He vuelto. Problemas y circunstancias personales me han tenido ocupado los dos últimos meses… y ahora me resulta difícil retomar el blog. Afortunadamente, tenía unas cuantas notas, a modo de preguntas y respuestas, a propósito de unas lecturas (al final del texto enlazo con ellas) sobre el futuro (o el presente) de los sistemas de descripción archivística, que me gustaría compartir para conocer vuestra opinión.

• ¿Cuál es la situación actual de la descripción y el acceso a las descripciones archivísticas? Estamos en un momento de transición… aunque da la impresión de que llevamos un montón de tiempo en él. O que siempre estamos en transición. Lo que pasa en la actualidad es que se ve más claramente hacia dónde debemos dirigir nuestros pasos: de los instrumentos de descripción tradicionales, textuales, lineales, unidimensionales… hacia unos “sistemas de descripción y acceso” (utilizando la terminología de Pitti) multidimensionales y abiertos.
• ¿Cómo empezó todo? Posiblemente, el elemento que más haya incidido en esta tendencia han sido las nuevas tecnologías: los SGBD primero y las tecnologías web después, que están dando lugar a un importante cambio en la forma de acceder a los recursos archivísticos y, por tanto, en cómo entenderemos y llevaremos a cabo la descripción. Nuevas tecnologías que ya no son tan “nuevas”, como tampoco lo son algunas de las ideas sobre las que se sustenta el cambio. Por ejemplo, se reconoce ahora el valor del sistema australiano de series y se cita como precedente el famoso artículo de Peter Scott de 1966 (“The Record Group Concept: A Case for Abandonment” [pdf]). Otros elementos que participan en esta transición pueden ser los tampoco ya tan nuevos modelos de la descripción bibliográfica; o la ampliación del corpus normativo del ICA (habrá que acostumbrarse a ponerlo así) a partir de ISAAR(CPF) y lo que supone su implementación.
• ¿Cuál es el objetivo deseable? Superar la “inadecuación funcional” de los IDDs tradicionales: no se trata de “escanear inventarios”, sino de adaptarlos al “nuevo” medio (computer-friendly) y a las personas (user-friendly). Algo así como abrir las puertas de unos Archivos 2.0 en una Web Semántica.
• ¿Qué pasos se están dando? Según Pitti, es necesario realizar un análisis riguroso de la lógica y la estructura de la descripción archivística. Por eso, la definición de un modelo conceptual de la descripción archivística se considera algo prioritario y la comunidad internacional ya está trabajando en ello. Ahora, “las relaciones están en el centro de la descripción”, dice otro de los textos. En España, ya llevan algún tiempo estrujándose la mollera los componentes de la CNEDA; y en la última Reunión anual del Comité de Normas y Buenas Prácticas (CBPS) del ICA se decidió la elaboración de una “declaración general de modelo de datos”, un documento que incluirá una introducción general sobre la evolución de los trabajos de normalización impulsados por el ICA; un modelo conceptual de la descripción archivística, compuesto por una declaración de los elementos de descripción de cada tipo de entidad y la definición de las relaciones entre las diferentes entidades; y anexos con tablas de concordancias a otras normas y trabajos actualmente en curso sobre modelado conceptual. Por los mismos motivos, se hace necesaria la revisión de las normas actuales para adaptarlas a lo que queramos que sea la descripción y acceso: “corresponde a la comunidad archivística dirigir las normas en consecuencia”, dice Mark Matienzo. Por esta razón, las normas del ICA van a ser adaptadas al modelo conceptual que se defina. Pero también las normas EA… (EAD, EAC-CPF), que tendrán que ser más amigables con los SGBD (Pitti habla de integrar lenguajes de marcado y bases de datos), más datacéntricas, más enlazables y “enlazantes”, más acordes con el medio en el que se van a desenvolver, en definitiva.
• ¿Cuánto tiempo durará esta transición? Pues seguro que todo este jaleo no está resuelto para mañana… No obstante, como escuché decir a Joachim de Posada, “el factor más importante para tener éxito es la habilidad para retardar la gratificación”

Igual me he pasado un poco, ¿no? Bueno, espero que al menos sirva para generar un poco de debate y que el blog vuelva a tener algo de vidilla. Los textos que dieron lugar a esta excesivamente larga anotación son:

• Direction des Archives de France (2009). Bulletin d’information francophone sur l’EAD, nº 36 [pdf].
• Matienzo, M. (2009). “Archives & the Semantic Web“. Annual Meeting of the Archivists’ Round Table of Metropolitan New York.
• Pitti, D. (2008). “Archival Description and Access After Finding Aids” [ppt]. Vale la pena también echar un vistazo a los contenidos que ha tenido el curso que ha impartido recientemente en la Rare Book School.
• Savoja, M. (2002). “Future scenarios for archives: some Italian perspectives” [pdf]. Convergence on Memory Institutions. Finnish-Italian Seminar on the Collaboration of Libraries, Archives and Museums in the Organization of Knowledge.

Desde hoy se encuentra disponible en el sitio web la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) el primer resultado de esta iniciativa: el Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones – Parte 1: Tipos de entidad [pdf]. El mismo título ya indica que no se trata de una lectura que nos llevaríamos a una isla desierta (ni siquiera para hacer una hoguera), pero sin duda se trata de unos de los documentos técnicos más importantes de los últimos años, al menos en nuestro país, comparable seguro con el tiempo a la primera edición de ISAD (G). Por eso

Se trata de un borrador final “resultado del trabajo realizado por la CNEDA en parte de la primera actividad del Proyecto NEDA-I, desarrollada desde octubre de 2007 hasta la actualidad”, para el que:

La CNEDA invita a cualquier persona u organización interesada a remitir, antes del 1 de mayo de 2009, sus opiniones, comentarios y sugerencias sobre este borrador final. Las propuestas de cambio enviadas serán posteriormente estudiadas por la CNEDA antes de redactar y adoptar formalmente el documento final.

