Ponencias de CIGAED 2009: el cambio

Están disponibles las ponencias (los textos y/o las presentaciones, pero también los vídeos, aunque ármese de paciencia si quiere ver alguno) del I Coloquio Internacional en Gestión de Archivos y Administración Electrónica de Documentos (CIGAED), organizado por el Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar (Venezuela) el pasado mes de marzo. Como siempre, escribo antes de haberlo leído todo -aunque lo prefiero, que luego se me olvida-. La persona que me llamó la atención sobre este recurso, me recomendó con acierto dos de las ponencias. Esas, al menos, sí que las he leído ya. Y no me resisto a re-recomendarlas y a recoger un par de frases.

En primer lugar, la conferencia inaugural de Antonia Heredia: “La e-Administración y la e-Gestión Documental. Aproximación a una realidad” (tras un buen rato de espera, acabo de descargar el vídeo, pero no me funciona el audio…). En ella, entre muchas otras cosas, habló de cambio:

El factor que introduce la novedad, no es otro, que la aplicación de las nuevas tecnologías a una y a otra [la gestión administrativa y la gestión documental] que afectan a sus metodologías, a los procesos, pero no a la respectiva esencia de ambas. Lo que no quiere decir, ¡que no haya cambio! –claro que los hay, y mucho- empezando por las responsabilidades, las corresponsabilidades, el compromiso mutuo y la inversión.

Y, en segundo lugar, la presentación de la ponencia de José Gregorio Silva, “Archiveros y computistas. Integrar dos conocimientos para la definición de sistemas de gestión documental en las organizaciones”, en la que habla de trabajar con otros profesionales, de integrar nuestros conocimientos, de transdisciplinaridad. De archiveros y Arquitectura de la Información, de Web 2.0 y Archivos 2.0. De ser visionarios.

“Los problemas son los mismos, sólo cambia el formato”. No es verdad. En realidad, hay problemas diferentes en todos lados. Estamos en un punto de inflexión importante. Entre los que nos hablen de una nueva etapa de la historia habrá muchos charlatanes… Entre los que nos hablen de ella habrá muchos ciegos, muchos distraídos, y muchos que no quieren ver…

Reconocer el cambio, afrontar el cambio, participar del cambio. En un momento (que es también personal) de cambios, la actitud con la que se afronten es fundamental. Así que, por mi parte, trataré de abrir los ojos y estar atento. Porque quiero ver. Aunque a veces me engatusen (o me deje engatusar por) los charlatanes. ¡Buena lectura!

El contraespionaje a través de documentos: el proyecto VENONA

VENONA fue el nombre en clave del proyecto secreto que llevaron a cabo las agencias de inteligencia de Estados Unidos y Reino Unido durante buena parte de la Segunda Guerra Mundial y la época de la llamada Guerra Fría, para desencriptar y explotar las comunicaciones soviéticas interceptadas entre la Unión Soviética y sus delegaciones diplomáticas en Occidente, trabajando codo con codo con el FBI para descubrir y capturar a espías y agentes del KGB. Por ejemplo, sus descubrimientos fueron esenciales para procesar y ejecutar, entre otros, a Ethel y Julius Rosenberg.

Para ello se contó con un pequeño grupo de jóvenes analistas -entre los que se encontraban matemáticos como Richard A. Leibler, lingüistas como Meredith Gardner…-, de los que buena parte eran mujeres. De hecho fue a la joven Gene Grabeel a quien se encargó en principio de organizar y analizar los primeros cientos de mensajes diplomáticos soviéticos interceptados, dándose inicio así al proyecto.

Desde 1995 se han desclasificado y puesto a disposición del público unos 3.000 documentos fruto del proyecto VENONA, que se corresponden con otras tantas comunicaciones “secretas”, y que pueden consultarse a través del sitio web de la Agencia de Seguridad Nacional estadounidense (NSA) junto con otros documentos no menos interesantes (como, por ejemplo, los referidos a OVNIS o a la crisis de los misiles cubana).  Vale la pena echar un rato hojeando los resultados del que se considera uno de los más importantes exitos de la inteligencia estadounidense, en palabras de William P. Crowell, antiguo director de la NSA.

A mí me ha llamado la atención, por ejemplo, encontrar varios documentos de 1944 referidos al pintor español José María Sancha Padrós (1908-1994), al que se califica de agente del KGB en México con nombre clave “Rembrandt” (véase en los siguientes pdf referidos al 4 de abril, 10 de septiembre y 6 de diciembre de ese año). No he encontrado en la Red ninguna biografía de Sancha Padrós -aparte de la de la Fundación Mapfre con la que enlazo-, aunque sí bastantes referencias e imágenes de algunas de sus obras, incluido un cartel de la Guerra Civil que realizó para Socorro Rojo Internacional.

