¿Hacia dónde deben ir nuestros sistemas de descripción archivística?

Ahora que el paso de los instrumentos tradicionales en papel a los nuevos sistemas de información archivística en línea -o sistemas de descripción archivística, como parece proponer la Comisión de las NEDA (ver p.ej. Proyecto NEDA-I, pp. 6, 7, 8 y 10)- es cada vez más palpable, debería ser el momento de reflexionar sobre lo que se ha hecho, lo que hay y hacia dónde tendremos que ir. Al igual que la CNEDA -aprovechando que ha salido a la palestra- ha iniciado sus trabajos a partir de una reflexión sobre el pasado, presente y futuro de la normalización de la descripción archivística, creo que estaría bien reflexionar sobre cómo se plasman esos sistemas de descripción archivística en la Web, sobre todo desde el punto de vista del usuario.

Dejando a un lado posibles funcionalidades 2.0 (algunos autores como Elizabeth Yakel están escribiendo al respecto) o incluso 3.0 (gracias a las posibilidades que ofrecen EAD, EAC, EAG y normas venideras), me gustaría llamar la atención y conocer vuestra opinión sobre una cuestión que creo que no se ha analizado lo suficiente: la usabilidad -“grado de eficacia, eficiencia y satisfacción con la que usuarios específicos pueden lograr objetivos específicos, en contextos de uso específicos” (ISO 9241-11:1998)- y la arquitectura de la información -“organizar espacios de información con el fin de ayudar a los usuarios a satisfacer sus necesidades de información”- de los sistemas de descripción archivística.

Lo cierto es que apenas tengo nociones (muy) básicas al respecto, por lo que sólo voy a exponer un par de cuestiones que se me ocurren al respecto, por si alguien quiere comentar o ampliar el tema.

En primer lugar, echo de menos las posibilidades de navegación de estos sistemas. No sólo me refiero a poder navegar a través de la estructura jerárquica de una misma entidad (por ejemplo, del fondo a la unidad documental; del registro de autoridad de una institución al órgano productor de una serie determinada; etc.), o a obtener más ejemplares de la misma a través de puntos de acceso comunes. También a poder navegar entre las representaciones de ejemplares o instancias de unas y otras entidades que conforman (o deberían conformar) estos sistemas de información archivística. Es decir, que si por ejemplo tengo en pantalla la unidad de descripción correspondiente a una serie documental que me interesa, pueda ir a la representación de la actividad de la que es plasmación; o al órgano responsable de dicha actividad y productor de dicha serie. Es cierto que no son muchos los archivos que cuentan con descripciones tan ricas, pero el hecho es que se ha avanzado bastante (creo yo) en la normalización de puntos de acceso, existen además algunos ejemplos de registros de autoridades bastante completos, pero su aplicación práctica dista mucho de lo deseable. ¿O no?

En segundo lugar (e incluyo ya un par de ejemplos), creo que no sólo debemos tener la posibilidad de navegar por los recursos del sistema. También tendría que hacerse de forma más intuitiva -“transparente y autodescriptiva” frente a la “jerga archivística”, dice E. Yakel refiriéndose al diseño de los sitios web de archivos y a cómo presentan la información (“Archives in the Era of Accessibility“, Lligall: 2005)-. Un ejemplo innovador en lo que se refiere a la organización de la información archivística y su presentación, aunque no termine de convencerme, es el que propone el proyecto Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids del Instituto HATII de la Universidad de Glasgow, que he conocido a través del archiblog ¿francés? Thinking twice.

Ejemplo de visualización de información archiv�stica

La imagen de arriba (pinchar para ampliar) es una captura de lo primero que te encuentras en una de las Demos que ofrecen, junto con otra en la que la pantalla se divide en dos partes: a la izquierda, una interfaz gráfica similar a la anterior; a la derecha se sitúa el sistema de descripción archivística, que muestra las unidades de descripción correspondientes a los elementos de la parte izquierda que queramos visualizar.

Según dicen en la página principal del proyecto:

As more archival finding aids, of increasing complexity, become available online the difficulty of seeing the ‘wood from the trees’ increases. This is particularly the case when these are implemented in EAD (Encoded Archival Description). In part, this is caused by the inherent difficulty of navigating hierarchical structures (the need go back up and across before you can go down again) but also a symptom of the lack of innovation in visualising archival information. This project, funded by the Arts and Humanities Research Council, seeks to test a novel approach to structuring and visualising archival information by applying a novel visualisation interface to two existing EAD finding aids that have been transformed into Ted Nelson’s ZigZagTMstructure.

ZigZag structures finding aid content as a series of cells, these are then linked together to form dimensions (for example, function). As each cell can belong to more than one dimension this allows a visualisation that combines selected dimensions (for example files by functional activity), but also displays other available dimensions without cluttering users current view.