Carta de Abelardo Santamaría a los corintios invitando a remitir observaciones (pdf)

Por primera vez, la comunidad archivística española cuenta con un modelo (casi) completo y flexible para diseñar sus sistemas de descripción archivística. Sólo he podido hacer una lectura, a pesar de que se trata de un documento relativamente corto (126 páginas, 100 de las cuales corresponden a Anexos), por lo que, de momento, me limitaré prácticamente a cortar y pegar:

Este documento tiene por objetivo identificar los principales tipos de entidad del modelo conceptual de descripción archivística, es decir, las clases fundamentales de “objetos” sobre los que se recoge información en los sistemas de descripción archivística. Sin embargo, en este documento también se proporciona información relativa a la identificación de las principales relaciones existentes entre estos tipos de entidad. [p.6]

Ha cambiado ligeramente la terminología respecto de los documentos preliminares, y finalmente se han identificado seis tipos de entidad: documentos de archivo, agentes, funciones y sus divisiones, normas, temas y lugares.

Diagrama básico parcial de relaciones (p. 29)

Las entidades que pertenecen a alguno de los tipos identificados en este modelo están representadas por descripciones independientes, aunque interrelacionadas, dentro de cada sistema de descripción archivística. La descripción de una entidad concreta, aunque relacionada con otras descripciones, se crea y mantiene de forma separada, para evitar la repetición de información dentro del sistema, mejorar la búsqueda y recuperación de la información, etc. [...]
El tipo de entidad documentos de archivo es obligatorio. Los otros cinco son opcionales. Esto significa que en un sistema de descripción archivística concreto es obligatorio que exista al menos una descripción de documentos de archivo (por ejemplo, una descripción de un fondo, de una colección, etc). La existencia de descripciones de agentes, funciones y sus divisiones, normas, temas y lugares es opcional. [p. 10]

Se trata por tanto de un modelo “de máximos”, que no obliga a estructurar de forma compleja los sistemas de descripción. No obstante, se llevará con seguridad alguna crítica similar a las de las RDA bibliotecarias. Y eso que por fin el archivero le podrá decir al informático (en un lenguaje que comprenda) : esto es lo que quiero.

Termino aquí mi primera anotación de la era NEDA (algo había escrito ya antes). Seguirán otras: una ya la tengo en mente y se refiere a un comentario que voy a mandar a la Comisión. De momento, sólo felicitar a sus miembros y en especial a su presidente, Lalo Santamaría, por el trabajo realizado. Y esto no ha hecho más que empezar. De momento la perspectiva es buena: ha nacido un nuevo modelo de archivero.Schellenberg y Chen se encuentran: ha nacido Chen-llenberg.

Hace unos días recibía un correo electrónico informándome acerca de un texto que desconocía, el borrador de las RDA. Yo había oído hablar -ahora ya puedo decir que conozco, aunque sólo sea por encima- de las RAD, pero no de las RDA. Todavía con media sonrisa tras comprobar que no se trataba de un nuevo afluente destinado a subir el nivel de las aguas de la normalización archivística, decido acercarme un poco a la orilla, con cuidado de no caerme y quedar a merced de las turbulentas corrientes bibliotecodocumentaloides.

Resulta que RDA es una nueva norma de descripción bibliográfica basada en las AACR; de hecho, en 2005, poco después de iniciarse los trabajos que debían conducir a la adopción de las AACR3, “a new approach was agreed on, and the decision made to adopt the title: Resource Description & Access” (sacado del sitio web del Joint Steering Committee for Development of RDA). Concretamente, se trata de una norma de contenido de datos que parte de los modelos conceptuales desarrollados por la IFLA -FRBR y FRAD- y contempla, por tanto, las distintas entidades implicadas en un sistema de información bibliográfica -autoridades (en el sentido amplio del término) incluidas- y sus distintas relaciones. Como me decía el remitente del correo electrónico:

Nuestros colegas bibliotecarios están realmente avanzados en el desarrollo de esta importante norma de contenido de datos centrada esencialmente en la grabación de datos, e independiente de cualquier estructura o sintaxis particular de almacenamiento o presentación de datos (estas últimas cuestiones figuran en los apéndices D y E).

Buscando alguna opinión en la biblioblogosfera al respecto de RAD, di con un ThinkEPI (vía Biblioteca y aula) del que no me resisto a corta-pegar unos párrafos por la dura crítica que realizan a la futura norma:

Karen Coyle y Diane Hillmann critican el camino que están tomando las normas Resource description and access, que es el nombre progresista de las nuevas Aacr3. Se usa el nombre RDA para dar a entender que la nueva norma rompe con el pasado, pero a juicio de las autoras no es así, y lamentan su continuismo de las Aacr2 (1978) “que dejará definitivamente ancladas y marginadas a las bibliotecas en el nuevo mundo de la búsqueda y recuperación de información”, dicen.

