Reimaginando la descripción y el acceso

He vuelto. Problemas y circunstancias personales me han tenido ocupado los dos últimos meses… y ahora me resulta difícil retomar el blog. Afortunadamente, tenía unas cuantas notas, a modo de preguntas y respuestas, a propósito de unas lecturas (al final del texto enlazo con ellas) sobre el futuro (o el presente) de los sistemas de descripción archivística, que me gustaría compartir para conocer vuestra opinión.

• ¿Cuál es la situación actual de la descripción y el acceso a las descripciones archivísticas? Estamos en un momento de transición… aunque da la impresión de que llevamos un montón de tiempo en él. O que siempre estamos en transición. Lo que pasa en la actualidad es que se ve más claramente hacia dónde debemos dirigir nuestros pasos: de los instrumentos de descripción tradicionales, textuales, lineales, unidimensionales… hacia unos “sistemas de descripción y acceso” (utilizando la terminología de Pitti) multidimensionales y abiertos.
• ¿Cómo empezó todo? Posiblemente, el elemento que más haya incidido en esta tendencia han sido las nuevas tecnologías: los SGBD primero y las tecnologías web después, que están dando lugar a un importante cambio en la forma de acceder a los recursos archivísticos y, por tanto, en cómo entenderemos y llevaremos a cabo la descripción. Nuevas tecnologías que ya no son tan “nuevas”, como tampoco lo son algunas de las ideas sobre las que se sustenta el cambio. Por ejemplo, se reconoce ahora el valor del sistema australiano de series y se cita como precedente el famoso artículo de Peter Scott de 1966 (“The Record Group Concept: A Case for Abandonment” [pdf]). Otros elementos que participan en esta transición pueden ser los tampoco ya tan nuevos modelos de la descripción bibliográfica; o la ampliación del corpus normativo del ICA (habrá que acostumbrarse a ponerlo así) a partir de ISAAR(CPF) y lo que supone su implementación.
• ¿Cuál es el objetivo deseable? Superar la “inadecuación funcional” de los IDDs tradicionales: no se trata de “escanear inventarios”, sino de adaptarlos al “nuevo” medio (computer-friendly) y a las personas (user-friendly). Algo así como abrir las puertas de unos Archivos 2.0 en una Web Semántica.
• ¿Qué pasos se están dando? Según Pitti, es necesario realizar un análisis riguroso de la lógica y la estructura de la descripción archivística. Por eso, la definición de un modelo conceptual de la descripción archivística se considera algo prioritario y la comunidad internacional ya está trabajando en ello. Ahora, “las relaciones están en el centro de la descripción”, dice otro de los textos. En España, ya llevan algún tiempo estrujándose la mollera los componentes de la CNEDA; y en la última Reunión anual del Comité de Normas y Buenas Prácticas (CBPS) del ICA se decidió la elaboración de una “declaración general de modelo de datos”, un documento que incluirá una introducción general sobre la evolución de los trabajos de normalización impulsados por el ICA; un modelo conceptual de la descripción archivística, compuesto por una declaración de los elementos de descripción de cada tipo de entidad y la definición de las relaciones entre las diferentes entidades; y anexos con tablas de concordancias a otras normas y trabajos actualmente en curso sobre modelado conceptual. Por los mismos motivos, se hace necesaria la revisión de las normas actuales para adaptarlas a lo que queramos que sea la descripción y acceso: “corresponde a la comunidad archivística dirigir las normas en consecuencia”, dice Mark Matienzo. Por esta razón, las normas del ICA van a ser adaptadas al modelo conceptual que se defina. Pero también las normas EA… (EAD, EAC-CPF), que tendrán que ser más amigables con los SGBD (Pitti habla de integrar lenguajes de marcado y bases de datos), más datacéntricas, más enlazables y “enlazantes”, más acordes con el medio en el que se van a desenvolver, en definitiva.
• ¿Cuánto tiempo durará esta transición? Pues seguro que todo este jaleo no está resuelto para mañana… No obstante, como escuché decir a Joachim de Posada, “el factor más importante para tener éxito es la habilidad para retardar la gratificación”

Igual me he pasado un poco, ¿no? Bueno, espero que al menos sirva para generar un poco de debate y que el blog vuelva a tener algo de vidilla. Los textos que dieron lugar a esta excesivamente larga anotación son:

• Direction des Archives de France (2009). Bulletin d’information francophone sur l’EAD, nº 36 [pdf].
• Matienzo, M. (2009). “Archives & the Semantic Web“. Annual Meeting of the Archivists’ Round Table of Metropolitan New York.
• Pitti, D. (2008). “Archival Description and Access After Finding Aids” [ppt]. Vale la pena también echar un vistazo a los contenidos que ha tenido el curso que ha impartido recientemente en la Rare Book School.
• Savoja, M. (2002). “Future scenarios for archives: some Italian perspectives” [pdf]. Convergence on Memory Institutions. Finnish-Italian Seminar on the Collaboration of Libraries, Archives and Museums in the Organization of Knowledge.