Seguramente otro día volveré a echar un vistazo buscando algún personaje o historia interesante. Y así desconecto un poco de lo electrónico, que me tiene algo liado en las últimas semanas.

Un proyecto 2.0 de aquí al lado

En esta anotación resumo (de hecho, casi “corto y pego”) lo expresado por Florence Beaume y Valery Vesson en “L’indexation collaborative aux Archives Departamentales de l’Ain”. La Gazette des Archives, nº 207 (2007); número dedicado a Archives et Internet: contributions et témoignages, pp. 107-114. Siento no haber podido completar/actualizar la información trasteando un rato en el sitio web del archivo. En otra ocasión será.

Espero vuestros comentarios…

El punto de partida

Los Archivos Departamentales de Ain (Francia) comenzaron a digitalizar sus fondos en 1999, a partir del microfilm del registro civil realizado por los mormones. Cuatro años más tarde pusieron estas imágenes a disposición de los usuarios en la sala de consulta, a través de una aplicación que permitía a los mismos “describir” las imágenes a partir de unos puntos de acceso predeterminados, referidos a los datos de las personas inscritas y citadas en los asientos registrales. No obstante, y a pesar de que durante un par de años se realizaron campañas formativas al respecto, los investigadores no fueron receptivos en principio (sobre todo por el hecho de tener que acceder a la imagen digital de los documentos a través de la aplicación, en lugar de consultar directamente los originales). Mientras tanto, algunas personas interesadas (y relacionadas de una u otra manera con el archivo) indizaron los libros de algunas comunas a modo de prueba, así como una persona contratada en 2004-2005 gracias a un convenio con una asociación genealógica. Gracias a ello, en 2006 se habían indizado unas 130.000 imágenes de un total cercano a los 2 millones (un 6,5%).

El salto a la Red

En 2007 se decidió trasladar el proyecto a la Red y abrirlo a todos los internautas, ampliado ya a nuevos conjuntos de documentos. Para dotarlo de un cierto grado de control, se estableció un protocolo basado en dos métodos. En primer lugar, con la inscripción (registro) del usuario en el sistema, que incluye un test de paleografía de lectura para evaluar su pericia y el requisito de aceptar unas condiciones del servicio o “Carta de los contribuyentes”  (disponible en pdf). En segundo lugar, mediante la atribución de las imágenes que puede indizar un usuario a través de “lotes” establecidos por el administrador del sistema, en función del nivel de lectura del usuario, así como de las preferencias geográficas, cronológicas, etc. expresadas (si lo desea) por el mismo, si bien existía el propósito de permitir al usuario atribuirse personalmente los lotes. Además de este control a priori, se establecieron también métodos de control a posteriori, efectuados tanto por el administrador (que revisa el primer lote que elabora cada usuario registrado) como, lo que es un paso más hacia el archivo social, gracias a los errores detectados y comunicados por los propios internautas.

Resultados del proyecto

El balance de los cinco primeros meses de experiencia superó todas las expectativas:

• Contribuyentes: más de 120 usuarios participaban en el enriquecimiento del sistema, de los cuales 25 se mostraban particularmente activos y regulares. Cada mes se registraban nuevos contribuyentes.
• Contenidos: se habían indizado 216.000 imágenes , en una base de datos que incluía más de 600.000 nombres.
• Calidad: los procedimientos de control a posteriori mostraron un índice de errores muy bajo.
• Potencialidades detectadas: interés pedagógico de cara a determinados grupos de usuarios (por ejemplo, convenios con asociaciones para enriquecer la información); creación de una “red de colaboradores”: interés por fidelizarlos, cultivar su motivación y crear vínculos entre ellos.

¿Qué opinión os merece el proyecto?

Encuesta: ¿qué es más necesario para que los archiveros participemos en la e-Administración?

Una archivera municipal se lamentaba recientemente en Arxiforum del desconocimiento por parte de su organización, concretamente del personal directivo -político en este caso- e informático -sobre todo hacía hincapié en estos- de los objetivos y funciones del archivo, y mucho menos de los criterios archivísticos necesarios para implementar servicios de e-Administración y gestión de documentos electrónicos, que era la cuestión a propósito de la cual lanzaba su mensaje, y a partir de la cual me gustaría hacer una pequeña encuesta.

En esta situación, seguramente bastante común, y dejando a un lado posturas victimistas (la culpa es de los demás, que no me hacen caso: el “Archivero-Calimero” que decía un amigo), parece que el Archivo -cada archivo en particular o el mundo de los archivos en general- no ha sabido/podido/querido:

• Comunicar su función al resto de agentes que intervienen en el ciclo de vida de los documentos. A lo mejor, porque ésta no está bien definida ni en la normativa, ni en la doctrina archivística.
• Posicionar a sus miembros (los archiveros) como especialistas en el ámbito de la Administración electrónica. A lo mejor, porque no lo somos, o pensamos que no tenemos por qué serlo; y si pensamos que sí, porque no lo hemos demostrado.
• Trabajar codo con codo con otros profesionales, especialmente con los informáticos. A lo mejor, porque no hablamos un mismo lenguaje o carecemos de la formación necesaria para ello.
• …

Todo ello, en detrimento de la profesión y de su compromiso con la sociedad.

