He vuelto. Problemas y circunstancias personales me han tenido ocupado los dos últimos meses… y ahora me resulta difícil retomar el blog. Afortunadamente, tenía unas cuantas notas, a modo de preguntas y respuestas, a propósito de unas lecturas (al final del texto enlazo con ellas) sobre el futuro (o el presente) de los sistemas de descripción archivística, que me gustaría compartir para conocer vuestra opinión.

• ¿Cuál es la situación actual de la descripción y el acceso a las descripciones archivísticas? Estamos en un momento de transición… aunque da la impresión de que llevamos un montón de tiempo en él. O que siempre estamos en transición. Lo que pasa en la actualidad es que se ve más claramente hacia dónde debemos dirigir nuestros pasos: de los instrumentos de descripción tradicionales, textuales, lineales, unidimensionales… hacia unos “sistemas de descripción y acceso” (utilizando la terminología de Pitti) multidimensionales y abiertos.
• ¿Cómo empezó todo? Posiblemente, el elemento que más haya incidido en esta tendencia han sido las nuevas tecnologías: los SGBD primero y las tecnologías web después, que están dando lugar a un importante cambio en la forma de acceder a los recursos archivísticos y, por tanto, en cómo entenderemos y llevaremos a cabo la descripción. Nuevas tecnologías que ya no son tan “nuevas”, como tampoco lo son algunas de las ideas sobre las que se sustenta el cambio. Por ejemplo, se reconoce ahora el valor del sistema australiano de series y se cita como precedente el famoso artículo de Peter Scott de 1966 (“The Record Group Concept: A Case for Abandonment” [pdf]). Otros elementos que participan en esta transición pueden ser los tampoco ya tan nuevos modelos de la descripción bibliográfica; o la ampliación del corpus normativo del ICA (habrá que acostumbrarse a ponerlo así) a partir de ISAAR(CPF) y lo que supone su implementación.
• ¿Cuál es el objetivo deseable? Superar la “inadecuación funcional” de los IDDs tradicionales: no se trata de “escanear inventarios”, sino de adaptarlos al “nuevo” medio (computer-friendly) y a las personas (user-friendly). Algo así como abrir las puertas de unos Archivos 2.0 en una Web Semántica.
• ¿Qué pasos se están dando? Según Pitti, es necesario realizar un análisis riguroso de la lógica y la estructura de la descripción archivística. Por eso, la definición de un modelo conceptual de la descripción archivística se considera algo prioritario y la comunidad internacional ya está trabajando en ello. Ahora, “las relaciones están en el centro de la descripción”, dice otro de los textos. En España, ya llevan algún tiempo estrujándose la mollera los componentes de la CNEDA; y en la última Reunión anual del Comité de Normas y Buenas Prácticas (CBPS) del ICA se decidió la elaboración de una “declaración general de modelo de datos”, un documento que incluirá una introducción general sobre la evolución de los trabajos de normalización impulsados por el ICA; un modelo conceptual de la descripción archivística, compuesto por una declaración de los elementos de descripción de cada tipo de entidad y la definición de las relaciones entre las diferentes entidades; y anexos con tablas de concordancias a otras normas y trabajos actualmente en curso sobre modelado conceptual. Por los mismos motivos, se hace necesaria la revisión de las normas actuales para adaptarlas a lo que queramos que sea la descripción y acceso: “corresponde a la comunidad archivística dirigir las normas en consecuencia”, dice Mark Matienzo. Por esta razón, las normas del ICA van a ser adaptadas al modelo conceptual que se defina. Pero también las normas EA… (EAD, EAC-CPF), que tendrán que ser más amigables con los SGBD (Pitti habla de integrar lenguajes de marcado y bases de datos), más datacéntricas, más enlazables y “enlazantes”, más acordes con el medio en el que se van a desenvolver, en definitiva.
• ¿Cuánto tiempo durará esta transición? Pues seguro que todo este jaleo no está resuelto para mañana… No obstante, como escuché decir a Joachim de Posada, “el factor más importante para tener éxito es la habilidad para retardar la gratificación”

Igual me he pasado un poco, ¿no? Bueno, espero que al menos sirva para generar un poco de debate y que el blog vuelva a tener algo de vidilla. Los textos que dieron lugar a esta excesivamente larga anotación son:

• Direction des Archives de France (2009). Bulletin d’information francophone sur l’EAD, nº 36 [pdf].
• Matienzo, M. (2009). “Archives & the Semantic Web“. Annual Meeting of the Archivists’ Round Table of Metropolitan New York.
• Pitti, D. (2008). “Archival Description and Access After Finding Aids” [ppt]. Vale la pena también echar un vistazo a los contenidos que ha tenido el curso que ha impartido recientemente en la Rare Book School.
• Savoja, M. (2002). “Future scenarios for archives: some Italian perspectives” [pdf]. Convergence on Memory Institutions. Finnish-Italian Seminar on the Collaboration of Libraries, Archives and Museums in the Organization of Knowledge.

Que anoto aquí para que no se me olviden. En primer lugar, las que identifica Dídac Margaix a raíz de su análisis del último número de la revista Library Hi Tech:

• La separación del OPAC del SIGB, lo que obliga y obligará a los productores a ofrecer sistemas más flexibles y abiertos.
• El uso de software libre, ya no es una excentricidad, es una opción.  (…)
• El elemento más utilizado e importante en los nuevos OPACs son las facetas.
• La participación del usuario y las etiquetas como sistema de recuperación de información en el OPAC.

