónicos ya no vale tener una actitud pasiva o finalista, sino que hay que intervenir desde el primer momento. ¿Hasta qué punto se ha trabajado en gestión de documentos “tradicionales”? Si el archivo de la organización X muestra su valor (o lo hubiera mostrado) en ese aspecto, seguro que está mejor posicionado para poner una pica en lo digital. De lo contrario, claro que los informáticos estarán (están) mejor posicionados, máxime si consideramos lo [neo]tecnológico algo ajeno y, por tanto, lo desconocemos -cuando no lo rechazamos-.

      En artículos profesionales y manuales, en conferencias y congresos, en temarios de oposiciones… se señala y se reclama el papel de los archiveros en estos ámbitos. Luego habrá que intentarlo, si es que no nos ponemos de acuerdo y renunciamos a esa parcela, quedando relegados a archivos históricos y soportes celulósicos.

      Una buena manera de empezar a entrar en el meollo, o por lo menos de dejarse ver, desde mi punto de vista, es -como apuntas- abrir los archivos históricos a la Red. En cantidad y, sobre todo, en calidad. Por lo menos para poder decir: mirad lo que podemos hacer y los servicios que ofrecemos a nuestros clientes (a los ciudadanos, en el caso de los archivos públicos).

      ¿Habrá que intentar qe los sueños se conviertan en realidad, no?

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