Los profesionales de la información necesitan medios estandarizados, pero a la vez mucho más simples, para describir los trabajos de todo tipo, desde monografías hasta objetos informativos. En su borrador actual, las RDA contienen 14 capítulos y 4 apéndices. Sólo los capítulos 6 y 7 tienen 120 páginas. Parece claro que son innecesariamente complejas y caras de implementar. […]

Antes que revisar las reglas de catalogación, las bibliotecas tienen que plantearse si quieren tener un sistema de información que sirva verdaderamente a sus usuarios para encontrar cualquier tipo de información, esté donde esté, o si sólo quieren un inventario –eso sí, perfecto– de su colección. Los que abogan por implementar sólo cambios “graduales” en la actual situación de avance vertiginoso, es posible que cuando se den cuenta ya les hayan quitado todo el terreno.

Peset, Fernanda; Baiget, Tomàs. «Catalogación, sí; pero, ¿cómo?». En: Anuario ThinkEPI, 2008. Disponible en E-LIS.

Esto me hizo pensar, sumergido de nuevo en aguas más conocidas, en las reacciones que puede tener la nueva ola normalizadora en lo que a la descripción archivística se refiere (ISDF, ISDIAH, NEDA…). La CNEDA, de acuerdo con su programación general, está desarrollando un “modelo conceptual de descripción archivística y de los requisitos de datos básicos de las descripciones” como punto de partida para elaborar un conjunto normativo que sin duda será tanto o más complejo que RDA. ¿Suscitará este trabajo críticas en la comunidad archivística semejantes a las referidas a las futuras RDA?

Creo que no es la primera vez que pregunto cosas similares, pero… ¿Cuál será la tendencia en los próximos años en lo que a sistemas de descripción archivística se refiere? ¿Nos decantaremos por sistemas muy estructurados u optaremos por googlelizar bases de datos unidimensionales? Desde mi punto de vista, es preferible lo primero: siempre podremos implementar un sistema de recuperación a texto completo que complemente la búsqueda a partir de metadatos (y la tan descuidada navegación). Además, permite dar cabida a las últimas tendencias que realzan la tradicional importancia del contexto en la información archivística.

El proceso de descubrimiento de recursos por parte de los usuarios es más complejo (creo yo) en los archivos que en las bibliotecas; o, al menos, diferente. Y en este sentido, “las prácticas y convenciones archivísticas -dice Michael J. Fox- están muy lejos de la normalización de las técnicas bibliotecarias”:

Esta realidad responde a dos cuestiones. La primera es simplemente que la normalización de los datos ha tenido menos importancia para los archiveros puesto que dicha información no se compartía ni se integraba con información similar de otros archivos, tal y como sucede con los datos de catalogación en las bibliotecas. Obviamente, esta situación está cambiando.

La segunda cuestión ha sido nuestra histórica preocupación por la procedencia. Cuando yo estudiaba para ser archivero se decía que entender los orígenes de los distintos documentos de mis archivos era todo lo que necesitaba para encontrar los documentos adecuados para cada investigador. Si nos paramos a pensar cómo se trabaja realmente en una sala de investigación, se puede decir que este planteamiento teórico de acceso a los archivos era una gran simplificación.

Efectivamente, mis antiguos compañeros tenían en cuenta otros aspectos de los documentos, como lugares relacionados, materias, personas y otras cuestiones, a la hora de identificar documentos de interés para los investigadores. El problema era esencialmente que no teníamos el modo de reunir todo ese conocimiento de un modo normalizado que pudiera emplear cualquiera, para que pudiese ser conservado y compartido en el tiempo y entre distintas instituciones”.

Michael J. Fox: “Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripción: encajando las piezas”, pp. 22-23. Tábula nº 11 (2008): Actas del V Congreso de Archivos de Castilla y León.

Para terminar: estoy seguro de que RDA será una de las normas de referencia que utilice la CNEDA para elaborar sus productos; esperemos que su resultado adopte una presentación web y funcionalidades como parece que tendrá la futura RDA (ver demo [pdf]). Sería de gran utilidad. Un salvavidas con el que -casi seguro- que no nos ahogamos en un mar siglas.

Actualización: enlazo con el artículo de Coyle y Hillmann que citan Peset y Baiget.

El BOE del pasado viernes (nº 131 de 1 de junio de 2007) ha publicado la Orden del Ministerio de Cultura por la que se crea la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA). Concebida como un órgano colegiado con carácter de grupo de trabajo, estará compuesta por Abelardo Santamaría Gallo y Ramón Martín Suquía, como presidente y vicepresidente, respectivamente; y como vocales, Antonia Heredia Herrera, Javier Barbadillo Alonso, Alejandro Delgado Gómez, Juan José Generelo Lanaspa, Pedro López Gómez, María Josefa Villanueva Toledo e Isabel Ceballos Aragón, que actuará como Secretaria.

Sus funciones, de acuerdo con dicha Orden, serán:

• Asesoramiento en la redacción, mantenimiento y revisión de las NEDA.
• Asesoramiento sobre las actuaciones necesarias para la difusión y conocimiento de las NEDA.

Aparte del empujón que supone para la normalización en el ámbito de la descripción archivística en nuestro país, este documento consagra la propuesta realizada por Abelardo Santamaría en “La Norma Española de Descripción Archivística (NEDA): Análisis y Propuesta de Desarrollo” y que ha generado un giro copernicano con respecto al proyecto NEDA inicial.