Diapositiva 2

Daniel Pitti

Ponencias de CIGAED 2009: el cambio

Están disponibles las ponencias (los textos y/o las presentaciones, pero también los vídeos, aunque ármese de paciencia si quiere ver alguno) del I Coloquio Internacional en Gestión de Archivos y Administración Electrónica de Documentos (CIGAED), organizado por el Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar (Venezuela) el pasado mes de marzo. Como siempre, escribo antes de haberlo leído todo -aunque lo prefiero, que luego se me olvida-. La persona que me llamó la atención sobre este recurso, me recomendó con acierto dos de las ponencias. Esas, al menos, sí que las he leído ya. Y no me resisto a re-recomendarlas y a recoger un par de frases.

En primer lugar, la conferencia inaugural de Antonia Heredia: “La e-Administración y la e-Gestión Documental. Aproximación a una realidad” (tras un buen rato de espera, acabo de descargar el vídeo, pero no me funciona el audio…). En ella, entre muchas otras cosas, habló de cambio:

El factor que introduce la novedad, no es otro, que la aplicación de las nuevas tecnologías a una y a otra [la gestión administrativa y la gestión documental] que afectan a sus metodologías, a los procesos, pero no a la respectiva esencia de ambas. Lo que no quiere decir, ¡que no haya cambio! –claro que los hay, y mucho- empezando por las responsabilidades, las corresponsabilidades, el compromiso mutuo y la inversión.

Y, en segundo lugar, la presentación de la ponencia de José Gregorio Silva, “Archiveros y computistas. Integrar dos conocimientos para la definición de sistemas de gestión documental en las organizaciones”, en la que habla de trabajar con otros profesionales, de integrar nuestros conocimientos, de transdisciplinaridad. De archiveros y Arquitectura de la Información, de Web 2.0 y Archivos 2.0. De ser visionarios.

“Los problemas son los mismos, sólo cambia el formato”. No es verdad. En realidad, hay problemas diferentes en todos lados. Estamos en un punto de inflexión importante. Entre los que nos hablen de una nueva etapa de la historia habrá muchos charlatanes… Entre los que nos hablen de ella habrá muchos ciegos, muchos distraídos, y muchos que no quieren ver…

Reconocer el cambio, afrontar el cambio, participar del cambio. En un momento (que es también personal) de cambios, la actitud con la que se afronten es fundamental. Así que, por mi parte, trataré de abrir los ojos y estar atento. Porque quiero ver. Aunque a veces me engatusen (o me deje engatusar por) los charlatanes. ¡Buena lectura!

El contraespionaje a través de documentos: el proyecto VENONA

VENONA fue el nombre en clave del proyecto secreto que llevaron a cabo las agencias de inteligencia de Estados Unidos y Reino Unido durante buena parte de la Segunda Guerra Mundial y la época de la llamada Guerra Fría, para desencriptar y explotar las comunicaciones soviéticas interceptadas entre la Unión Soviética y sus delegaciones diplomáticas en Occidente, trabajando codo con codo con el FBI para descubrir y capturar a espías y agentes del KGB. Por ejemplo, sus descubrimientos fueron esenciales para procesar y ejecutar, entre otros, a Ethel y Julius Rosenberg.

Para ello se contó con un pequeño grupo de jóvenes analistas -entre los que se encontraban matemáticos como Richard A. Leibler, lingüistas como Meredith Gardner…-, de los que buena parte eran mujeres. De hecho fue a la joven Gene Grabeel a quien se encargó en principio de organizar y analizar los primeros cientos de mensajes diplomáticos soviéticos interceptados, dándose inicio así al proyecto.