En segundo lugar: la implementación del servicio SeeAlso en el catálogo de la biblioteca de Hannover (visto vía Archivalia), un proyecto de la Red de bibliotecas alemana GBV que permite enlazar automáticamente con recursos externos relacionados (en los ejemplos que he visto, con entradas de la Wikipedia alemana). No se muy bien cómo podría funcionar en un sistema de descripción archivística, pero me lo guardo por si acaso (se admiten sugerencias). Véase además: Getting started with SeeAlso y SeeAlso: A Simple Linkserver Protocol.

Estas Navidades, mientras buscaba algún libro para regalar, me topé con el libro Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan (Gijón: Trea, 2008). Aunque es un tema que me llama la atención, no puedo decir que sepa mucho sobre ello. Por eso, y porque había leído otras cosas de su autor, Jordi Serra (página personal en la UB y ficha del directorio EXIT) -uno de los máximos especialistas de nuestro país en la materia-, que me habían gustado, pensé que podría estar bien comprarlo para echarlo un vistazo “un día de estos”. Creo que no me equivoqué. Después de una primera lectura, tengo la impresión de que el libro de Serra es de lo mejorcito que se ha publicado en los últimos tiempos en lo que a bibliografía archivística se refiere.

Se trata de un librito de no muchas páginas, en la línea de lo que ha venido saliendo en la colección Archivos Siglo XXI (lleva hasta la coletilla “Qué son y cómo se tratan”, como otros títulos de la misma colección). Consta de tres capítulos: en el primero (¿Por qué nos preocupan los documentos electrónicos?) se tratan cuestiones básicas sobre el documento electrónico, la problemática y los retos que plantea su gestión… Quizás, los temas que más se han repetido en la bibliografía española al respecto, aunque en esta ocasión tratados de forma sencilla en apenas quince páginas. El segundo (¿Cómo gestionar los documentos electrónicos?), que es el que más me ha gustado, aborda la gestión a lo largo de todo el ciclo de vida: objetivos, recursos necesarios, metodología y tratamiento archivístico. Y el tercer capítulo (¿Cómo conservar los documentos electrónicos?), referido a la conservación a largo plazo, me ha resultado la parte más árida, quizás porque trataba aquello de lo que menos había leído con anterioridad.

Lo que más me ha gustado del libro:

• Que los contenidos están muy bien organizados.
• Que está escrito desde un punto de vista más práctico que teórico y más pragmático que dogmático. Además, en un estilo bastante directo: no se pierde dándole vueltas a un único concepto ofreciendo infinitas definiciones, sino que explica de forma sencilla la significación que pretende y así consigue avanzar en un discurso coherente y de fácil (por lo general) aprehensión.
• Que está muy actualizado en lo que a bibliografía y proyectos (internacionales en ambos casos) se refiere.

Lo que menos:

• Que en ocasiones se echan de menos algunas notas ampliatorias y explicativas, e incluso un mayor número de referencias.

Hay algunas partes que tengo que releer; por ejemplo, la referida a la valoración, así como el citado tercer capítulo. No obstante, no puedo sino recomendar este libro. A mí por lo menos me está ayudando bastante a (empezar a) ponerme al día en este tema.

¿Hay alguien por ahí que también lo haya leído?

El día 28 de mayo se celebró en el Círculo de Bellas Artes de Madrid, con gran éxito de asistentes, la jornada técnica “Portales de Archivos en Internet. Experiencias“, organizada por el Ministerio de Cultura, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales. Una jornada ligerita en cuanto a su duración (poco más de 3 horas) pero -en mi opinión- muy bien planteada, dado que se exponían, como señaló José Ramón Cruz Mundet, tres modelos diferentes de difusión archivística en la web con distintos grados de consolidación:

• PARES: un proyecto que ha iniciado su andadura no hace mucho (creo que se presentó hace un año) y bastante orientado a la difusión de las imágenes digitales de los documentos conservados en los archivos estatales (recogiendo así el testigo de proyectos anteriores, como el de Indias o AER), aunque pretende ser una plataforma integral para la gestión electrónica de los documentos, si bien todavía está en fase piloto y en continuo cambio.
• El portal de The National Archives (UK): un proyecto bastante consolidado y del que me he declarado fan en más de una ocasión, que ofrece el acceso a un gran conjunto de sistemas de información archivística así como a multitud de servicios destinados a una amplia variedad de usuarios, y que fue “galardonado” este mismo año en los 2008 Best Archives on the Web Awards organizados por ArchivesNext con el premio en la categoría “Mejor experiencia web total”.
• Y, por último, el proyecto para la creación de un Portal de Archivos y Documentos de Europa, financiado por la Comisión Europea y coordinado por España, que aún no ha iniciado inicialmente su andadura.

Sobre PARES (véase el pdf de la ponencia) habló Alfonso Sánchez Mairena, Jefe de Área de Relaciones institucionales de la Subdirección General de Archivos Estatales, y por ser el proyecto más cercano no voy a enrollarme mucho con lo que se dijo. Simplemente señalar que, aparte de describir la plataforma (objetivos, tecnología, etc.) y su vertiente pública: el portal web (con los sistemas de información que engloba) y sus funcionalidades, todo ello completado con una serie de estadísticas de uso, quizás lo más interesante fue el avance de algunos desarrollos posteriores, especialmente, el referido al futuro módulo de control de fondos; pero también una posible integración de transcripciones de documentos vinculadas a las unidades de descripción que me recordó algo bastante familiar.