Este documento, de recomendable lectura, consigue entroncar la tradición archivística en lo que se refiere a la descripción, con el diseño de los nuevos sistemas de información orientados a su explotación en la web, con una terminología precisa y adecuada, muy difícil de encontrar en la literatura archivística. Y en él:

… se propone el desarrollo de unas nuevas Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA), en plural, adaptadas al nuevo contexto social y tecnológico, tomando como base:

• Las normas internacionales en materia de archivos ya aprobadas (ISAD(G)2, la ISAAR(CPF)2, EAD) y en fase de desarrollo (EAC, ISAF, etc).
• La práctica archivística española en los procesos técnicos de identificación y descripción de fondos y colecciones.
• La experiencia acumulada en el desarrollo de sistemas de información archivística.
• Toda la documentación generada a lo largo del proyecto NEDA1 y sus resultados.
• Otros esfuerzos normativos regionales y nacionales (MDM, NODAC, DACS, RAD2, etc)
• La normalización de la descripción bibliográfica a nivel internacional y nacional (FRBR, FRAR, Declaración de Principios Internacionales de Catalogación, ISBDs, GARR, GSARE, MARC21, RC, RDA, etc)

De esta manera, y partiendo de un modelo de datos consensuado que identifique las entidades, atributos y relaciones que debe representar un sistema de información archivística, las NEDA pretenden agrupar un “conjunto de normas profesionales aplicables en el ámbito de la descripción archivística”:

Normas de entrada de datos (de aplicación obligatoria):

• Normas de estructura de datos para cada una de las entidades que se contemplen.
• Normas de contenido de datos para los componentes estructurales fijados en las normas anteriores.

Normas de salida de datos (de aplicación opcional o recomendable):

• Reglas de aplicación opcional de presentación de datos en pantalla o en salida impresa.
• Recomendaciones de codificación de datos para el intercambio o comunicación entre sistemas, empleando diferentes sistemas de metadatos (EAD, EAC, MARC21, Dublin Core).

Se trata, en definitiva, de una excelente noticia, de la que esperamos ir conociendo detalles en los próximos meses. Para ello, propongo una idea: que la CNEDA cuente con un weblog a través del que vaya difundiendo sus trabajos.

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PS: pensaba titular la anotación como En-I-Di-Ei, pero ya era demasiado, ¿no?

Durante los pasados días 24-26 de abril tuvo lugar en Berlín la Tercera Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS. Respecto al lugar de encuentro, éste no podía ser más acertado: una iglesia de moderna remodelación en una nueva ciudad, dinámica, activa, levantada sobre cenizas, escombros y divisiones, y encima con el sol de España, lo cual siempre da buen rollito y favorecía la interoperabilidad mediterránea en la terraza. Tradición y modernidad, unificación, comunicación… eran las características del espacio, pero también las cuestiones de debate de la nueva fe a profesar: normalización, construcción de sistemas unificados de información y mejora del acceso global a los recursos archivísticos.

El Concilio de Berlín

En este entorno tan religiosamente moderno se tocó prácticamente todo el santoral normativo (especialmente los de primera división), y estuvieron presentes reputadas dignidades de las diferentes iglesias nacionales y múltiples cofradías de todo el Occidente tecnológico: el primer día se dedicó a EAD, la mañana del segundo a EAC y la tarde a METS (en una sesión común con el DLM-Forum). La última jornada se centró en algunos sistemas de información archivísticos (A2A, etc), e incluso resucitó el Censo-Guía de Archivos y EAG (casualmente ocurrió el tercer día). La conferencia fue realmente interesante, y la organización cuadriculada. Incluso las fraternales paradas para la comunión diaria (coffee break) en la terraza eran realmente provechosas (la tarta de manzana deliciosa), eso sí nunca sin dejar de pronunciar más o menos respetuosamente las palabras mágicas (<i ei di><i ei si><i ei yi>) que conducen al paraíso prometido. Espero que sólo valgan para la inmortalidad de la información, porque como me toque otra vida con estas siglas a cuestas casi que prefiero la apostasía de la ficha mecanografiada.

Abrió el concilium Hartmut Weber (Presidente del Bundesarchiv), quien introdujo magistralmente la cuestión de la normalización en el contexto de la globalización, la explotación de las TICs y la construcción de un sistema de información europeo que mejore el acceso a los recursos archivísticos.

A lo largo de la conferencia quedó claro que las relaciones entre ISAD(G)-EAD de una parte e ISAAR(CPF)-EAC de otra son perfectamente complementarias, sin que quepa buscar competencias o conflictos entre ámbos ámbitos (“a Dios lo que es de Dios, y al César lo que es del César“). Vamos que para nuestra tranquilidad el uso de EAD y EAC no sólo no es pecado sino que es plenamente conforme con nuestros dogmas fundamentales. De velar por la ortodoxia se ocuparon Michael J. Fox (EEUU) y Nils Brübach (Alemania), miembros del CBPS del CIA.

I-EI-DI

En la sesión dedicada a EAD, Kris Kiesling habló del desarrollo de este estándar y de su actual utilización en EEUU, especialmente en los múltiples consorcios existentes con proyectos de bases de datos colectivas consultables en la Web, y nos recordó que el año que viene la criatura cumple ya 10 añitos. Además se expusieron las experiencias de trabajo que han tenido lugar en diferentes países europeos: se dieron detalles de los múltiples proyectos de Francia (Claire Sibille), Polonia (Hubert Wajs), Alemania (Petra Rauschenbach), además del siempre modélico Archives Hub del Reino Unido (Amanda Hill). De todo ello parecía sacarse en limpio que el éxito de este tipo de proyectos a nivel regional y nacional dependía de varias cuestiones clave, en modo alguno novedosas: financiación, coordinación, software, normalización y formación. Además, aunque ahora contemos con normas detalladas de estructura y codificación de datos, queda aún mucho por hacer en el camino hacia la construcción de sistemas de información internacionales: las barreras lingüísticas y las diferencias en los estándares nacionales reguladores del contenido son los principales escollos.