Desde 1995 se han desclasificado y puesto a disposición del público unos 3.000 documentos fruto del proyecto VENONA, que se corresponden con otras tantas comunicaciones “secretas”, y que pueden consultarse a través del sitio web de la Agencia de Seguridad Nacional estadounidense (NSA) junto con otros documentos no menos interesantes (como, por ejemplo, los referidos a OVNIS o a la crisis de los misiles cubana).  Vale la pena echar un rato hojeando los resultados del que se considera uno de los más importantes exitos de la inteligencia estadounidense, en palabras de William P. Crowell, antiguo director de la NSA.

A mí me ha llamado la atención, por ejemplo, encontrar varios documentos de 1944 referidos al pintor español José María Sancha Padrós (1908-1994), al que se califica de agente del KGB en México con nombre clave “Rembrandt” (véase en los siguientes pdf referidos al 4 de abril, 10 de septiembre y 6 de diciembre de ese año). No he encontrado en la Red ninguna biografía de Sancha Padrós -aparte de la de la Fundación Mapfre con la que enlazo-, aunque sí bastantes referencias e imágenes de algunas de sus obras, incluido un cartel de la Guerra Civil que realizó para Socorro Rojo Internacional.

Seguramente otro día volveré a echar un vistazo buscando algún personaje o historia interesante. Y así desconecto un poco de lo electrónico, que me tiene algo liado en las últimas semanas.

Un proyecto 2.0 de aquí al lado

En esta anotación resumo (de hecho, casi “corto y pego”) lo expresado por Florence Beaume y Valery Vesson en “L’indexation collaborative aux Archives Departamentales de l’Ain”. La Gazette des Archives, nº 207 (2007); número dedicado a Archives et Internet: contributions et témoignages, pp. 107-114. Siento no haber podido completar/actualizar la información trasteando un rato en el sitio web del archivo. En otra ocasión será.

Espero vuestros comentarios…

El punto de partida

Los Archivos Departamentales de Ain (Francia) comenzaron a digitalizar sus fondos en 1999, a partir del microfilm del registro civil realizado por los mormones. Cuatro años más tarde pusieron estas imágenes a disposición de los usuarios en la sala de consulta, a través de una aplicación que permitía a los mismos “describir” las imágenes a partir de unos puntos de acceso predeterminados, referidos a los datos de las personas inscritas y citadas en los asientos registrales. No obstante, y a pesar de que durante un par de años se realizaron campañas formativas al respecto, los investigadores no fueron receptivos en principio (sobre todo por el hecho de tener que acceder a la imagen digital de los documentos a través de la aplicación, en lugar de consultar directamente los originales). Mientras tanto, algunas personas interesadas (y relacionadas de una u otra manera con el archivo) indizaron los libros de algunas comunas a modo de prueba, así como una persona contratada en 2004-2005 gracias a un convenio con una asociación genealógica. Gracias a ello, en 2006 se habían indizado unas 130.000 imágenes de un total cercano a los 2 millones (un 6,5%).

El salto a la Red

En 2007 se decidió trasladar el proyecto a la Red y abrirlo a todos los internautas, ampliado ya a nuevos conjuntos de documentos. Para dotarlo de un cierto grado de control, se estableció un protocolo basado en dos métodos. En primer lugar, con la inscripción (registro) del usuario en el sistema, que incluye un test de paleografía de lectura para evaluar su pericia y el requisito de aceptar unas condiciones del servicio o “Carta de los contribuyentes”  (disponible en pdf). En segundo lugar, mediante la atribución de las imágenes que puede indizar un usuario a través de “lotes” establecidos por el administrador del sistema, en función del nivel de lectura del usuario, así como de las preferencias geográficas, cronológicas, etc. expresadas (si lo desea) por el mismo, si bien existía el propósito de permitir al usuario atribuirse personalmente los lotes. Además de este control a priori, se establecieron también métodos de control a posteriori, efectuados tanto por el administrador (que revisa el primer lote que elabora cada usuario registrado) como, lo que es un paso más hacia el archivo social, gracias a los errores detectados y comunicados por los propios internautas.

Resultados del proyecto

El balance de los cinco primeros meses de experiencia superó todas las expectativas:

• Contribuyentes: más de 120 usuarios participaban en el enriquecimiento del sistema, de los cuales 25 se mostraban particularmente activos y regulares. Cada mes se registraban nuevos contribuyentes.
• Contenidos: se habían indizado 216.000 imágenes , en una base de datos que incluía más de 600.000 nombres.
• Calidad: los procedimientos de control a posteriori mostraron un índice de errores muy bajo.
• Potencialidades detectadas: interés pedagógico de cara a determinados grupos de usuarios (por ejemplo, convenios con asociaciones para enriquecer la información); creación de una “red de colaboradores”: interés por fidelizarlos, cultivar su motivación y crear vínculos entre ellos.