Lo mejor de la Jornada fue, para mi gusto, fue la intervención de Jone Garmendia (bio y pdf de la ponencia), quien aparte de mostrarse como una gran profesional, me pareció una estupenda conferenciante, que además de describir clara y brevemente los contenidos del portal en Internet de los archivos británicos entrelazó interesantes comentarios sobre su experiencia personal y profesional, la organización y el funcionamiento del sistema archivístico británico y la legislación relativa al acceso a la información en ese país. De su intervención me quedo, en primer lugar, con la confrontación entre los dos modelos de recuperación de la información presentes en sus sistemas de información archivística: un modelo apoyado fuertemente en metadatos, con información muy estructurada y que permitía ecuaciones de búsqueda extremadamente complejas; y un nuevo modelo que están aplicando para la recuperación de documentos electrónicos, basado en búsquedas de texto libre sobre el texto completo del documento. En segundo lugar, con las manifestaciones un tanto dospuntoceristas que realizó, por ejemplo, al hablar de Your Archives o del uso de folksonomías. Y, por último, con el contraste resultante tras su exposición de la política archivística española y la británica, y de los distintos objetivos de sus organizaciones archivísticas. Por ejemplo, cuando Garmendia comentó respecto a la política de digitalización española que “nosotros no tenemos dinero para eso”.

Por último, Luis Enseñat habló del incipiente proyecto de portal europeo de archivos (pdf de la ponencia). Comenzó por situar el proyecto en el marco de la cooperación europea en materia de archivos, encabezada por EBNA y EAG, para pasar a desvelar alguna de las incógnitas que existían sobre esta iniciativa: que se iniciará como tal este verano, tras la concesión definitiva por parte de la Comisión Europea; que va a consistir en un metabuscador que interrogará a distintos sistemas de información archivística nacionales, a partir de una interfaz multilingüe, en busca de información sobre centros de archivo y documentos; que Alemania se ocupará del diseño lógico y Francia del diseño físico; que trabajará con EAD, EAC, EAG, METS y OAI-PMH; que Europeana (la futura biblioteca digital europea) participa por un lado en este proyecto y, al mismo tiempo, se nutrirá a partir de él en lo que se refiere a imágenes digitales de documentos de archivo…

En definitiva, que la Jornada estuvo bastante bien y fue bastante provechosa, con el aliciente además de poder saludar a algunos amigos y conocer a otros compañeros. Y, para terminar, un par de enlaces más a propósito del tema:

• A través del blog italiano Archivistica e dintorni, me entero de que recientemente tuvo lugar en Roma un evento similar; en este caso, un seminario sobre Archivos y Bibliotecas en la Web en el que participaron una serie de profesionales de ambos ámbitos, y cuyas intervenciones se han recogido en el sitio web del Osservatorio Tecnologico per i Beni e le Attività Culturali (fundamentalmente, ficheros de audio de las ponencias).
• Por último, y para no parecer tan pelota con los británicos, os invito a que veáis un vídeo de TicCities en el que Antonella Broglia analiza el estado del arte de la Administración electrónica, y en el que se señalan algunos tropiezos del gobierno británico (aprox. en 05:30).

Todavía no ha tenido mucho eco en la archiblogosfera, pero me parece que es una estupenda noticia que vale la pena difundir: por primera vez, entre los nominados a los Premios Webby, considerados los Óscar de Internet, se encuentra un sitio de una institución archivística.

Se trata de Digital Vaults, una magnífica y -sobre todo- diferente exposición virtual, de una selección de más de 1.000 documentos de archivo, que ha sido nominada como mejor sitio web del año 2008 en la categoría de instituciones culturales.

The Digital Vaults, an online interactive exhibit for the National Archives Experience, was launched in February, 2008. (…) This new site uses visual records such as documents, photographs, and popular media, and illustrates how these materials can come together in unexpected ways to tell the story of our country.

Una forma genial de acercar a los ciudadanos a los archivos y al patrimonio documental que, gracias a esta nominación, tendrá una difusión inusitada. Lástima que no todas las instituciones archivísticas cuenten con los mismos recursos que el NARA…

Más información:

• Nota de prensa del NARA.
• The National Archives Experience.
• Premios Webby en la Wikipedia: en inglés y en castellano.

Ahora que el paso de los instrumentos tradicionales en papel a los nuevos sistemas de información archivística en línea -o sistemas de descripción archivística, como parece proponer la Comisión de las NEDA (ver p.ej. Proyecto NEDA-I, pp. 6, 7, 8 y 10)- es cada vez más palpable, debería ser el momento de reflexionar sobre lo que se ha hecho, lo que hay y hacia dónde tendremos que ir. Al igual que la CNEDA -aprovechando que ha salido a la palestra- ha iniciado sus trabajos a partir de una reflexión sobre el pasado, presente y futuro de la normalización de la descripción archivística, creo que estaría bien reflexionar sobre cómo se plasman esos sistemas de descripción archivística en la Web, sobre todo desde el punto de vista del usuario.

