Presentado el borrador de la ISAF y abierto periodo de consulta

[Perdón por la extensión y los posibles errores en traducciones]

A través de Archivistica.net y Sur la poussière recibo la noticia de la publicación de la versión provisional de una nueva norma archivística: la ISAF (International Standard for Activities/Functions of Corporate bodies), esto es, la norma internacional para la descripción de actividades/funciones de… -¿cómo se traduce esto?- instituciones/órganos/personas jurídicas relacionadas con la producción y gestión de documentos de archivo.

Elaborada por un grupo de trabajo del Comité de buenas prácticas y normas profesionales del Consejo Internacional de Archivos (ICA/CBPS) en el que ha participado la española Beatriz Franco Espiño, archivera de la Fiscalía General del Estado -a quien por cierto conocí en E-DOCPA 2006 y aprovecho para felicitar-, puede descargarse (en formato pdf) en sus versiones en inglés [319 KB], francés [322.8 KB] y portugués [337.6 KB].

El objetivo de la ISAF es la creación normalizada de descripciones de funciones y actividades para:

  • integrarlas en sistemas de información archivística;
  • controlar la creación y uso de puntos de acceso en descripciones archivísticas;
  • documentar las relaciones entre las funciones/actividades y los documentos generados en el desarrollo de dichas funciones/actividades, así como con los órganos/instituciones que las ejercen.

La estructura de la norma sigue la misma pauta que sus predecesoras, ISAD(G) e ISAAR(CPF): cuenta con una primera parte introductoria (Prefacio y Capítulos 1 a 4, éste último dedicado a la “Estructura y uso de la norma”); una segunda en la que se describen los distintos elementos de cada unidad de descripción, agrupados en áreas (Capítulo 5), así como los elementos complementarios que describen sus relaciones (Capítulos 6 y 7); y, por último, un apéndice con ejemplos de aplicación en diferentes lenguas.

Las áreas y elementos que conforman una unidad de descripción de acuerdo a la norma son las siguientes:

1. Área de identificación (recoge aquella información que identifica de forma inequívoca la función/actividad descrita y define el punto de acceso normalizado).
1.1. Tipo de descripción.
1.2. Nombre autorizado.
1.3. Otro(s) nombre(s).
1.4. Clasificación.
1.5. Dominio.

2. Área de descripción (información sobre la naturaleza y el contexto de la función/actividad que se está describiendo).
2.1. Datación.
2.2. Descripción.
2.3. Historia.
2.4. Legislación.
2.5. Contexto general.

3. Área de relaciones (mención y descripción de las relaciones con otras funciones/actividades)
3.1. Forma autorizada del nombre de la función/actividad relacionada.
3.2. Tipo de relación.
3.3. Descripción de la relación.
3.4. Datación de la función/actividad relacionada y/o de la relación.

4. Área de control de la descripción (información que identifica de forma inequívoca la unidad de descripción de la función/actividad descrita y aquella sobre cómo, cuando y por qué institución es creado y mantenido).
4.1. Código de identificación de la descripción de función/actividad.
4.2. Código de identificación del o los servicio/s responsables de la descripción
4.3. Normas y/o convenciones utilizadas.
4.4. Status.
4.5. Nivel de detalle.
4.6. Datación de la creación, revisión u obsolescencia.
4.7. Lengua(s) y escritura(s).
4.8. Fuentes.
4.9. Notas de mantenimiento.

De todos ellos, sólo se consideran obligatorios los elementos 1.2 (nombre autorizado) y 4.1 (código de identificación de la unidad de descripción).

ISAF proporciona además orientaciones (capítulos 6 y 7) para asociar las descripciones de funciones/actividades con los registros de autoridad que describen los órganos productores y/o con unidades de descripción archivística. Una descripción puede enlazar con cuantos registros de autoridad y/o unidades de descripción archivística.

Relaciones de las funciones/actividades con instituciones/órganos.
– Forma del nombre autorizado de la institución/órgano asociado e identificación del registro de autoridad.
– Naturaleza de las relaciones.
– Datación de las relaciones.

Relaciones de las funciones/actividades con unidades de descripción archivística u otros recursos.
– Título e identificador del recurso asociado.
– Tipo de recurso asociado.
– Naturaleza de las relaciones.
– Datación del recurso asociado y/o de las relaciones.

Se ha abierto un período de consulta (hasta marzo de 2007) llamando a la participación de la comunidad profesional en la elaboración del documento final. Además, el anuncio informa sobre próximas actividades del CBPS:

Comments can be sent to Claire Sibille, ICA/CBPS secretary (claire.sibille@culture.gouv.fr). The deadline for the reception of the comments is: 2007, 31st March. The committee has planned to hold a meeting in May 2007, in order to integrate the comments received between January and March 2007 into the text of the standard. The definitive version of ISAF will be presented in the international congress of archives at Kuala Lumpur (Malaysia) in 2008. Thereafter, a revision of ISAD(G) and ISAAR(CPF) should be engaged during the next four-year programme 2008-2012. We are at your disposal for any further information. Thank you in advance for your reactions and comments.

A mí -a bote pronto y sin haber leído más que por encima la norma- me parece que los dos elementos obligatorios deberían estar en el mismo área (el de Identificación). Si tengo tiempo y se me ocurre alguna cosa más lo iré anotando en este post.

¿Qué opinión os merece a vosotros?

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¡Se me olvidaba! En Sur la poussière enlazan (vía Archives Hub Blog) con un ejemplo en línea de descripciones de funciones y actividades, correspondientes a la Universidad de Glasgow. Véase, por ejemplo, la unidad de descripción de la función “Archives management“.

La noticia también se ha publicado en: O Arquivista (9-1-2007).

2 thoughts on “Presentado el borrador de la ISAF y abierto periodo de consulta

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