¿Qué opinión os merece el proyecto?

Encuesta: ¿qué es más necesario para que los archiveros participemos en la e-Administración?

Una archivera municipal se lamentaba recientemente en Arxiforum del desconocimiento por parte de su organización, concretamente del personal directivo -político en este caso- e informático -sobre todo hacía hincapié en estos- de los objetivos y funciones del archivo, y mucho menos de los criterios archivísticos necesarios para implementar servicios de e-Administración y gestión de documentos electrónicos, que era la cuestión a propósito de la cual lanzaba su mensaje, y a partir de la cual me gustaría hacer una pequeña encuesta.

En esta situación, seguramente bastante común, y dejando a un lado posturas victimistas (la culpa es de los demás, que no me hacen caso: el “Archivero-Calimero” que decía un amigo), parece que el Archivo -cada archivo en particular o el mundo de los archivos en general- no ha sabido/podido/querido:

• Comunicar su función al resto de agentes que intervienen en el ciclo de vida de los documentos. A lo mejor, porque ésta no está bien definida ni en la normativa, ni en la doctrina archivística.
• Posicionar a sus miembros (los archiveros) como especialistas en el ámbito de la Administración electrónica. A lo mejor, porque no lo somos, o pensamos que no tenemos por qué serlo; y si pensamos que sí, porque no lo hemos demostrado.
• Trabajar codo con codo con otros profesionales, especialmente con los informáticos. A lo mejor, porque no hablamos un mismo lenguaje o carecemos de la formación necesaria para ello.
• …

Todo ello, en detrimento de la profesión y de su compromiso con la sociedad.

Por esta razón, pregunto (y, si la participación es significativa, comentamos los resultado en una anotación posterior):

Había que probar esto de las encuestas, ¿no?

Actualización (19-05-2009): dejo abierta aún la encuesta, esperando que otras almas caritativas participen. ¿168 visitas al post y sólo 16 personas han participado? Ay ay ay… ;-)

Un par de textos clásicos

No hay que pasarse de modernillo, no señor. Y menos de postmodernillo. Por eso hoy echo la vista atrás para recomendar dos textos fundamentales para la Archivística contemporánea que afortunadamente han sido digitalizados y compartidos en la Red (ambos en pdf). El primero:

T.R. Schellenberg. Modern Archives: Principles and Techniques. Chicago: Society of American Archivists, 2003 [1ª ed. University of Chicago Press, 1956]

Archivos modernos es El Clásico (El Clasicazo), puede que la obra más citada en manuales y textos generales de Archivística [que no lea esto ningún bibliómetra]. Además, hay que agradecer que las obras de Schellenberg estén escritas en un inglés bastante sencillo de comprender, así que no se asuste nadie. Mejor el original (y completo) que el “Schellenberg, como señala Fulanito, quien sigue a Menganito, que leyó una traducción de Zutanito, dice que…”. Por eso de la indeterminación de la traducción archivística, que dice Alejandro Delgado. Una pena que no esté disponible también The Management of Archives (Columbia University Press, 1965), amigas y amigos de los “caracteres” de los documentos.

Y. Pérotin. “L’Administration et les «trois âges» des archives“. Seine et Paris, nº 20 (octobre 1961)

Metidos de lleno en la protohistoria de la teoría del ciclo de vida de los documentos, el segundo clásico que recomiendo es este articulito de Yves Pérotin, la persona gracias a la cual “los archiveros franceses descubrieron la gestión de documentos”, en el que se describen (no sé si por primera vez) las tres edades de los archivos. He estado buscando por la Red algo al respecto de Carlos Wyffels para comparar, pero no he tenido suerte. Otra vez será.

Estaría bien recopilar más recursos de este tipo. ¿Alguien se anima a crear una colección así en un gestor de referencias bibliográficas, o mismamente en del.icio.us?

Bonus: no me acordaba, pero resulta que en Internet Archive está disponible en varios formatos otro éxito de ayer (mejor, de anteayer) y hoy:

H. Jenkinson. A manual of archive administration including the problems of war archives and archive making. Oxford: The Clarendon Press,1922

Schellenberg llamó a Jenkinson “viejo fósil”. Hoy puede que diría que es un “archivero 1.0″. Pero merece (y mucho) la pena releerlo.