Dejando a un lado posibles funcionalidades 2.0 (algunos autores como Elizabeth Yakel están escribiendo al respecto) o incluso 3.0 (gracias a las posibilidades que ofrecen EAD, EAC, EAG y normas venideras), me gustaría llamar la atención y conocer vuestra opinión sobre una cuestión que creo que no se ha analizado lo suficiente: la usabilidad -”grado de eficacia, eficiencia y satisfacción con la que usuarios específicos pueden lograr objetivos específicos, en contextos de uso específicos” (ISO 9241-11:1998)- y la arquitectura de la información -”organizar espacios de información con el fin de ayudar a los usuarios a satisfacer sus necesidades de información”- de los sistemas de descripción archivística.

Lo cierto es que apenas tengo nociones (muy) básicas al respecto, por lo que sólo voy a exponer un par de cuestiones que se me ocurren al respecto, por si alguien quiere comentar o ampliar el tema.

En primer lugar, echo de menos las posibilidades de navegación de estos sistemas. No sólo me refiero a poder navegar a través de la estructura jerárquica de una misma entidad (por ejemplo, del fondo a la unidad documental; del registro de autoridad de una institución al órgano productor de una serie determinada; etc.), o a obtener más ejemplares de la misma a través de puntos de acceso comunes. También a poder navegar entre las representaciones de ejemplares o instancias de unas y otras entidades que conforman (o deberían conformar) estos sistemas de información archivística. Es decir, que si por ejemplo tengo en pantalla la unidad de descripción correspondiente a una serie documental que me interesa, pueda ir a la representación de la actividad de la que es plasmación; o al órgano responsable de dicha actividad y productor de dicha serie. Es cierto que no son muchos los archivos que cuentan con descripciones tan ricas, pero el hecho es que se ha avanzado bastante (creo yo) en la normalización de puntos de acceso, existen además algunos ejemplos de registros de autoridades bastante completos, pero su aplicación práctica dista mucho de lo deseable. ¿O no?

En segundo lugar (e incluyo ya un par de ejemplos), creo que no sólo debemos tener la posibilidad de navegar por los recursos del sistema. También tendría que hacerse de forma más intuitiva -”transparente y autodescriptiva” frente a la “jerga archivística”, dice E. Yakel refiriéndose al diseño de los sitios web de archivos y a cómo presentan la información (“Archives in the Era of Accessibility“, Lligall: 2005)-. Un ejemplo innovador en lo que se refiere a la organización de la información archivística y su presentación, aunque no termine de convencerme, es el que propone el proyecto Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids del Instituto HATII de la Universidad de Glasgow, que he conocido a través del archiblog ¿francés? Thinking twice.

La imagen de arriba (pinchar para ampliar) es una captura de lo primero que te encuentras en una de las Demos que ofrecen, junto con otra en la que la pantalla se divide en dos partes: a la izquierda, una interfaz gráfica similar a la anterior; a la derecha se sitúa el sistema de descripción archivística, que muestra las unidades de descripción correspondientes a los elementos de la parte izquierda que queramos visualizar.

Según dicen en la página principal del proyecto:

As more archival finding aids, of increasing complexity, become available online the difficulty of seeing the ‘wood from the trees’ increases. This is particularly the case when these are implemented in EAD (Encoded Archival Description). In part, this is caused by the inherent difficulty of navigating hierarchical structures (the need go back up and across before you can go down again) but also a symptom of the lack of innovation in visualising archival information. This project, funded by the Arts and Humanities Research Council, seeks to test a novel approach to structuring and visualising archival information by applying a novel visualisation interface to two existing EAD finding aids that have been transformed into Ted Nelson’s ZigZag^TMstructure.

ZigZag structures finding aid content as a series of cells, these are then linked together to form dimensions (for example, function). As each cell can belong to more than one dimension this allows a visualisation that combines selected dimensions (for example files by functional activity), but also displays other available dimensions without cluttering users current view.

Digo que no termina de convencerme porque aunque apenas he leído la documentación del proyecto y he trasteado un poco con la interfaz, no me aclaro con tanta letra y no sé muy bien con qué se corresponde cada elemento a primera vista… y eso sería lo deseable, ¿no? A lo mejor con ejemplos más “cercanos” me costaría menos entenderlo.

El segundo ejemplo que quiero comentar me gusta bastante más. Hablé un poco de él hace algo más de un año, cuando apenas habían publicado información, y aunque ya disponen de bastante documentación en su sitio web, no he tenido tampoco tiempo de estudiarlo, por lo que lo trato un poco (como me suele ocurrir) por encima. Me estoy refiriendo al proyecto QVIZ (Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics), en el que participan como socios, entre otros, los Archivos Nacionales de Suecia y Estonia, así como Telefónica I+D por parte española. De nuevo copio de su página inicial:

QVIZ is a project started in order to bring users a single entry point to the archives of Europe. A common starting point that allows browsing of the archival resources through time and space using a dynamic map or contextual categories. The map interface locates the resources without the need of knowledge concerning the language that the resource keeps or which institution that holds the records. In addition to this, QVIZ also provides an environment for collaborative knowledge building with social bookmarking for interested users.

En definitiva: sistema de descripción archivística + SIG + marcadores sociales. A través del blog de uno de sus desarrolladores se puede acceder a un primer prototipo (abril del año pasado), que no he sabido manejar, probablemente porque se trata de una versión bastante “primitiva”, si lo comparamos con lo que aparece en los vídeos tutoriales sobre su funcionamiento disponibles. Lo cierto es que no es difícil pensar en su aplicación, por ejemplo, al Censo-guía de Archivos (que por cierto, estrenará versión el día 9 de abril).