I-EI-SI

En la sesión dedicada a EAC, comenzó hablando el mesías de XML para la descripción archivística y papá de las criaturas (EAD y EAC), Daniel Pitti, que recordemos lleva trabajando en esto desde el Berkeley Finding Aid Project de 1993. Por cierto, es una persona de carne y hueso, y no un servidor Web con inteligencia artificial como yo pensaba. Daniel se centró en el trabajo de desarrollo de EAC (desde la reunión de Yale de 1998 hasta la actualidad), justificó el necesario triángulo de interrelaciones entre descripciones de documentos, agentes y funciones/actividades de nuestro modelo conceptual, sus normas (ISAD(G)-EAD, ISAAR(CPF)-EAC, ISAF-?), y además nos sacó de dudas (por lo menos a mí) respecto al retraso del paso de EAC a versión definitiva. Parece que hay que revisar EAC porque los feligreses nos quejamos de que es demasiado compleja (también es verdad que nunca se nos dijo que la ruta al paraíso iba a ser un camino de rosas). Lo cierto es que el Grupo de Trabajo EAC tiene ahora el reto de simplificar la norma, aunque lógicamente sin renunciar a su mayor virtud: constituir una pieza esencial para facilitar la construcción de bases de datos nacionales e internacionales. Quedamos por tanto invitados a enviar nuestros comentarios. Su comentario final sobre la normalización fue efectivamente magistral: “it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you´re going outside, please dress up in a standard”.

En esta sesión también intervinieron Adrian Cunningham (Australia) que hizo hincapié aún más en la necesidad de construir sistemas de información archivísticos basados en el modelo conceptual y las normas apuntadas para posibilitar búsquedas más precisas, fundamentadas en la explotación de autoridades contextuales (agentes y funciones/actividades); Anke Löbnitz (Alemania), que expuso la utilización de EAD y EAC en el proyecto daofind; y Gerald Maier (Alemania) que proporcionó detalles del muy interesante portal BAM que ofrece un único punto de acceso Web a múltiples recursos culturales de archivos, bibliotecas y museos de Alemania.

I-EI-YI y otras hierbas

En la sesión dedicada a METS intervinieron Merrilee Proffitt (EEUU), Markus Enders (Alemania), Andreas Kellerhals (Suiza) y Angelika Menne-Haritz (Alemania). METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) es el estándar más novedoso para nosotros, aunque ya tiene sus añitos (este schema XML se creó en 2001 bajo el patrocinio de la DLF). METS no es más que una especificación para codificar en XML los metadatos descriptivos, administrativos y estructurales de los objetos digitales de un depósito, es decir, en nuestro caso fundamentalmente las reproducciones digitales de los documentos de archivo.

La última de las sesiones se centró en determinados sistemas de información archivísticos accesibles en la Web y en el uso de EAD y EAC: Bill Stockting (Reino Unido) nos dio una visión de A2A; Stefano Vitali (Italia) expuso determinados sistemas (SIAS, SIUSA, Guida Generale degli Archivi di Stato, SiAsfi…); Blanca Desantes (España) proporcionó una visión del Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica y de la creación y uso de EAG.

La guinda de la conferencia fue una mesa redonda -integrada por algunos miembros de EBNA, aunque también estuvo presente Kris Kiesling (EEUU)- sobre el proyecto de pasarela a los archivos europeos. En aquel momento la expectación era máxima. Después de tres días de proselitismo sobre la normalización y el acceso global a los recursos archivísticos la pregunta era muy clara: ¿qué pasa con el sistema de información europeo?. Lo cierto es que dio la impresión de que no existe una voluntad demasiado firme al respecto, de que todo está un poquito verde, y de que, frente a los colegas bibliotecarios y al proyecto de Biblioteca Virtual Europea, aún queda mucho por trabajar en la configuración de un verdadero sistema de información archivístico europeo. Efectivamente el proyecto podría comenzar por ir poniendo algunos pequeños cimientos sólidos de ese futuro sistema. Pero por cierto, en lo que a nosotros respecta:

¿Qué tal vamos en la construcción de nuestros sistemas regionales y nacional de información archivística?

Abelardo Santamaría Gallo

Technorati tags: Conferencia Europea, EAD, EAC, METS, normas archivísticas, metadatos, sistemas de información

Esta semana se está celebrando en Berlín la 3ª Conferencia Europea sobre EAD, EAC y METS y comienza a moverse la archiblogosfera. No es suficiente consuelo para quienes hubiésemos querido asistir y no hemos podido, pero sirve para hacernos una idea de lo que allí se está tratando, así que seguiremos atentos a futuras anotaciones sobre el evento.

En Pour les formats ouverts ! podemos meternos en harina y saber algo más sobre lo qué allí se está haciendo. Pero de momento sólo han escrito desde la Conferencia en el Archives Hub Blog, donde nos dicen que ayer se habló de EAD -como sabíamos por el programa- y hoy le tocaba el turno a EAC; y nos enteramos de que

Al parecer ha habido quejas acerca de la complejidad del estándar, y Daniel [Pitti] pidió más detalles sobre este problema, ya que están a punto de comenzar los trabajos para reconstruirlo “de abajo a arriba”. [Traducción bastante libre]

Además, recoge una frase de Daniel Pitti que me parece genial:

it doesn’t matter what you do in the privacy of your own repository, but if you’re going outside, please dress up in a standard

Ahora que se habla de la escasez de colaboraciones en los blogs, voy a intentar que alguien cuente algo más sobre/desde la Conferencia en @rchivista… A ver si así logramos salir a flote de ese mar de siglas en que se ha convertido la normalización en los archivos.

