Archivar para Octubre 2006
Hace unas semanas adquirí el último libro de José Ramón Cruz Mundet, La gestión de los documentos en las organizaciones (Madrid: Pirámide, 2006) -del que espero hacer una reseña cuando lo termine- y me llamó la atención un párrafo:
… las tecnologías de la información, lejos de las previsiones iniciales, han hecho que la producción de documentos en papel siga en aumento. Según un estudio norteamericano (Attinger, 1992, 8, 1), a comienzos de la década de los noventa el 90 por 100 de la información estaba en papel. Asimismo, el informe ponía de relieve que, con independencia del soporte, el problema que representa la inflación de la información y su gestión adecuada, dista bastante de haber sido solucionado. (Cruz Mundet: 2006; pp. 81-82)
Resumiendo: en primer lugar, que los documentos “tradicionales” en papel siguen más vivos que nunca, a pesar de las previsiones más optimistas con respecto al documento electrónico. En segundo lugar, que hay un importante problema de inflación documental. Y, por último, que las organizaciones no son capaces de gestionar sus documentos. Esto podría interpretarse de la siguiente manera: si los documentos electrónicos están aumentando y los documentos en papel no han dejado de aumentar, el ingente volumen documental de nuestras organizaciones será muy difícil de gestionar. Es decir, que será muy difícil recuperar la información contenida en los documentos, elaborar programas de documentos vitales, asegurar la conservación de los documentos con valor histórico, etc. Que además no se controla el acceso a dichos documentos (vulnerando quizás derechos fundamentales), que nuestros procesos son mucho más lentos, que abundan los duplicados, triplicados y cuatriplicados…
La gestión de documentos o records management surgió fundamentalmente para atajar problemas como este… en los años cuarenta del pasado siglo. Pero parece que no ha calado lo suficiente en las organizaciones:
Según las estimaciones de diversos analistas, una empresa con una plantilla en torno a los 1.000 trabajadores imprime al año 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias; envía y recibe un millón de faxes y emplea 81.700 horas en hacer circular documentos de una oficina a otra. El 96% de los documentos corporativos críticos circula en papel, y también el 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel. De este modo, hasta un 70% del tiempo de un empleado debe dedicarse a la gestión de documentos. (nota de prensa de Seidor en acceso.com; vía Archivologo).
Por tanto, podemos afirmar que la superproducción documental es un problema que viene de lejos, pero que continua avanzando. Pero llama verdaderamente la atención la importancia que tiene aún el papel en nuestras vidas. Y para muestra, un botón:
Retrocesos en comunicación a través de correo electrónico. Esta impresora de correo electrónico [Computerless Email Printer] cuesta 150 dólares (+ suscripción mensual aparte). No necesita ordenador: se configura y de vez en cuando se conecta a Internet, baja el correo y lo imprime directamente en papel. Como idea no deja de ser curiosa y con ciertas aplicaciones prácticas… a pesar de parecer a simple vista un gran retroceso hacia la útopica «oficina sin papeles», más que un avance… (Microsiervos, a propósito de un post de Netorama).
Todo esto debe hacernos pensar en dos cosas:
- en primer lugar, la necesidad de implantar la figura del archivero/records manager en todas las organizaciones (serias, se entiende);
- y, en segundo, que algo habrá que hacer cuando nuestra cultura informacional todavía nos hace pensar (vivir) en papel.
Repasaba esta tarde las últimas entradas que me habían llegado al lector de feeds cuando me topé con un curioso titular que provenía de Archivologo: “Describir archivos: un estándar contento“. Y pensé: ¡hombre, ya era hora! Vamos a dejar de lado por fin esa imagen del viejo archivero aburrido y las tediosas tareas del tratamiento archivístico: llegan los nuevos archiveros, jóvenes, alegres, y con sus sonrientes normas de descripción bajo el brazo.
Esperemos que esta tendencia llegue a España con la redacción definitiva de la NEDA (Norma Española de Descripción Archivística). Mientras, los archiveros estadounidenses llevan algunos años con DACS (Describing Archives: A Content Standard), su alegre norma nacional de descripción archivística.
It is the US implementation of international standards (i.e., ISAD(G) and ISAAR(CPF)) for the description of archival materials and their creators.
As a replacement for Archives, Personal Papers, and Manuscripts (APPM), DACS guides archivists and catalogers in creating robust descriptive systems and descriptive records.
¡Qué suerte tienen los condenados! ¿Estará también contenta la NODAC? ¿Nos harán a nosotros más felices las NEDA? De cara a futuros temarios de oposiciones, creo que no.
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El otro día rastreaba la Red en busca de blogs sobre archivos en el ámbito francófono -que parece haberse puesto de moda en el ámbito de la información y la documentación- y entre los pocos que hallé (tengo que hacer una búsqueda más concienzuda) se encuentra el del quebequés Michel Roberge [CV en pdf], presidente de Solutions Documentaires GESTAR y uno de los mayores especialistas mundiales en gestión documental. Para saber un poco más sobre él se puede leer la entrevista [pdf] que le hicieron en el número 7 (mayo-agosto de 2003) de la revista Compactus.