Aun así, ¿no se estará haciendo la casa por el tejado? Puede que lo que haga falta sean interfaces sencillas, con menos posibilidades pero que permitan a los usuarios acceder de forma rápida y sencilla -sin dejar de ser completa y estar contextualizada- a los documentos de archivo. En una anotación anterior recogí una cita de Angelika Menne-Haritz, vicepresidenta del Bundesarchiv, referida a la actitud del usuario frente a los sistemas de información archivística, que aunque en aquel momento no venía muy a cuento, hoy me viene que ni pintada:

Google users, for instance, “search” and “find”, but archival users additionally wish to “look” and “find out”. That is to say, users of archival gateways often need to discover previously unknown facts and materials that can only be found with the help of context information provided online as part of an intelligent user guidance.

No obstante, a veces me parece que el usuario prefiere un motor de búsqueda potente que le permita recuperar rápidamente el mayor número de registros posibles de una base de datos catalográfica. La ampliación del concepto de usuario de los archivos, dentro del cual tendrán cada vez más peso los nativos digitales, obligará a que estas cuestiones se tengan en cuenta. En cualquier caso, no estaría de más:

• Sacar el máximo partido a lo que tenemos, a través de normas de codificación como EAD, EAC, EAG…, para trabajar con ello.
• Conocer la opinión de los usuarios, sus necesidades. Y evaluar los sistemas existentes para conocer sus pros y sus contras, su adecuación a dichas necesidades y el comportamiento de los usuarios.
• Y seguir trabajando en proyectos como los anteriormente citados, para descubrir nuevas (y mejores) formas de acceder (y también crear, compartir, difundir…) a la información archivística.

¿Qué opináis?

Voy a utilizar esta anotación (que posiblemente se convertirá posteriormente en página) He creado una página en la que iré recogiendo enlaces a noticias y/o a sitios web de distintos centros o servicios de archivo que utilizan herramientas 2.0 para ofrecer un mejor servicio a sus usuarios. No es el resultado de una búsqueda exhaustiva, sino que son enlaces que iré recopilando según los vaya encontrando, agrupados según el servicio que proporcionan. Podéis colaborar dejando en los comentarios de la página los vínculos que consideréis que deban estar, para ir completando la lista.

• Mensajería instantánea (IM) desde el sitio web: como comentó a través de su blog Alone in the Archives la archivera de Hobart and William Smith Colleges, Linda Clark Benedict, ha comenzado a utilizar un gadget de meebo en el sitio web del archivo para comunicarse en tiempo real con los usuarios no presenciales.
• Wiki para que los usuarios contribuyan a difundir los fondos del archivo: los Archivos Nacionales británicos pusieron en marcha hace unos meses (cómo no, en beta) una wiki que han llamado Your Archives, ya que son “for you to contribute your knowledge of archival sources held by The National Archives and by other archives throughout the UK”. David Mattison lo reseñó poco después en su bitácora, The Ten Thousand Year Blog.
• Difundir y compartir contenidos a través de servicios sociales: como está relizando (ATENCIÓN: primer ejemplo español de la lista) Julio Cerdá desde el Archivo de la Ciudad de Arganda del Rey colgando vídeos de sus fondos audiovisuales en YouTube, como anunció y justificó más que debidamente hace unas semanas en Arxiforum.
• Sindicación de contenidos: los Archivos Nacionales australianos disponen de un canal RSS (e incluso de servicio de podcast) para ofrecer a sus usuarios información actualizada sobre sus actividades. Aunque se salga del ámbito que estamos tratando, no quería dejar de señalar que también el sitio del CIA dispone de canales RSS.

¿Se os ocurren algunos ejemplos más?

Actualización (23 de enero de 2008): no me había dado cuenta (es lo que tiene seguir los blogs desde un lector de feeds) de que ArchivesNext lleva bastante más avanzada que yo esta tarea -aunque su objeto de atención sea más amplio-, así que iré completando la lista (con su permiso) en próximas fechas con algunas de las iniciativas que ha recopilado.

Actualización (25 de enero de 2008): ya está creada la página, a la que os remito, ya que no volveré a actualizar este post: Hacia el Archivo 2.0

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A propósito de Richard Cox et alii: “Machines in the Archives: Technology and the Coming Transformation of Archival Reference“. First Monday, vol. 12, nº 11 (2007).

En un momento en el que comienza a hablarse en nuestro país de archivos mecanizados, Richard Cox saca a la luz un artículo en el que se analizan algunas vertientes del impacto que las máquinas están produciendo en el mundo de los archivos.

Aunque, debido probablemente a que es fruto de las investigaciones y reflexiones surgidas a partir de un trabajo de clase que realizaron alumnos de la Universidad de Pittsburgh en el marco de un curso impartido por Cox a principios de este año, este estudio puede parecer que carece de cierta uniformidad y linealidad en el discurso, lo cierto es que resulta bastante interesante y, además, supone una de las primeras manifestaciones por parte de una de las vacas sagradas de la Archivística a favor de lo que comienza a denominarse Archivo 2.0.

El artículo reflexiona sobre las implicaciones que suponen para los archivos las nuevas tecnologías, centrándose en un aspecto fundamental: la relación entre el archivo y el archivero con los usuarios.

