MoReq: modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo

A partir del impulso dado por el DLM-Forum, especialmente a través de su plan de acción -los llamados “10 puntos de seguimiento”-, la Comisión Europea decidió desarrollar un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, que sería financiado a través del programa IDA -en la actualidad IDABC– (ver anotaciones anteriores). La licitación fue concedida a la consultoría británica Cornwell quienes –con el apoyo de un grupo de expertos de varios estados miembros- elaboraron entre 1999 y 2000 la especificación MoReq (versión española: pdf de 2,96 MB), editada por la Comisión Europea en 2001 como suplemento VI de Insar, el boletín europeo sobre archivos. Posteriormente se hicieron traducciones en otras lenguas oficiales comunitarias, incluido el español (cuya traducción fue revisada por el Grupo CARMEN).

El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las características que debe tener una “aplicación destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien también se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales” (sección 2.2), en el marco de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System)-. Dicho sistema comprende:

  • El software destinado al efecto, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos (1.3). En la sección 2.2 se indica que los SGDEA suelen o pueden estar integrados (aunque debidamente diferenciados) en un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). El SGDEA se ocuparía de gestionar documentos de archivo, mientras que el SGDE se ocupa de documentos electrónicos en el sentido amplio del concepto (que no son documentos de archivo, aunque pueden llegar a serlo).
  • Una serie de procedimientos y políticas, definidos en buena parte por las tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias de cada país y/o de cada organización (1.3).

MoReq se ocupa, fundamentalmente, del primero de los componentes: de definir los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestión de documentos electrónicos de archivo. Y está destinado a:

  • Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparación de una licitación.
  • Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
  • Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
  • Las instituciones académicas, como instrumento docente.
  • Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
  • Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
  • Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

Se trata en cualquier caso de una especificación, no de una norma elaborada por un organismo de normalización reconocido. Sus elementos no son obligatorios, sino recomendaciones de carácter genérico que deben/pueden adaptarse en cada caso específico. No obstante, MoReq distingue entre requisitos preceptivos (aquellos que deberían ser tenido en cuenta en la mayoría de las implementaciones de SGDEA) y requisitos recomendables.

La estructura del documento -articulado en capítulos que a su vez se dividen en secciones- tiene cuatro partes diferenciadas:

  • En una primera se hace una introducción a la especificación (cap. 1) y se explica la terminología básica empleada empleada en la especificación, profundizando además sobre determinados conceptos clave (documento de archivo y documento electrónico de archivo; expediente y volumen electrónico; cuadro de clasificación; clase; SGDEA; captura de documentos de archivo; perfil del usuario), para terminar con una representación gráfica del modelo de relaciones entre entidades en un SGDEA (cap. 2).
  • La parte más importante de MoReq es, lógicamente, los requisitos, establecidos a lo largo de los capítulos 3 a 12. Para no hacer el post excesivamente pesado, dejamos para otro día el repaso a estos requisitos.
  • La parte final (cap. 13) está dedicada a explicar el modelo formal de referencia ya presentado en forma de diagrama en el capítulo 2. Además, cuenta con un glosario más amplio que incluye y completa la terminología básica d la primera parte.
  • Por último, se acompaña de unos anexos con información sobre las normas y documentos de referencia empleados, el desarrollo de la especificación, etc.

Para terminar (por ahora), otra cita de MoReq:

Si los requisitos incluidos en esta especificación MoReq llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo.

Mañana -si todo sale bien- acabo con todo esto de MoReq. Por lo menos, espero que a alguien le sirva (al menos lo mismo que me está sirviendo a mí).

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6 thoughts on “MoReq: modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo

  1. antes que nada gracias por la información. muy clara. Soy estudiante de archivo y tengo un profesor de descripción que en una hora y un poco más de clase nos manda 20 diapositivas con tanta información y la rapidez conque habla que me quedo en la luna. Así que tengo que venir corriendo al internet para buscar el tema y recién emtenderlo. Gracias nuevamente.

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