Actualización (27/04/2007): además del comentario que nos dejó ayer, Amanda Hill escribe hoy una genial reseña sobre la jornada del día 26 en el Archives Hub Blog, del que me ha llamado especialmente la atención un párrafo:

The final session was a panel discussion about a proposed new European gateway to archives. This was interesting. It seems to be a response from European national archivists to The European Library [...]. The archive gateway’s scope seems unclear at present and there does not appear to have been any attempt at establishing whether there is public demand for such a system. A seven-year timescale was mentioned, but no funding has yet been secured and the scope seems potentially limitless. I don’t feel that the European archive world has the building blocks in place for such a project yet (unlike the national libraries). But if the project were to focus on making it possible to create those building blocks, then that would be a good place to start. Something like the Spanish project [se refiere al Censo Guía] might be a sensible target for an initial project.

Nueva actualización (3/5/2007) : la buscada colaboración ya es un hecho con el post de Abelardo Santamaría, I-EI-DI, I-EI-SI, I-EI-YI (sólo el título promete).
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La actualización y extensión de MoReq era una de las recomendaciones recogidas en el Informe sobre los archivos en la Unión Europea ampliada (Report on archives in the enlarged European Union [pdf]) de 2005 (recomendación 5b.1), ratificada posteriormente por el Consejo a través de su Recomendación de 14 de noviembre de 2005, relativa a medidas prioritarias para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa (DOUE L 312, 29-11-2005). El anuncio de la licitación se publicó el 12 de julio del año pasado y, finalmente, Cornwell volvió a llevarse el gato al agua.

¿Cuáles son los objetivos que se plantea MoReq2?

A) Tener en cuenta los nuevos estándares -la norma internacional ISO 15.489, la especificación británica TNA 2002, la norma alemana DOMEA CONCEPT, la noruega NOARK, la ISAAR(CPF), etc.- y buenas prácticas desarrolladas a lo largo de los últimos años, así como las conclusiones extraídas de la aplicación práctica de MoReq.

B) Extender el modelo de requisitos para cubrir nuevas áreas importantes y fortalecer las existentes. Entre las nuevas áreas se encuentran, por ejemplo:

• integración con sistemas de gestión de contenidos, especialmente en lo relativo al control de materiales de sitios web;
• trabajo sin conexión y remoto;
• definición y descripción de procesos del tratamiento archivístico (record keeping);

Las secciones que se actualizarán serán, especialmente, las del capítulo “Otras funcionalidades”, que ahora pasa a denominarse “Módulos opcionales”, e incluirá:

• gestión documental (document management) y trabajo colaborativo;
• integración con el workflow;
• firma electrónica, encriptación y marcas de agua electrónicas (gestión de derechos digitales);
• interoperabilidad y apertura;
• sistemas distribuidos.

C) Incluir herramientas para poder realizar un análisis de conformidad con la especificación; de esta forma, se pretende afirmar la influencia de MoReq en la partes interesadas (industria, proveedores, organizaciones); y permitir demostrar inequívocamente si un producto (un SGDEA o una aplicación destinada a algún módulo específico) cumple los requisitos de MoReq2.

D) Dotar a MoReq de mayor flexibilidad, que tenga en cuenta las distintas tradiciones y marcos legislativos de los diferentes estados miembros, así como las distintas necesidades de cada organización. Para ello, se va a dotar a la especificación de una estructura articulada en torno a diversos módulos.

Para el desarrollo de MoReq2 volverá a tener un importante papel el DLM Forum. Desde hace no mucho, cuentan con un blog desde el que se puede acceder a un montón de documentos interesantes sobre MoReq2 y otras actividades del foro (curiosamente, desde que ha aparecido este blog no se puede acceder al sitio de DLM-Network). Estaremos atentos a lo que vayan publicando, al igual que haremos con el sitio del proyecto que ha lanzado Cornwell Management Consultants plc.

Actualización (16/04/2007) : pueden ir consultándose diversos capítulos del borrador, y enviar los comentarios al respecto que se consideren a través del sitio de MoReq2.

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Siguiendo el plan que establecí para abordar la cuestión de MoReq, toca ahora explicar en qué consisten los requisitos que plantea -espero que no sea mucho tostón-. Para ello, haré referencia entre corchetes a la sección correspondiente de la especificación en que se incluyen, de manera que si alguien está interesado en alguna parte en especial pueda encontrarlo más fácilmente.

En la anterior anotación sobre el tema decía que un SGDEA estaba compuesto, de una parte, por el software destinado al efecto; y, de otra, por una serie de procedimientos y políticas (elementos no funcionales). El primero de estos componentes es el principal objeto de la especificación, que incluye no sólo los requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos de archivo; también hace una somera relación de las funcionalidades que puede tener el sistema con respecto a:

• la gestión de documentos de archivo no electrónicos [10.1];
• la conservación y eliminación de expedientes mixtos [10.2];
• su relación con los SGDE (partiendo de una diferenciación previa de ambos) [10.3];
• posibles recursos de flujos de tareas [10.4];
• la utilización de firmas electrónicas [10.5];
• soportar tecnologías de encriptación [10.6];
• utilizar filigranas electrónicas y elementos similares [10.7];
• su interacción con otros sistemas [10.8].

Además, dedica un capítulo entero [12] a los requisitos que debe tener la aplicación con respecto a la utilización de metadatos, así como a los distintos elementos de éstos para cada nivel de la estructura jerárquica (cuadro de clasificación, expediente, volumen de expediente y documento de archivo).