Life for the archivist is different than it was a mere decade or two ago and, it seems, working with researchers has irrevocably been transformed.

Para ello, examinan toda una serie de tecnologías que están siendo empleadas -o son susceptibles de serlo- en este contexto, describiendo en cada caso no sólo las posibilidades y ventajes de cada uno de ellos, sino también los posibles problemas que pueden acarrear:

• En primer lugar, tratan brevemente sobre los sistemas de videovigilancia digital en red, como herramientas que permiten mejorar la función custodia del archivo respecto de sus usuarios presenciales.
• Con mayor profundidad estudian después los nuevos canales de comunicación entre archivo y usuario, articulándolo en torno a dos vertientes: por un lado, cómo a través del correo electrónico, la mensajería instantánea (IM), el chat… se puede construir un nuevo concepto de servicio de referencia (servicio de referencia virtual o digital); por otro, cómo los sitios web de los archivos se han convertido en un instrumento de difusión y acceso fundamental, y han permitido poner a disposición de una mayor numero de usuarios, nuevos y mejorados sistemas de información.
• Luego, analizan la digitalización de documentos a través de escáneres y cámaras digitales, tanto por parte del personal del archivo, como por los usuarios a través de sus dispositivos autoservicio y/o los suyos propios; y sus implicaciones con respecto a la conservación, propiedad intelectual, difusión y servicio a los usuarios, llegando a proponer la utilización de flickr en pequeños archivos.
• Finalmente, introduce las tecnologías de la Web 2.0 en los archivos, destacando las posibilidades del etiquetado social en los sistemas de información archivística.

En definitiva, muchas máquinas, muchas tecnologías que comienzan a emplearse o, al menos, a ser tenidas en cuenta en los archivos. No obstante, archivos y archiveros no deben contentarse con la mera incorporación de tecnologías a su trabajo diario, sino que es necesaria la reflexión y, sobre todo, un cambio profundo de actitud para que supongan realmente una mejora del servicio:

because of these attitudes, incorporating technologies such as e–mail is not improving or speeding up reference service, as one might believe, but perpetuating problems that have not been resolved in face–to–face reference.

Este cambio no supone necesariamente una ruptura con la tradición archivística, ya que en muchas ocasiones no estamos ante procesos totalmente novedosos, sino ante evoluciones de los mismos. Se podría decir que asistimos a un período de transición (“Archives and archivists are clearly in a transitional period in moving from real world to virtual world scenarios”) en el que tendremos que resolver viejos problemas e, inevitablemente, hacer frente a otros nuevos.

Computers are certainly never going to be a panacea for archival reference. For every advantage there will be some problem that needs to be dealt with or at least kept in mind.

Las nuevas formas de interrelación e interacción con un número de usuarios cada vez mayor y más heterogéneo requieren además un conocimiento exhaustivo y diversificado de las necesidades de éstos (estudios de necesidades de usuarios) de cara a planificar determinados funciones de al archivo. Así, procesos archivísticos como la descripción, la referencia y la difusión podrán caminar de la mano del progreso tecnológico y de la cultura informacional de la sociedad, y no a remolque o, lo que es peor, en sentido contrario.

Reference archivists must prepare themselves for a more diverse clientele and new means of communication with users. Also, archival collections will have to communicate more with each other to link their resources on the Web. Rosenbusch leaves us with two questions concerning these situations and their impact on the future of archives: In what areas will shared resources be most beneficial for the users? Will the Internet significantly alter description? It will be interesting to document the evolution of online–finding aids and their effect on archival description.

(…) Finding aids must be reengineered in order to serve users in an online environment. Unfortunately, many archives are spending a great deal of money creating online finding aids and digitizing their documents without studying their users’ information–seeking behaviors. Anderson believes that knowing the needs and habits of the researchers is integral to fostering an effective Web presence. It is important to note that online finding aids should not simply be digital versions of paper–finding aids, since traditional finding aids do not easily translate to a digital environment without some reengineering. The finding aids must be designed with the user in mind, not the archivist.

Bajo este marco, la filosofía y herramientas que proporciona la llamada Web 2.0 se antoja fundamental en esta transición, si bien partimos, como señala el artículo, de una situación de atraso con respecto a otras disciplinas, tanto en lo que se refiere a estudios y literatura profesional, como a la puesta en práctica de experiencias.

Given that archivists thus far have been reluctant (or uncertain about how) to take full advantage of the Internet, it is not surprising that Web 2.0 technologies, examples of which are wikis, folksonomies (or tagging), and blogs, have yet to be embraced by the archival community. However, such collaborative technologies have the potential to transform traditional finding aids and archival reference functions.

Nuevas formas de acceder a la información archivística, más cercanas a la experiencia del usuario y, lo que es más, permitir que el usuario participe del y en el trabajo del archivo, principalmente -como ha señalado Peter Van Garderen- “giving researchers the opportunity to contribute to finding aids” a través, por ejemplo, del etiquetado social de las unidades de descripción en sistemas de información archivística y, en definitiva, de la creación de folksonomías de archivos (archival folksonomies).

When we consider the potential of new technologies in the hands of non–professional but informed users of archives, we begin to see the power of new machines in the archives. (…) Some of the opportunities include diminishing the role of the archivist as gatekeeper, promoting participation and collaboration among users, and enriching the archives itself by tapping into the specialized and diverse knowledge of researchers. However, to reach this goal archivists need to transform traditional concepts inherited from the analog environment and take advantage of the benefits virtual public and academic cultures can offer.