Digo que no termina de convencerme porque aunque apenas he leído la documentación del proyecto y he trasteado un poco con la interfaz, no me aclaro con tanta letra y no sé muy bien con qué se corresponde cada elemento a primera vista… y eso sería lo deseable, ¿no? A lo mejor con ejemplos más “cercanos” me costaría menos entenderlo.

El segundo ejemplo que quiero comentar me gusta bastante más. Hablé un poco de él hace algo más de un año, cuando apenas habían publicado información, y aunque ya disponen de bastante documentación en su sitio web, no he tenido tampoco tiempo de estudiarlo, por lo que lo trato un poco (como me suele ocurrir) por encima. Me estoy refiriendo al proyecto QVIZ (Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics), en el que participan como socios, entre otros, los Archivos Nacionales de Suecia y Estonia, así como Telefónica I+D por parte española. De nuevo copio de su página inicial:

QVIZ is a project started in order to bring users a single entry point to the archives of Europe. A common starting point that allows browsing of the archival resources through time and space using a dynamic map or contextual categories. The map interface locates the resources without the need of knowledge concerning the language that the resource keeps or which institution that holds the records. In addition to this, QVIZ also provides an environment for collaborative knowledge building with social bookmarking for interested users.

En definitiva: sistema de descripción archivística + SIG + marcadores sociales. A través del blog de uno de sus desarrolladores se puede acceder a un primer prototipo (abril del año pasado), que no he sabido manejar, probablemente porque se trata de una versión bastante “primitiva”, si lo comparamos con lo que aparece en los vídeos tutoriales sobre su funcionamiento disponibles. Lo cierto es que no es difícil pensar en su aplicación, por ejemplo, al Censo-guía de Archivos (que por cierto, estrenará versión el día 9 de abril).

Aun así, ¿no se estará haciendo la casa por el tejado? Puede que lo que haga falta sean interfaces sencillas, con menos posibilidades pero que permitan a los usuarios acceder de forma rápida y sencilla -sin dejar de ser completa y estar contextualizada- a los documentos de archivo. En una anotación anterior recogí una cita de Angelika Menne-Haritz, vicepresidenta del Bundesarchiv, referida a la actitud del usuario frente a los sistemas de información archivística, que aunque en aquel momento no venía muy a cuento, hoy me viene que ni pintada:

Google users, for instance, “search” and “find”, but archival users additionally wish to “look” and “find out”. That is to say, users of archival gateways often need to discover previously unknown facts and materials that can only be found with the help of context information provided online as part of an intelligent user guidance.

No obstante, a veces me parece que el usuario prefiere un motor de búsqueda potente que le permita recuperar rápidamente el mayor número de registros posibles de una base de datos catalográfica. La ampliación del concepto de usuario de los archivos, dentro del cual tendrán cada vez más peso los nativos digitales, obligará a que estas cuestiones se tengan en cuenta. En cualquier caso, no estaría de más:

  • Sacar el máximo partido a lo que tenemos, a través de normas de codificación como EAD, EAC, EAG…, para trabajar con ello.
  • Conocer la opinión de los usuarios, sus necesidades. Y evaluar los sistemas existentes para conocer sus pros y sus contras, su adecuación a dichas necesidades y el comportamiento de los usuarios.
  • Y seguir trabajando en proyectos como los anteriormente citados, para descubrir nuevas (y mejores) formas de acceder (y también crear, compartir, difundir…) a la información archivística.

¿Qué opináis?

5 thoughts on “¿Hacia dónde deben ir nuestros sistemas de descripción archivística?

  1. Me parece imprescindible que se incluya en ese conjunto básico de normativa el OAI-PMH que es capaz de recolectar perfectamente repositorios definidos según la EAD (y Dublin Core sin cualificar)

  2. Me parece razonablemente interesante el balance de Paco Fernández Cuesta, que escribe en su blog @rchivista, ¿Hacia dónde deben ir nuestros sistemas de descripción archivística?, dejando claro la “arquitectura de la información” para cubrir las necesidades de descripción archivística, interrelacionándo de manera ágil, digámoslo así por dar un ejemplo, el fondo documental con la sección. Anota 3 puntos cardinales en un buen seguimiento del sistema descriptivo.

    —-Sacar el máximo partido a lo que tenemos, a través de normas de codificación como EAD, EAC, EAG…, para trabajar con ello.

    —-Conocer la opinión de los usuarios, sus necesidades. Y evaluar los sistemas existentes para conocer sus pros y sus contras, su adecuación a dichas necesidades y el comportamiento de los usuarios.

    Y, seguir trabajando en proyectos como los anteriormente citados, para descubrir nuevas (y mejores) formas de acceder (y también crear, compartir, difundir…) a la información archivística.

    Además, considero que cada región de cada país, inaugura una forma particular de resolver sus necesidades archivísticas, esto es, que hay países como el nuestro, que apenas y, se le da un valor sustancial a su memoria; donde todavía la transparencia administrativa pública se ve mermada por la falta de preparación en materia de documentos.

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