Por otro lado, MoReq recoge también una serie de requisitos genéricos referentes al segundo de los componentes del SGDEA, a los que denomina “requisitos no funcionales”: la usabilidad del sistema [11.1]; el rendimiento [11.2] y disponibilidad [11.3] que debe proporcionar; su conformidad con las normas técnicas establecidas en cada caso [11.4], así como con las disposiciones normativas y reglamentarias aplicables -¡aquí hace referencia al temido efecto 2000!- [11.5]; y los requisitos a tener en cuenta ante la externalización de servicios y la gestión de datos por parte terceros [1.6].

De esta forma, se abarcan los cuatros ejes que comprende un SGDEA, tal y como ha representado gráficamente Roger Crumpton [pdf: 2,86 MB] en la ilustración que acompaña esta anotación. No obstante, esto se está alargando mucho y por eso dejo sólo mencionados los referidos requisitos y paso a describir brevemente los requisitos funcionales propiamente dichos que establece MoReq:

• Cuadro de clasificación [3]
  Es el elemento clave de cualquier SGDEA, ya que define el modo en que los documentos electrónicos de archivo, una vez capturados en el sistema, se organizan en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes. Es decir, se les asignan códigos que se corresponden con la clase del cuadro de clasificación a la que pertenecen, lo que permite que el SGDEA los gestione. Estas clases deben reflejar las funciones de la organización, generalmente representadas de forma jerárquica a través del cuadro. A través de cuatro secciones, la especificación enumera los requisitos aplicables a la configuración del cuadro de clasificación [3.1], el trabajo con clases (agrupaciones documentales lógicas en el cuadro de clasificación) y expedientes [3.2], volúmenes (agrupaciones documentales en que pueden dividirse los expedientes muy voluminosos, a efectos de facilitar su gestión) [3.3] y sobre el mantenimiento del cuadro de clasificación [3.4].
• Controles y seguridad [4]
  Es este capítulo se establecen los requisitos destinados a controlar:
  • el acceso a los documentos del sistema [4.1];
  • la creación de copias de seguridad que permitan recuperar la información de los documentos originales ante cualquier fallo del sistema [4.3];
  • las transferencias y movimientos de los documentos [4.4];
  • la autenticidad de los documentos de archivo [4.5];
  • las condiciones de seguridad de los documentos clasificados [4.6];

  En relación con estos aspectos, la sección 4.2 recoge las pautas necesarias para que el sistema almacene en una pista de auditoría –que podría formar parte de los metadatos asociados a cada documento- cualquier acceso u otra actividad que afecte a un documento de archivo, con objeto de garantizar su admisibilidad jurídica y facilitar la recuperación de los datos.

• Conservación, eliminación o transferencia [5]
  El sistema debe poder integrar las normas de conservación (tanto las legales como las internas) establecidas para cada expediente y asociarlas a éstos [5.1]. Del mismo modo, la especificación recoge los requisitos para poder gestionar los procesos de revisión de los expedientes una vez alcanzada la fecha o la acción especificada en la norma de conservación (valoración y selección), con el propósito de decidir su conservación, transferencia o eliminación, operaciones que se describen en la sección5.3.
• Captura de documentos de archivo [6]
  Con el término “captura”, MoReq hace referencia al conjunto de procesos a través de los cuales un documento se incorpora al SGDEA: la captura en sentido estricto -a través de un sistema de entrada flexible, que permita recibir tanto documentos simples como expedientes, en distintos formatos, procedentes de distintos canales de comunicación (redes de área local, redes de área extensa, correo electrónico, fax, correo postal) y con frecuencias de llegada y volumen variables- y el registro (acto por el que se adjudica a un documento de archivo un identificador único en el momento de su entrada en el sistema); su clasificación con respecto al cuadro de clasificación establecido; la adición de metadatos; y almacenamiento en el depósito o repositorio correspondiente. La sección 6.4 hace especial mención a los requisitos necesarios para la gestión del correo electrónico.
• Referencias [7]
  En este capítulo se abordan los requisitos necesarios para que el SGDEA pueda asignar identificadores únicos para referenciar las distintas entidades que lo componen (clases, expedientes, volúmenes, documentos de archivo).
• Búsqueda, recuperación y presentación [8]
  “Una parte esencial del SGDEA es la capacidad para que el usuario recupere expedientes y documentos de archivo”. Para ello, se establecen requisitos para las herramientas de búsqueda (que puede apoyarse en un tesauro asociado) y navegación del sistema [8.1], así como para la presentación de la información recuperada, bien en forma de visualización en pantalla [8.2], a través de impresión [8.3] o de cualquier otra que resulte necesaria [8.4].
• Funciones administrativas [9]
  MoReq se ocupa también de los aspectos relativos a la gestión interna del sistema y a las herramientas asociadas a ésta: recuperación del sistema, copias de seguridad, gestión de parámetros y supervisión del estado del sistema, administración de los perfiles de usuario, elaboración de informes…).

Ahora que ya tenemos una idea sobre lo que es MoReq, ¿qué cambios se van a producir con MoReq2? Esto lo veremos mañana (o pasado). Y así me lo quito de encima de una vez ;-)

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A partir del impulso dado por el DLM-Forum, especialmente a través de su plan de acción -los llamados “10 puntos de seguimiento”-, la Comisión Europea decidió desarrollar un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, que sería financiado a través del programa IDA -en la actualidad IDABC- (ver anotaciones anteriores). La licitación fue concedida a la consultoría británica Cornwell quienes –con el apoyo de un grupo de expertos de varios estados miembros- elaboraron entre 1999 y 2000 la especificación MoReq (versión española: pdf de 2,96 MB), editada por la Comisión Europea en 2001 como suplemento VI de Insar, el boletín europeo sobre archivos. Posteriormente se hicieron traducciones en otras lenguas oficiales comunitarias, incluido el español (cuya traducción fue revisada por el Grupo CARMEN).