De nuevo volvemos al cambio de actitud necesario por parte de los archiveros. Como dice el artículo, “Certainly, there will be obstacles that are rooted in entrenched academic and archival traditions, belief systems, and practices from the analog world”. Pero vale la pena avanzar si no queremos quedarnos atrás, sin que esto suponga romper nuestras raíces. Cox habla de transitional period; hace unos meses, Lalo lo llamaba tranquila transición:

no creo en el conflicto entre una Archivística tradicional y una nueva Archivística 2.0. Creo más bien en una tranquila transición (sin ruptura) que aglutine la experiencia de muchos años, y de múltiples profesionales, con la nueva tecnología. ¿Iluso? Creo que en esa Archivística estamos o deberíamos estar todos, porque si no no estamos hablando de un verdadero progreso: en la expresión “Archival Science is Us/ing Us” me inclino por la primera parte.

Ahora sólo falta integrar esas máquinas de las que habla Cox, con la Archivística que dice Lalo. Es decir, el “Machine is Us” con el “Archival Science is Us”.

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A través del weblog del DLM-Forum leo la convocatoria de su próxina reunión, que tendrá lugar en Lisboa a finales de año:

The DLM Forum Executive Committee are delighted to announce the programme for the DLM Forum Members Meeting taking place in Lisbon, Portugal, 22nd and 23rd November 2007, and kindly hosted by the National Archives of Portugal.

Según el programa [pdf] difundido, el primer día estará dedicado a tratar diversos aspecto de MoReq2, del que tratamos en su momento y al que seguro que volvemos en su momento porque el proyecto tenía bastante buena pinta. Y el segundo día, se presentan una serie de proyectos relacionados con los documentos electrónicos a los que tampoco conviene perder de vista:

• DRAMBORA (Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment) es una herramienta elaborada por el Digital Curation Centre del Reino Unido y el proyecto europeo DigitalPreservationEurope, destinada a facilitar un sistema de auditoría interna para repositorios de documentos digitales.
• RODA (Repositório de Objectos Digitais Autênticos) es un proyecto portugues cuyo objetivo principal es la construcción de un prototipo de archivo digital.
• El que más me ha sorprendido (y muy gratamente, todo hay que decir): un proyecto de difusión del AGA que utiliza Google Earth para mostrar y organizar espacialmente fotografías procedentes del fondo del Patronato Nacional de Turismo (70.000 imágenes).

El mismo día, el encuentro concluye con un debate sobre el futuro de la profesión archivística. Como puede verse, un programa completito, aunque quizás demasiado condensado. En cualquier caso, seguro que las comunicaciones son muy interesantes, y esperemos que se difundan a través del blog de la organización, como han hecho con otros eventos.

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Durante los pasados días 24-26 de abril tuvo lugar en Berlín la Tercera Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS. Respecto al lugar de encuentro, éste no podía ser más acertado: una iglesia de moderna remodelación en una nueva ciudad, dinámica, activa, levantada sobre cenizas, escombros y divisiones, y encima con el sol de España, lo cual siempre da buen rollito y favorecía la interoperabilidad mediterránea en la terraza. Tradición y modernidad, unificación, comunicación… eran las características del espacio, pero también las cuestiones de debate de la nueva fe a profesar: normalización, construcción de sistemas unificados de información y mejora del acceso global a los recursos archivísticos.

El Concilio de Berlín

En este entorno tan religiosamente moderno se tocó prácticamente todo el santoral normativo (especialmente los de primera división), y estuvieron presentes reputadas dignidades de las diferentes iglesias nacionales y múltiples cofradías de todo el Occidente tecnológico: el primer día se dedicó a EAD, la mañana del segundo a EAC y la tarde a METS (en una sesión común con el DLM-Forum). La última jornada se centró en algunos sistemas de información archivísticos (A2A, etc), e incluso resucitó el Censo-Guía de Archivos y EAG (casualmente ocurrió el tercer día). La conferencia fue realmente interesante, y la organización cuadriculada. Incluso las fraternales paradas para la comunión diaria (coffee break) en la terraza eran realmente provechosas (la tarta de manzana deliciosa), eso sí nunca sin dejar de pronunciar más o menos respetuosamente las palabras mágicas (<i ei di><i ei si><i ei yi>) que conducen al paraíso prometido. Espero que sólo valgan para la inmortalidad de la información, porque como me toque otra vida con estas siglas a cuestas casi que prefiero la apostasía de la ficha mecanografiada.

Abrió el concilium Hartmut Weber (Presidente del Bundesarchiv), quien introdujo magistralmente la cuestión de la normalización en el contexto de la globalización, la explotación de las TICs y la construcción de un sistema de información europeo que mejore el acceso a los recursos archivísticos.

A lo largo de la conferencia quedó claro que las relaciones entre ISAD(G)-EAD de una parte e ISAAR(CPF)-EAC de otra son perfectamente complementarias, sin que quepa buscar competencias o conflictos entre ámbos ámbitos (“a Dios lo que es de Dios, y al César lo que es del César“). Vamos que para nuestra tranquilidad el uso de EAD y EAC no sólo no es pecado sino que es plenamente conforme con nuestros dogmas fundamentales. De velar por la ortodoxia se ocuparon Michael J. Fox (EEUU) y Nils Brübach (Alemania), miembros del CBPS del CIA.