No he tenido mucho tiempo para leer el blog, pero a simple vista parece bastante didáctico y creo que va a suscitar más de una entrada en @rchivista. Como menciona en su cabecera, Gestion Intégrée des Documents (GID), que es como se llama la bitácora, es un
Blogue sur la conception, le développement, le déploiement, l’évaluation et la maintenance de systèmes de Gestion Intégrée des Documents (GID) analogiques et numériques et de Records Management.
Su primer post es del 31 de agosto de 2006 y en él define la GID como “el sistema de gestión cuyos componentes (cuadro de clasificación, calendario de conservación y soluciones tecnológicas) están integradas con el fin de proporcionar a las personas autorizada acceso a todos los documentos pertinentes que testimonian las actividades de una organización” [la traducción -bastante libre- es mía], entendiendo el concepto de documento desde una óptica integradora -basada en la Ley de Québec sobre el marco jurídico de las tecnologías de la información de 2001- que comprende tanto los documentos de archivo (en cualquiera de sus edades/fases de archivo) como la documentación de apoyo informativo (documentation de référence: monographies, publications en série…). Más siglas para la colección: GID, GED, SGD, RMS, SGDA y SEGD, SGDEA y SEGDEA…
En posteriores entradas, Roberge trata -entre otras cosas- acerca de las diferencias entre la GID y la GED (Gestión Electrónica de Documentos); informa sobre lo acontecido en el Séminaire franco-québécois sur l’archivage numérique (1 y 2); reflexiona sobre la calidad de los cuadros de clasificación de las organizaciones (tema clave de la GID y en la obra de M. Roberge)… Y lo que vendrá (que esperemos sea mucho y, como hasta ahora, bueno).
Para terminar, y para aquellos que no dominen (yo me defiendo a duras penas) el idioma de Molière, traduzco sus palabras de saludo y bienvenida al blog:
“Hola y bienvenido al primer blog dedicado a la Gestión Integral de Documentos (GID). A merced de los días [no se muy bien como traducir au grés de jours] tendré el placer de compartir con vosotros mis reflexiones sobre el oficio, sobre las maneras de hacer, sobre los medios tecnológicos, sobre la terminología…, de hecho sobre todo tema de interés relativo a la gestión de documentos digitales electrónicos o tecnológicos [documents numériques électroniques ou technologiques]. Os invito a compartir vuestras ideas a fin de hacer de esta bitácora un foro de intercambio profesional sin fin comercial”.
Paleografía 2.0: reflexiones sobre posibles proyectos de transcripción de documentos de archivo
Transcribing digitized records can be done in the middle of the night in your pajamas from anywhere in the world. [...]
Admit it - you would type a page or two yourself, wouldn’t you?
En un post reciente de Jeanne Kramer-Smyth, en su bitácora Spellbound blog (altamente recomendada), la autora reflexionaba sobre la posibilidad de crear sitios web “donde la gente que quisiera pudiera ofrecer voluntariamente su tiempo para la transcripción [de documentos]“. Es decir, una suerte de wiki o sitio colaborativo en el que cualquier persona pueda publicar trascripciones de documentos de archivo (o editar/corregir las ya publicadas) -entiendo que- referenciando su archivo y signatura y, si fuera posible, enlazando a las descripciones correspondientes de dichos documentos y/o sus imágenes digitalizadas, colgadas en los instrumentos de descripción en línea de los diferentes archivos.
Kramer-Smyth pone como ejemplo de su utilidad la transcripción de documentos digitalizados a partir de microfilm cuyo tratamiento con herramientas de OCR no es satisfactorio. Y destaca lo interesante que puede ser para los estudiantes, como oportunidad para trabajar con fuentes primarias. Aplicándolo al contexto archvístico europeo, la cuestión se me hace más interesante si cabe, habida cuenta del volumen y la importancia de los fondos medievales y modernos que conservan nuestros archivos nacionales, regionales, locales, religiosos, en su mayor parte manuscritos, y que emplean sistemas gráficos que conllevan cierta (o bastante) dificultad de lectura, sobre todo para el usuario/investigador no profesional o no académico.
Entre los problemas o desafíos que supondría un proyecto de este tipo, la autora señalaba el de la validación de las transcripciones, o la manera de proporcionar ayuda oformación práctica a los posibles usuarios. Desde mi punto de vista, lanzo aquí una serie de ideas:
- Quizás en lugar de comenzar proyectos excesivamente abiertos, se podría empezar con iniciativas más limitadas y posteriormente buscar la manera de integrarlas y abrirlas más. Los proyectos podrían ser dirigidos desde departamentos, cátedras o profesores universitarios de Paleografía, para transcribir con sus alumnos en el marco de asignaturas, cursos de doctorado…; y orientados a documentos de archivos del ámbito geográfico de su Universidad.
- Actualmente, existen múltiples vías de financiación para iniciativas de este tipo. Hay diversos programas europeos en los que podrían encajar estos proyectos.
