Llegan las NEDA (1): Chen-llenberg is in tha house

Desde hoy se encuentra disponible en el sitio web la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) el primer resultado de esta iniciativa: el Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones – Parte 1: Tipos de entidad [pdf]. El mismo título ya indica que no se trata de una lectura que nos llevaríamos a una isla desierta (ni siquiera para hacer una hoguera), pero sin duda se trata de unos de los documentos técnicos más importantes de los últimos años, al menos en nuestro país, comparable seguro con el tiempo a la primera edición de ISAD (G). Por eso

Se trata de un borrador final “resultado del trabajo realizado por la CNEDA en parte de la primera actividad del Proyecto NEDA-I, desarrollada desde octubre de 2007 hasta la actualidad”, para el que:

La CNEDA invita a cualquier persona u organización interesada a remitir, antes del 1 de mayo de 2009, sus opiniones, comentarios y sugerencias sobre este borrador final. Las propuestas de cambio enviadas serán posteriormente estudiadas por la CNEDA antes de redactar y adoptar formalmente el documento final.

Carta de Abelardo Santamaría a los corintios invitando a remitir observaciones (pdf)

Por primera vez, la comunidad archivística española cuenta con un modelo (casi) completo y flexible para diseñar sus sistemas de descripción archivística. Sólo he podido hacer una lectura, a pesar de que se trata de un documento relativamente corto (126 páginas, 100 de las cuales corresponden a Anexos), por lo que, de momento, me limitaré prácticamente a cortar y pegar:

Este documento tiene por objetivo identificar los principales tipos de entidad del modelo conceptual de descripción archivística, es decir, las clases fundamentales de “objetos” sobre los que se recoge información en los sistemas de descripción archivística. Sin embargo, en este documento también se proporciona información relativa a la identificación de las principales relaciones existentes entre estos tipos de entidad. [p.6]

Ha cambiado ligeramente la terminología respecto de los documentos preliminares, y finalmente se han identificado seis tipos de entidad: documentos de archivo, agentes, funciones y sus divisiones, normas, temas y lugares.

Diagrama básico parcial de relaciones

Diagrama básico parcial de relaciones (p. 29)

Las entidades que pertenecen a alguno de los tipos identificados en este modelo están representadas por descripciones independientes, aunque interrelacionadas, dentro de cada sistema de descripción archivística. La descripción de una entidad concreta, aunque relacionada con otras descripciones, se crea y mantiene de forma separada, para evitar la repetición de información dentro del sistema, mejorar la búsqueda y recuperación de la información, etc. […]
El tipo de entidad documentos de archivo es obligatorio. Los otros cinco son opcionales. Esto significa que en un sistema de descripción archivística concreto es obligatorio que exista al menos una descripción de documentos de archivo (por ejemplo, una descripción de un fondo, de una colección, etc). La existencia de descripciones de agentes, funciones y sus divisiones, normas, temas y lugares es opcional. [p. 10]

Se trata por tanto de un modelo “de máximos”, que no obliga a estructurar de forma compleja los sistemas de descripción. No obstante, se llevará con seguridad alguna crítica similar a las de las RDA bibliotecarias. Y eso que por fin el archivero le podrá decir al informático (en un lenguaje que comprenda) : esto es lo que quiero.

Termino aquí mi primera anotación de la era NEDA (algo había escrito ya antes). Seguirán otras: una ya la tengo en mente y se refiere a un comentario que voy a mandar a la Comisión. De momento, sólo felicitar a sus miembros y en especial a su presidente, Lalo Santamaría, por el trabajo realizado. Y esto no ha hecho más que empezar. De momento la perspectiva es buena: ha nacido un nuevo modelo de archivero.Schellenberg y Chen se encuentran: ha nacido Chen-llenberg.

6 thoughts on “Llegan las NEDA (1): Chen-llenberg is in tha house

  1. Mi duda surge cuando se esta establecendo “un modelo conceptual de descripción archivística en el que queden claramente
    identificados los tipos de entidad archivísticos, sus relaciones y atributos, junto con unos requisitos de datos básicos para dichas descripciones”

    Las entidades, relaciones y atributos deberian quizas tomarse de las organizaciones que generan los documentos no de las normas de descripcion archivistica.

    ¿Porque no se respeta el principio de procedencia y los otros principios de la archivistica para realizar el modelo de datos?

    El “mundo real” seria la organizacion, no el archivo ni las normas de descricion archivistica.

  2. La organización (productora y/o gestora/custodia de los documentos, ya que pueden ser distintas) es una de las entidades (del tipo “Agente”) que integran esa parte del mundo real que se puede representar en un sistema de descripción archivística (su “sistema objeto”, que trata de identificar este documento). El único tipo de entidad obligatorio es el los documentos de archivo (y sus agrupaciones).
    De esta manera, la procedencia queda representada por la relación “Documentos” que son producidos por un “Agente” determinado; de hecho, la consideración del elemento funcional como otro tipo de entidad (así como la descripción de otros agentes y sus relaciones con funciones y documentos) permiten solventar problemas tradicionales de la aplicación de dicho principio.
    ¿Cómo lo ves? Es que no se si he entendido bien lo que planteas.
    [En cualquier caso, podrías enviar tus comentarios a la Comisión si consideras que deberían explicar mejor algo, modificar alguna parte, eliminar otra…]

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