Por esta razón, pregunto (y, si la participación es significativa, comentamos los resultado en una anotación posterior):

Había que probar esto de las encuestas, ¿no?

Actualización (19-05-2009): dejo abierta aún la encuesta, esperando que otras almas caritativas participen. ¿168 visitas al post y sólo 16 personas han participado? Ay ay ay… ;-)

Un par de textos clásicos

No hay que pasarse de modernillo, no señor. Y menos de postmodernillo. Por eso hoy echo la vista atrás para recomendar dos textos fundamentales para la Archivística contemporánea que afortunadamente han sido digitalizados y compartidos en la Red (ambos en pdf). El primero:

T.R. Schellenberg. Modern Archives: Principles and Techniques. Chicago: Society of American Archivists, 2003 [1ª ed. University of Chicago Press, 1956]

Archivos modernos es El Clásico (El Clasicazo), puede que la obra más citada en manuales y textos generales de Archivística [que no lea esto ningún bibliómetra]. Además, hay que agradecer que las obras de Schellenberg estén escritas en un inglés bastante sencillo de comprender, así que no se asuste nadie. Mejor el original (y completo) que el “Schellenberg, como señala Fulanito, quien sigue a Menganito, que leyó una traducción de Zutanito, dice que…”. Por eso de la indeterminación de la traducción archivística, que dice Alejandro Delgado. Una pena que no esté disponible también The Management of Archives (Columbia University Press, 1965), amigas y amigos de los “caracteres” de los documentos.

Y. Pérotin. “L’Administration et les «trois âges» des archives“. Seine et Paris, nº 20 (octobre 1961)

Metidos de lleno en la protohistoria de la teoría del ciclo de vida de los documentos, el segundo clásico que recomiendo es este articulito de Yves Pérotin, la persona gracias a la cual “los archiveros franceses descubrieron la gestión de documentos”, en el que se describen (no sé si por primera vez) las tres edades de los archivos. He estado buscando por la Red algo al respecto de Carlos Wyffels para comparar, pero no he tenido suerte. Otra vez será.

Estaría bien recopilar más recursos de este tipo. ¿Alguien se anima a crear una colección así en un gestor de referencias bibliográficas, o mismamente en del.icio.us?

Bonus: no me acordaba, pero resulta que en Internet Archive está disponible en varios formatos otro éxito de ayer (mejor, de anteayer) y hoy:

H. Jenkinson. A manual of archive administration including the problems of war archives and archive making. Oxford: The Clarendon Press,1922

Schellenberg llamó a Jenkinson “viejo fósil”. Hoy puede que diría que es un “archivero 1.0″. Pero merece (y mucho) la pena releerlo.

Perspectivas para 2009 (nunca es tarde…)

Gustavo Castañer, archivero en la ONU, ha creado y administra desde hace unos meses el grupo Archiveros en Facebook, iniciativa que, según sus propias palabras:

… intenta ser una plataforma para los archiveros hispanos en Facebook, siguiendo la inspiración de nuestros colegas anglófonos. Todas las noticias sobre el mundo de los archivos, los profesionales que en ellos trabajan y las actividades para su difusión y mejora son bienvenidas aquí. Esperemos que pueda resultaros de utilidad.

Archiveros en Facebook (AeF) cuenta en estos momentos con 85 miembros, pocos en comparación con los más de 700 de Archivists on Facebook o Archives and Records Management, pero suficientes para ir forjando poco a poco la comunidad y esperar su crecimiento a lo largo de este año para crear una verdadera red social de archiveros hispanoparlantes a la que todos/as estáis invitados/as.

Una vida bastante ajetreada en los últimos meses me ha impedido -aparte de actualizar muchísimo más a menudo este blog- participar activamente en el grupo, en el que, por cierto, aparezco inmerecidamente como “coordinador” (no me acordaba hasta que lo he visto en la página del grupo antes de escribir estas líneas). Para matar dos pájaros de un tiro, esto es, comenzar a participar en las actividades de AeF y retomar la actualización periódica de @rchivista, he creído que lo mejor sería responder desde aquí a la invitación que, a través de un hilo de debate titulado Perspectivas 2009, nos hacía Gustavo en AeF para compartir “los proyectos archivisticos de nuestras respectivas instituciones o simplemente de lo que esperamos o nos gustaría que nos deparara 2009 en el terreno profesional”.

