Sobre el soporte papel y la inflación documental, a raíz de varias citas

Hace unas semanas adquirí el último libro de José Ramón Cruz Mundet, La gestión de los documentos en las organizaciones (Madrid: Pirámide, 2006) -del que espero hacer una reseña cuando lo termine- y me llamó la atención un párrafo:

… las tecnologías de la información, lejos de las previsiones iniciales, han hecho que la producción de documentos en papel siga en aumento. Según un estudio norteamericano (Attinger, 1992, 8, 1), a comienzos de la década de los noventa el 90 por 100 de la información estaba en papel. Asimismo, el informe ponía de relieve que, con independencia del soporte, el problema que representa la inflación de la información y su gestión adecuada, dista bastante de haber sido solucionado. (Cruz Mundet: 2006; pp. 81-82)

Resumiendo: en primer lugar, que los documentos “tradicionales” en papel siguen más vivos que nunca, a pesar de las previsiones más optimistas con respecto al documento electrónico. En segundo lugar, que hay un importante problema de inflación documental. Y, por último, que las organizaciones no son capaces de gestionar sus documentos. Esto podría interpretarse de la siguiente manera: si los documentos electrónicos están aumentando y los documentos en papel no han dejado de aumentar, el ingente volumen documental de nuestras organizaciones será muy difícil de gestionar. Es decir, que será muy difícil recuperar la información contenida en los documentos, elaborar programas de documentos vitales, asegurar la conservación de los documentos con valor histórico, etc. Que además no se controla el acceso a dichos documentos (vulnerando quizás derechos fundamentales), que nuestros procesos son mucho más lentos, que abundan los duplicados, triplicados y cuatriplicados…
La gestión de documentos o records management surgió fundamentalmente para atajar problemas como este… en los años cuarenta del pasado siglo. Pero parece que no ha calado lo suficiente en las organizaciones:

Según las estimaciones de diversos analistas, una empresa con una plantilla en torno a los 1.000 trabajadores imprime al año 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias; envía y recibe un millón de faxes y emplea 81.700 horas en hacer circular documentos de una oficina a otra. El 96% de los documentos corporativos críticos circula en papel, y también el 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel. De este modo, hasta un 70% del tiempo de un empleado debe dedicarse a la gestión de documentos. (nota de prensa de Seidor en acceso.com; vía Archivologo).

Por tanto, podemos afirmar que la superproducción documental es un problema que viene de lejos, pero que continua avanzando. Pero llama verdaderamente la atención la importancia que tiene aún el papel en nuestras vidas. Y para muestra, un botón:

Impresora de correo electrónicoRetrocesos en comunicación a través de correo electrónico. Esta impresora de correo electrónico [Computerless Email Printer] cuesta 150 dólares (+ suscripción mensual aparte). No necesita ordenador: se configura y de vez en cuando se conecta a Internet, baja el correo y lo imprime directamente en papel. Como idea no deja de ser curiosa y con ciertas aplicaciones prácticas… a pesar de parecer a simple vista un gran retroceso hacia la útopica «oficina sin papeles», más que un avance… (Microsiervos, a propósito de un post de Netorama).

Todo esto debe hacernos pensar en dos cosas:

  • en primer lugar, la necesidad de implantar la figura del archivero/records manager en todas las organizaciones (serias, se entiende);
  • y, en segundo, que algo habrá que hacer cuando nuestra cultura informacional todavía nos hace pensar (vivir) en papel.

One thought on “Sobre el soporte papel y la inflación documental, a raíz de varias citas

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s