I-EI-DI

En la sesión dedicada a EAD, Kris Kiesling habló del desarrollo de este estándar y de su actual utilización en EEUU, especialmente en los múltiples consorcios existentes con proyectos de bases de datos colectivas consultables en la Web, y nos recordó que el año que viene la criatura cumple ya 10 añitos. Además se expusieron las experiencias de trabajo que han tenido lugar en diferentes países europeos: se dieron detalles de los múltiples proyectos de Francia (Claire Sibille), Polonia (Hubert Wajs), Alemania (Petra Rauschenbach), además del siempre modélico Archives Hub del Reino Unido (Amanda Hill). De todo ello parecía sacarse en limpio que el éxito de este tipo de proyectos a nivel regional y nacional dependía de varias cuestiones clave, en modo alguno novedosas: financiación, coordinación, software, normalización y formación. Además, aunque ahora contemos con normas detalladas de estructura y codificación de datos, queda aún mucho por hacer en el camino hacia la construcción de sistemas de información internacionales: las barreras lingüísticas y las diferencias en los estándares nacionales reguladores del contenido son los principales escollos.

I-EI-SI

En la sesión dedicada a EAC, comenzó hablando el mesías de XML para la descripción archivística y papá de las criaturas (EAD y EAC), Daniel Pitti, que recordemos lleva trabajando en esto desde el Berkeley Finding Aid Project de 1993. Por cierto, es una persona de carne y hueso, y no un servidor Web con inteligencia artificial como yo pensaba. Daniel se centró en el trabajo de desarrollo de EAC (desde la reunión de Yale de 1998 hasta la actualidad), justificó el necesario triángulo de interrelaciones entre descripciones de documentos, agentes y funciones/actividades de nuestro modelo conceptual, sus normas (ISAD(G)-EAD, ISAAR(CPF)-EAC, ISAF-?), y además nos sacó de dudas (por lo menos a mí) respecto al retraso del paso de EAC a versión definitiva. Parece que hay que revisar EAC porque los feligreses nos quejamos de que es demasiado compleja (también es verdad que nunca se nos dijo que la ruta al paraíso iba a ser un camino de rosas). Lo cierto es que el Grupo de Trabajo EAC tiene ahora el reto de simplificar la norma, aunque lógicamente sin renunciar a su mayor virtud: constituir una pieza esencial para facilitar la construcción de bases de datos nacionales e internacionales. Quedamos por tanto invitados a enviar nuestros comentarios. Su comentario final sobre la normalización fue efectivamente magistral: “it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you´re going outside, please dress up in a standard”.

En esta sesión también intervinieron Adrian Cunningham (Australia) que hizo hincapié aún más en la necesidad de construir sistemas de información archivísticos basados en el modelo conceptual y las normas apuntadas para posibilitar búsquedas más precisas, fundamentadas en la explotación de autoridades contextuales (agentes y funciones/actividades); Anke Löbnitz (Alemania), que expuso la utilización de EAD y EAC en el proyecto daofind; y Gerald Maier (Alemania) que proporcionó detalles del muy interesante portal BAM que ofrece un único punto de acceso Web a múltiples recursos culturales de archivos, bibliotecas y museos de Alemania.

I-EI-YI y otras hierbas

En la sesión dedicada a METS intervinieron Merrilee Proffitt (EEUU), Markus Enders (Alemania), Andreas Kellerhals (Suiza) y Angelika Menne-Haritz (Alemania). METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) es el estándar más novedoso para nosotros, aunque ya tiene sus añitos (este schema XML se creó en 2001 bajo el patrocinio de la DLF). METS no es más que una especificación para codificar en XML los metadatos descriptivos, administrativos y estructurales de los objetos digitales de un depósito, es decir, en nuestro caso fundamentalmente las reproducciones digitales de los documentos de archivo.

La última de las sesiones se centró en determinados sistemas de información archivísticos accesibles en la Web y en el uso de EAD y EAC: Bill Stockting (Reino Unido) nos dio una visión de A2A; Stefano Vitali (Italia) expuso determinados sistemas (SIAS, SIUSA, Guida Generale degli Archivi di Stato, SiAsfi…); Blanca Desantes (España) proporcionó una visión del Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica y de la creación y uso de EAG.

La guinda de la conferencia fue una mesa redonda -integrada por algunos miembros de EBNA, aunque también estuvo presente Kris Kiesling (EEUU)- sobre el proyecto de pasarela a los archivos europeos. En aquel momento la expectación era máxima. Después de tres días de proselitismo sobre la normalización y el acceso global a los recursos archivísticos la pregunta era muy clara: ¿qué pasa con el sistema de información europeo?. Lo cierto es que dio la impresión de que no existe una voluntad demasiado firme al respecto, de que todo está un poquito verde, y de que, frente a los colegas bibliotecarios y al proyecto de Biblioteca Virtual Europea, aún queda mucho por trabajar en la configuración de un verdadero sistema de información archivístico europeo. Efectivamente el proyecto podría comenzar por ir poniendo algunos pequeños cimientos sólidos de ese futuro sistema. Pero por cierto, en lo que a nosotros respecta:

¿Qué tal vamos en la construcción de nuestros sistemas regionales y nacional de información archivística?

Abelardo Santamaría Gallo

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