El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las características que debe tener una “aplicación destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien también se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales” (sección 2.2), en el marco de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System)-. Dicho sistema comprende:

• El software destinado al efecto, que puede consistir en un módulo especializado, en varios módulos integrados, en software desarrollado a la medida del usuario o en una combinación de varios tipos de programas informáticos (1.3). En la sección 2.2 se indica que los SGDEA suelen o pueden estar integrados (aunque debidamente diferenciados) en un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE). El SGDEA se ocuparía de gestionar documentos de archivo, mientras que el SGDE se ocupa de documentos electrónicos en el sentido amplio del concepto (que no son documentos de archivo, aunque pueden llegar a serlo).
• Una serie de procedimientos y políticas, definidos en buena parte por las tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias de cada país y/o de cada organización (1.3).

MoReq se ocupa, fundamentalmente, del primero de los componentes: de definir los requisitos funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo en el seno de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), es decir, aquellas funcionalidades que debe cumplir el software destinado a la gestión de documentos electrónicos de archivo. Y está destinado a:

• Los posibles usuarios del SGDEA, como punto de partida en la preparación de una licitación.
• Los usuarios de SGDEA, en la auditoría o evaluación de un sistema ya existente.
• Las organizaciones dedicadas a la formación, como documento de referencia en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo o bien como material de trabajo en sus cursos.
• Las instituciones académicas, como instrumento docente.
• Los proveedores y creadores de SGDEA, como directriz que guíe el desarrollo de sus productos, destacando las funcionalidades necesarias.
• Los proveedores de servicios de gestión de documentos de archivo, como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan.
• Los posibles usuarios de servicios externos de gestión de documentos de archivo, como referencia a la hora de especificar los servicios que van a contratar.

Se trata en cualquier caso de una especificación, no de una norma elaborada por un organismo de normalización reconocido. Sus elementos no son obligatorios, sino recomendaciones de carácter genérico que deben/pueden adaptarse en cada caso específico. No obstante, MoReq distingue entre requisitos preceptivos (aquellos que deberían ser tenido en cuenta en la mayoría de las implementaciones de SGDEA) y requisitos recomendables.

La estructura del documento -articulado en capítulos que a su vez se dividen en secciones- tiene cuatro partes diferenciadas:

• En una primera se hace una introducción a la especificación (cap. 1) y se explica la terminología básica empleada empleada en la especificación, profundizando además sobre determinados conceptos clave (documento de archivo y documento electrónico de archivo; expediente y volumen electrónico; cuadro de clasificación; clase; SGDEA; captura de documentos de archivo; perfil del usuario), para terminar con una representación gráfica del modelo de relaciones entre entidades en un SGDEA (cap. 2).
• La parte más importante de MoReq es, lógicamente, los requisitos, establecidos a lo largo de los capítulos 3 a 12. Para no hacer el post excesivamente pesado, dejamos para otro día el repaso a estos requisitos.
• La parte final (cap. 13) está dedicada a explicar el modelo formal de referencia ya presentado en forma de diagrama en el capítulo 2. Además, cuenta con un glosario más amplio que incluye y completa la terminología básica d la primera parte.
• Por último, se acompaña de unos anexos con información sobre las normas y documentos de referencia empleados, el desarrollo de la especificación, etc.

Para terminar (por ahora), otra cita de MoReq:

Si los requisitos incluidos en esta especificación MoReq llegan a aplicarse en la práctica, deberán dar lugar a un sistema que gestione documentos electrónicos de archivo con el grado de confianza e integridad deseados, aunando las ventajas del método de trabajo electrónico con la teoría clásica de gestión de documentos de archivo.

Mañana -si todo sale bien- acabo con todo esto de MoReq. Por lo menos, espero que a alguien le sirva (al menos lo mismo que me está sirviendo a mí).

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Vía Iwetel se ha difundido el tema del próximo Congreso de Archivos de Castilla y León, que se celebrará en León en octubre del año que viene, y su título, bastante significativo: Ahogados en un mar de siglas: Estándares para la gestión, descripción y acceso a los recursos archivísticos.

Sgml,  xml, rdf, ead, eac, mets, marc, dc, ísad(g), isaar(cpf), isaf, isiah, isbds, garr, gsare, dacs, rad2, crs, mdm, nodac, neda, oda, nobade, nogada, aacr2, rda, rc, z39.50, oai, pmh, iso15489, iso23081… son solo algunas de las cuentas que forma parte de un creciente rosario normativo a considerar o con el cual rezar.

“Ahogados en un mar de siglas: Estándares para la gestión, descripción y acceso a los recursos archivísticos” será precisamente el título del V Congreso de Archivos Castilla y León que se celebrará en el mes de octubre del próximo 2008 en la ciudad de León. Este Congreso se centrará en los esfuerzos de normalización realizados, es decir, en el conjunto de estándares (normas técnicas, convenciones y reglas profesionales, directrices, etc.) aplicables en el desarrollo de sistemas automatizados de información archivísticos, centrados no solo en el campo concreto de la descripción y acceso de los recursos archivísticos en la era Web, sino en el ámbito más amplio de la gestión de los documentos de archivo, electrónicos o no, desde el momento de su creación.

Seguiremos atentos las novedades sobre el Congreso -al que espero asistir, aunque sea todavía muy pronto para asegurarlo ;)- que vaya difundiendo la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL). ¡Suerte y ánimo para el comité organizador!