- Kramer-Smyth sugiere que al tiempo que se leen-transcriben, se podrían indizar a partir de listas de materia o tesauros predeterminados, o a través de etiquetas, en un entorno de folksonomías. La verdad es que esto estaría bastante bien, para que lo vamos a negar.
- Se podría llegar a convenios con los archivos para que se transcribiesen series significativas del archivo (las más solicitadas por los usuarios, p.ej.), y que éstas se pudiesen integrar en sus sistemas de información, a ser posible a través de bases de datos documentales que permitan recuperar las descripciones e imágenes digitalizadas buscando sobre el texto completo de los documentos.
Ciertamente, todo esto suena muy bonito pero también bastante utópico. Además, desde el punto de vista de los archivos, puede acarrear algún que otro problema, y el volumen de documentos transcritos a corto y medio plazo puede ser imperceptible en relación con el volumen de los fondos. No obstante, por probar que no quede. Sería la contribución de la Paleografía de lectura a los Instrumentos de descripción 2.0 (a ver si hablamos de este concepto que comienza a leerse por ahí) o, más globalmente, a la Archivística 2.0.
El diario ALERTA publica hoy esta noticia -que me ha hecho llegar mi amigo y antiguo eurocompañero Alberto- acompañada de un desafortunado titular: “La Fundación Botín edita un CD sobre archivos de Cantabria”. No hombre, cómo va a ser un censo de archivos de Cantabria… ¡Eso sería dificilísimo! Habría que mandar misiones, desempolvar la Ley de Archivos de Cantabria (Ley 3/2002, de 28 de junio [.doc]), ordenar que se creen archivos, contratar archiveros, sacar los papelajos de los sótanos de nuestros ayuntamientos… Casi habría costado menos crear de una vez por todas el Archivo General de la Comunidad Autónoma y preservar el patrimonio documental de estos más de 25 años de autonomía (¿dónde estarán esos papeles tan comprometedores?; por cierto, tira esas cajas de ahí que ya tienen muchos años y no hacen más que estorbar y hacer polvo).
Pues no, al grano. La noticia continua como sigue:
La Fundación Marcelino Botín ha editado, en soporte digital, el trabajo Documentación referente a Cantabria en el Archivo General de Simancas (años 1483-1530), de los autores Emma Blanco Campos, Elisa Alvarez Llopis y José Angel García de Cortázar. Se trata del número 13 de la Colección Historia y Documentos y el cuarto realizado directamente por el equipo del proyecto Documentación Histórica de Cantabria (DOHISCAN), según informó la Fundación Botín en una nota de prensa.
Um… Espera, si esa nota de prensa me parece que la ví yo hace un tiempo… Ah, sí, ahí la teneis con fecha de abril de este mismo año. Bueno, me dejo ya de ironías y cortapego el resto de la noticia:
900 resúmenes
La publicación consta de 900 regestos o resúmenes de memoriales referentes a localidades o vecinos de nuestra región en el período que va desde 1483 hasta 1530, que ilustran innumerables aspectos de la vida cotidiana de la población en tiempos de los Reyes Católicos y los primeros años del reinado de su nieto Carlos I. El proyecto DOHISCAN en el que se enmarca esta edición es una iniciativa dirigida por García de Cortázar para localizar, inventariar, catalogar, reproducir y editar documentación relativa al territorio que hoy ocupa Cantabria de las edades Media y Moderna.
En el mes de abril de 2003 se cerró la parte española de este proyecto, tras diez años de trabajo pero continúan las labores de mantenimiento, así como la localización de documentos en el fondo del Archivo Vaticano en Roma. Las referencias y documentos transcritos y microfilmados se alojan en la biblioteca de la Fundación, en el edificio del número 1 de la calle Pedrueca de Santander.
Bueno, dejando a un lado la pésima situación de los archivos en Cantabria, hay que reconocer que el trabajo está bastante bien, aunque lo veo un poco anticuado. No es que reniegue de los regestos ni de las fichas catalográficas tradicionales, ni pido que se adentren en el maravilloso mundo de EAD y XML, pero ceñirse por lo menos a las ISAD (G) por si el día de mañana se pueden emplear las descripciones en otros proyectos (como una Guía de Fuentes para la historia de Cantabria, por ejemplo), o símplemente para cederlas al AGS y que las integre en sus instrumentos de descripción o incluso en AER, PARES o lo que venga… (desconozco el convenio entre ambas entidades, pero supongo que se limitarán a enviar el CD). Y además, el esfuerzo económico que supone cualquier edición (aunque sea un CD) se podría haber dedicado a publicar en el sitio web de la fundación su base de datos, que supongo incluya las referencias de todos los documentos analizados por DOHISCAN. Mucho más útil para el investigador, dónde va a parar…
Por último, aunque ni en el sitio web de la Fundación ni en la noticia aparecida en prensa lo advertían, el libro está colgado (de momento) en la red y se puede consultar en formato pdf. Estoy por asegurar que este libro es lo que contiene el citado CD (¡qué modernidad!), así que podéis consultarlo sin tener que solicitarlo o trasladaros a Santander para ello (con la de cosas que se pueden hacer en Santander). ¡Que lo disfrutéis!