Antes de nada he de advertir que mis perspectivas, más que a nivel institucional o corporativo, son personales, dado que en pocos meses, si todo va bien, comenzaré una nueva andadura profesional en otro centro de trabajo (aún no sé cuál). Esto es algo que, a pesar de la incertidumbre sobre dónde pasaré el segundo semestre del año, me resulta ilusionante. Incertidumbre e ilusión, o ilusión pero incertidumbre, es también lo que me evoca el 2009 para el mundo de los archivos (sobre todo, dado que es lo que me queda más cercano, los archivos públicos españoles y, sobre todo, los de la Administración General del Estado)

• De cara al 2010. Que está a la vuelta de la esquina. Y aunque en tiempos como los que corren suene casi a chiste lo que pretendía los líderes europeos diez años atrás al diseñar la llamada Estrategia de Lisboa (”hacer de la Unión Europea la economía más competitiva del mundo y alcanzar el pleno empleo antes de 2010″), lo cierto es que el nuevo marco definido por la Ley 11/2007 [pdf] -gracias al impulso de iniciativas como i2010-, sea bueno, malo o regular, nos obliga a ponernos las pilas. Si es que queremos estar ahí. Yo por mi parte ya he empezado a recopilar recursos y a leer alguna que otra cosa. Pero todavía me queda muchísimo por aprender, así que creo que mi principal reto en este año será el de aprender un poco más sobre todo lo relacionado con la gestión de los documentos electrónicos y sobre los servicios de la e-Administración.
• Frente a los retos que plantea el Archivo 2.0, una idea -amparada bajo el paraguas del dospuntocerismo que parece que impregna todos los sectores de la actividad humana- que recoge tendencias que ya venían llevándose a cabo en el ámbito de los archivos, que apuesta por dotar de mayor protagonismo a los usuarios y que es cada vez más visible en algunos proyectos (véanse por ejemplo algunos de los presentado en el número 207 de 2007 de La Gazette des Archives francesa). Una propuesta de presente y de futuro que está siendo (y lo será mucho más este 2009) debatida, difundida y precisada en reuniones profesionales (como la celebrada recientemente en Manchester), en la bibliografía archivística (como el libro ya publicado de Steve Bailey y los futuros de Kate Theimer y Jennie Hill) y -cómo no- en la archiblogosfera. Un archivo conectado con la sociedad; que conversa y se enriquece con los usuarios, los “viejos” y los “nuevos”, y también con los no-usuarios (véase el “Avant-propos” de Elisabeth Verry en la revista antes indicada). Esta cuestión la he seguido más de cerca: mi objetivo al respecto este año es mantenerme al tanto de lo que se cuece y, si es posible, pasar de la teoría a la práctica.
• Y, relacionado con el punto anterior, este año puede ser el del comienzo del salto cualitativo (y cuantitativo) en lo que se refiere a la presencia del archivo en la Web y de una nueva generación de sistemas de información archivística en línea. En 2009 avanzaremos en el desarrollo de grandes iniciativas colectivas como el Portal Europeo de Archivos, que convivirán con otros proyectos más pequeños en cuanto a medios, contenidos y alcance; muchos, seguro, con funcionalidades de corte 2.0. Y seguro que surgirán nuevos problemas -pero también se avanzará en las fórmulas para su consecución- cuando se intenten integrar algunos de estos sistemas para ofrecer mejores servicios. Para ello, seguiremos hablando (y lo que nos queda) de interoperabilidad y normalización, con especial atención a los nuevos documentos de las NEDA que vayan apareciendo.

Se abre un terreno, como ya he dicho, ilusionante y lleno de oportunidades desde mi punto de vista. Las incertidumbres vienen sobre todo porque aún no sabemos (no sé) si estamos preparados (si lo estoy) o no, y si llegaremos a tiempo. Nunca es tarde si la dicha es buena, y por ganas que no quede. Más, cuando existe otro motivo -quizás el más importante, ya que es el factor humano- para la ilusión: las últimas semanas he podido conocer y disfrutar con una nueva promoción de archiveros y archiveras, diversificada en cuanto a formación, experiencia e inquietudes profesionales; y, sobre todo,  compuesta por personas con la mente muy abierta, cargada de conocimientos y con muchas ganas de trabajar y seguir aprendiendo. Por eso, este post con el que retomo de nuevo el blog -supongo que, ahora sí, por una buena temporada- va dedicado a Alejandra, Julián, Mª Eugenia, Rocío, Cecilia, Francisco Javier, María, Berta, Ángela, Diego, Mª José, Laura, Santi, Nerea, Mercedes, Ana, Javi Requejo, Guillermo, Javi Vélez, Isabel, Víctor, Javi Fernández, Mónica y Elsa. Va por ustedes.